Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Giải pháp email doanh nghiệp là gì?
Giải pháp email doanh nghiệp được biết đến là một trong những dịch vụ gửi và nhận thư điện tử với địa chỉ tên miền riêng biệt dành riêng cho doanh nghiệp hoặc tổ chức có số lượng người dùng lớn. Hơn nữa, người dùng cũng có thể hiểu cụ thể hơn chính là thay vì sử dụng email cá nhân có các đuôi email miền phổ biến như @outlook.com, @gmail.com…. thì người dùng sẽ được sử dụng tên miền riêng @tencongty.com hoặc @tencongty.vn.
Hiện nay, việc sử dụng giải pháp email doanh nghiệp sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và là một trong những công cụ được xem như tài sản vô hình của doanh nghiệp. Khi đó, doanh nghiệp sẽ là chủ sở hữu và có quyền kiểm soát toàn bộ thông tin thông qua nền tảng này. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về lý do vì sao người dùng nên sử dụng giải pháp này cho các doanh nghiệp hiện nay thông qua thông tin được chia sẻ bên dưới.
Tại sao nên sử dụng giải pháp email cho doanh nghiệp?
Với nhiều bất cập và hệ lụy từ việc sử dụng email cá nhân, giải pháp email doanh nghiệp chính là sự lựa chọn tốt nhất hiện nay cho nhiều đơn vị, tổ chức. Dưới đây là một số những lý do được chúng tôi chia sẻ để người dùng hiểu rõ hơn về vai trò của công cụ này:
Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
Đa phần các giải pháp email doanh nghiệp hiện nay đều được sử dụng là phương tiện để nhân sự có thể làm việc trực tiếp với khách hàng và đối tác. Chính vì vậy, đây được xem là một trong những yếu tố quan trọng để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.
Khi đó, việc sử dụng email doanh nghiệp sẽ được đánh giá cao với sự kết hợp của tên miền tùy chỉnh, chữ ký email được thiết kế với đầy đủ các thông tin để người nhận có thể dễ dàng liên hệ. Bằng cách này, khách hàng sẽ dễ dàng nhận biết thương hiệu của doanh nghiệp nhanh chóng hơn.
Quản lý email và hệ thống nhân sự an toàn
Giải pháp email doanh nghiệp được tích hợp tính năng quản lý email của từng nhân sự và của cả bộ phận, phòng ban. Do đó, thay vì phải tìm kiếm và theo dõi một cách thủ công vừa mất thời gian lại không đạt hiệu quả cao thì người dùng có thể quản lý nhanh chóng trên nền tảng email này. Ngoài ra, toàn bộ nhân sự cũng sẽ sử dụng công cụ này để giao tiếp và làm việc với khách hàng thì quá trình đánh giá hiệu quả cũng được thể hiện minh bạch hơn.
Xây dựng quy trình làm việc tối giản nhất
Toàn bộ nhân sự trong tổ chức sẽ sử dụng chung một giải pháp email doanh nghiệp để làm việc. Thông qua đó, đội ngũ ban lãnh đạo và quản lý có thể xây dựng một quy trình làm việc để áp dụng cho từng cá nhân và bộ phận. Bởi lẽ, mỗi thành viên sẽ là một mắt xích trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp. Ngoài ra, người dùng cũng có thể chủ động tự động hóa quy trình làm việc để nâng cao năng suất và tiết kiệm thời gian tối đa.
Nâng cao tính bảo mật
Ưu điểm cuối cùng mà giải pháp email doanh nghiệp sở hữu khiến người dùng không thể bỏ lỡ chính là khả năng bảo mật an toàn. Nếu như người dùng sử dụng các dịch vụ email cá nhân hoặc bản không trả phí và không an toàn thì việc bị đánh cắp dữ liệu, spam email hay Virus, mã độc tấn công là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, với các giải pháp email dành cho doanh nghiệp thì tính năng bảo mật sẽ được trang bị sẵn sàng để hạn chế tối đa những vấn đề liên quan đến yếu tố bảo mật.
