Tất tần tật 05 lưu ý quan trọng khi Mail Outlook bị đầy

Để gia tăng tính nhận diện thương hiệu, hiện nay cá nhân và tổ chức đa phần đều có xu hướng sử dụng Mail Outlook để quản lý công việc. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng sẽ khó tránh khỏi trường hợp Mail Outlook bị đầy. Hãy cùng MSO theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về 5 lưu ý quan trọng khi sử dụng phần mềm này. 

Mail Outlook là gì?

Mail Outlook là dịch vụ Email được Microsoft phát hành và cung cấp miễn phí. Nếu như các ứng dụng Email khác cần phải truy cập thông qua các trình duyệt web thì với Outlook Mail có phiên bản ứng dụng trên desktop. Khi đó người dùng Mail Outlook sẽ truy cập dễ dàng để quản lý công việc một cách dễ dàng hơn. Với Mail Outlook, mọi dữ liệu, thông tin lộn xộn dài dòng đều được xử lý trong vòng một nốt nhạc. 

Hiện nay, Outlook được sử dụng phổ biến hơn các ứng dụng email khác. Bởi lẽ, Outlook được đánh giá cao hơn với nhiều tính năng vượt trội. Các tính năng điển hình của Mail Outlook điển hình như: Tốc độ truy cập nhanh, tích hợp đồng thời với các trang mạng xã hội, gửi mail đính kèm tập tin nhanh chóng, ngăn chặn Email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể, cho phép sử dụng HTML và CSS…

Xác định kích thước hộp thư tránh Mail Outlook bị đầy

Khi sử dụng Mail Outlook nhiều bạn thường bỏ qua bước này, do đó không xác định được dung lượng hộp thư của mình sử dụng là bao nhiêu. Để xác định được mức dung lượng còn lại trong hộp thư, tránh trường hợp cảnh báo bị đầy bạn nên thực hiện theo thao tác sau: 

Vào Xem hộp thư đến > chọn Thư mục >  chọn Thuộc tính thư mục > chọn Kích thước thư mục

 
Xác định kích thước

Một lưu ý cho bạn khi xem xét dung lượng, kích thước thư mục được để ở đơn vị Kilobyte do đó để nắm bắt được chính xác mức dung lượng còn lại bạn nên chuyển đổi sang Megabyte

Quản lý bộ nhớ khi Mail Outlook bị đầy

Khi nhận được thông báo hộp thư bị đầy, bạn nên bắt tay vào công đoạn dọn dẹp chúng. Với công đoạn này, bạn có thể hoàn toàn yên tâm bởi Microsoft đã trang bị dọn dẹp hộp thư ngay chính trên ứng dụng. Chỉ với 3 thao tác đơn giản bạn đã có thể quản lý bộ nhớ nhanh chóng bằng cách dọn dẹp chúng. 

Vào Tệp > chọn Công cụ > chọn Dọn dẹp Hộp thư

Quản lý bộ nhớ

Với danh mục dọn dẹp hộp thư này bạn có thể thoải mái lựa chọn: 

1. Sử dụng tự động lưu trữ để lưu trữ các mục 

2. Xác định chính xác tổng kích thước hộp thư và mục riêng lẻ 

3. Tìm mục cũ hơn hoặc có kích thước lớn hơn …

Ngoài ra, danh mục dọn dẹp của Mail Outlook còn nhiều lựa chọn khác, giúp bạn sử dụng và điều chỉnh dễ dàng.

Cách xóa Mail Outlook bị đầy

Mail Outlook bị đầy khiến bạn cảm thấy khó chịu và mất nhiều thời gian. Đôi lúc trường hợp này còn khiến bạn mất tập trung và bị gián đoạn khi làm việc. Giải pháp cho bạn là phải nhanh chóng tìm cách khắc phục. Có rất nhiều cách để giúp bạn tránh khỏi trường hợp này, dưới đây là 04 cách hướng dẫn xử lý Mail Outlook bị đầy khá phổ biến và dễ dàng sử dụng nhất được chúng tôi tổng hợp lại: 

Cách 1: Tiến hành lưu trữ các mục cũ hơn, sau đó di chuyển bất kỳ mục nào bạn muốn giữ lại vào kho lưu trữ. Với cách này, bạn có thể giải phóng dung lượng và dễ dàng tìm kiếm khi cần. 