Sau khi đã tìm hiểu về những lý do vì sao nên sử dụng giải pháp email doanh nghiệp, tiếp đến chúng tôi sẽ chia sẻ đến người dùng top những dịch vụ email được nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn nhất.
TOP 03+ giải pháp email doanh nghiệp tốt nhất
Theo thống kê mới nhất, số lượng các đơn vị lựa chọn giải pháp email doanh nghiệp sẽ tập trung chủ yếu vào 03 dịch vụ chính bao gồm:
Outlook
Đứng ở đâu danh sách giải pháp email doanh nghiệp được nhiều đơn vị, tổ chức lựa chọn chính là Outlook nền tảng email được phát triển bởi Microsoft. Phần mềm này sở hữu đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao mà người dùng có thể tham khảo như:
- Tên miền tùy chỉnh với 50GB dung lượng lưu trữ, tối đa 300 thành viên sử dụng.
- Sử dụng tính năng gửi, nhận email và sắp xếp hộp thư ngăn nắp, ưu tiên thư quan trọng, lên lịch gửi mail và thu hồi nhanh chóng.
- Quản lý danh bạ liên hệ với đầy đủ các thông tin cơ bản để thuận tiện cho quá trình liên lạc.
- Quản lý lịch làm việc với đầy đủ dữ liệu từ người tham dự, thời gian, địa điểm…. gửi thông báo trước khi sự kiện diễn ra.
- Kết hợp xây dựng Mail Server cho doanh nghiệp với hệ thống Exchange hoạt động cực kỳ mạnh mẽ.
- Tiếp nhận thông báo và sử dụng kết hợp cùng với tất cả các ứng dụng có trong hệ sinh thái làm việc chuyên nghiệp của Microsoft 365.
- Tích hợp khả năng bảo mật an toàn, ngăn chặn thư rác, mã hóa email quan trọng, quản lý thiết bị, quản lý ứng dụng và hạn chế Virus, mã độc tấn công.
Để đăng ký giải pháp email doanh nghiệp Outlook này, người dùng chỉ cần click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY.
Gmail
Một giải pháp email doanh nghiệp cũng được đánh giá tương đối cao cùng với Outlook của Microsoft chính là Gmail của Google. Có thể nói, cả hai giải pháp này đều sở hữu đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao để đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp ở đa dạng các lĩnh vực khác nhau:
- Sử dụng tên miền tùy chỉnh từ 30GB dung lượng lưu trữ cho email, tài liệu và ảnh đồng thời số lượng người dùng cũng lên tới 300 thành viên.
- Thời gian hoạt động luôn đạt ở mức 99% để người dùng sử dụng ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào.
- Tích hợp khả năng lịch cùng với email để gửi và nhận thư điện tử.
- Kiểm soát danh sách email của cả quản trị viên và người dùng.
- Xây dựng khả năng bảo mật an toàn để ngăn chặn spam email và Virus tấn công.
Nhìn chung, Gmail cũng là một giải pháp email doanh nghiệp mà người dùng có thể cân nhắc để đăng ký lựa chọn cả về mức giá và tính năng hấp dẫn.
Zoho Mail
Cuối cùng là Zoho Mail, giải pháp email doanh nghiệp cũng được nhiều đơn vị đăng ký sử dụng với đặc trưng riêng và ưu điểm lớn nhất chính là chi phí đăng ký tương đối phù hợp.
- Bảo mật và giám sát với thời gian hoạt động lên tới 99% đồng thời hỗ trợ mã hóa thiết bị an toàn.
- Tạo tên miền email@yourdomain.com và thiết lập tùy chỉnh cho người dùng.
- Sử dụng bảng điều khiển mở rộng nơi cài đặt mọi cấu hình và thay đổi dễ dàng.
- Lưu trữ email và tuân thủ nguyên tắc trong một khoảng thời gian nhất định để chống lại các cuộc tấn công.
- Sử dụng linh hoạt trên cả thiết bị di động ở mọi lúc, mọi nơi.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để gợi ý người dùng một số những giải pháp email doanh nghiệp tốt nhất hiện nay. Nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp câu hỏi nào liên quan đến chủ đề này vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến Hotline 024.9999.7777.