Cách 2: Dọn dẹp thường xuyên Các mục đã xóa. Với cách này bạn sẽ hình thành được thói quen xóa thư mục ở Các mục đã xóa, khi đó sẽ tránh được tình trạng tích lũy các thư mục. 

Cách 3: Để trống Email rác. Cũng giống như cách dọn dẹp Các mục đã xóa, khi bạn để trống Email rác sẽ giúp giải phóng dung lượng nhanh chóng, giúp hộp thư Outlook của bạn không gặp tình trạng “báo động đỏ”. 

Cách 4: Các tệp đính kèm cũng chính là nguyên nhân dẫn đến tình trạng hộp thư của bạn bị đầy. Do đó, bạn nên lưu trữ bằng cách đính kèm bên ngoài hộp thư, lưu trữ chúng ở một nhóm hoặc OneDrive nào đó. 

Với 4 cách đơn giản này, việc xóa Mail Outlook bị đầy không còn là trở ngại khiến bạn phải đau đầu. Thay vào đó, bạn sẽ có nhiều thời gian để tập trung nhiều hơn cho công việc và đạt được hiệu quả cao. 

Cách ngăn chặn Outlook tự động xóa email

Trong nhiều trường hợp, đôi khi Email Outlook sẽ tự động xóa các thông tin và được di chuyển đến thư mục Các mục đã xóa. Để ngăn chặn tình huống này xảy ra, bạn có thể thao tác các bước như sau: 

Tệp > Tùy chọn > Nâng cao sau đó tiến hành bỏ chọn thư mục Làm trống các thư mục mục đã xóa khi thoát Outlook nằm trong mục khởi động và thoát Outlook. 

Outlook tự động xóa email

Với cách này, bạn sẽ không còn phải lo lắng các dữ liệu quan trọng của bạn “không cánh mà bay”.

Trên đây là 4 lưu ý quan trọng khi Mail Outlook bị đầy được MSO tổng hợp lại. Với những bạn “não cá vàng” hãy lưu ngay bài viết này lại để sử dụng khi cần thiết. Nếu bạn còn bất cứ câu hỏi nào về Mail Outlook, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline – 024 9999 7777 để được tư vấn nhanh chóng. 

 
0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
tệp mpv là gì

Tệp MPV là gì? Những điều cần lưu ý khi mở tệp MPV

Trong bài viết này, bạn sẽ được giải thích về định nghĩa MPV là gì cùng một số lưu ý trong lúc mở tệp để phòng tránh một số vấn đề có thể phát sinh.

chi phí microsoft 365 không còn là mối bận tâm

Chi phí Microsoft 365 – Không còn là mối bận tâm với doanh nghiệp

Cho dù là một cá nhân, một doanh nghiệp vừa hay nhỏ, doanh nghiệp lớn, trường học hay tổ chức phi lợi nhuận, luôn có một gói giải pháp cho bạn với chi phí Microsoft 365 đa dạng.

Hướng dẫn đăng ký email microsoft cho doanh nghiệp

Email Microsoft là dịch vụ mà rất nhiều doanh nghiệp đang quan tâm. Vì nó email microsoft hội tụ đủ những công cụ giúp doanh nghiệp xử lý triệt để các công việc bằng email một cách hữu hiệu nhất. Vậy đăng ký email microsoft cho doanh nghiệp như thế nào? Cùng tìm chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Microsoft Teams - Giải pháp làm việc nhóm online “cực đỉnh”

Microsoft Teams – Giải pháp làm việc nhóm online “cực đỉnh”

Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ, bắt buộc các doanh nghiệp phải thay đổi giải pháp làm việc để thích nghi. Một trong những cách để làm việc nhóm online hiệu quả chắc chắn phải kể đến Teams ứng dụng đặc biệt do Microsoft phát hành.

Scroll to Top