Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Tạo tài khoản Google Mail và những điều cần biết
Trước khi tìm hiểu về cách tạo tk Google Mail để sử dụng cho doanh nghiệp của mình, bạn cần nắm rõ được các khái niệm cơ bản cũng như những tính năng mà giải pháp này đang sở hữu.
Google Mail là gì?
Chỉ cần nghe đến cái tên “Google Mail” là bạn đã phần nào biết được nhà sáng lập chính là Google. Giải pháp này hay còn được gọi tắt là Gmail sở hữu đầy đủ các tính năng như gửi nhận thư, làm việc online trên bộ lưu trữ đám mây, chat cùng đồng nghiệp, video call mọi lúc mọi nơi.
Tạo tài khoản Google Mail được đánh giá cao với nhiều chức năng thuận tiện trong quá trình người dùng làm việc, tốc độ xử lý nhanh, giao diện thân thiện và dễ dàng sử dụng.
09 Tính năng mà Google Mail đang sở hữu
Để đưa ra được quyết định chính xác có nên tạo tài khoản Google Mail hay không? Chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu về các tính năng đặc biệt mà ứng dụng này đang sở hữu để hỗ trợ các doanh nghiệp làm việc hiệu quả:
- Họp video và chat nội bộ: Hangouts Meet và Hangout Chat là hai công cụ hỗ trợ làm việc online mọi lúc mọi nơi bằng hình thức tổ chức cuộc họp, hội nghị hoặc chat. Các ứng dụng này cho phép truy cập với đa dạng các loại thiết bị, giảm tiếng vang và chống tiếng ồn cực kỳ hiệu quả.
- Làm việc trên cùng một tập tin: Là ứng dụng hoạt động trên bộ lưu trữ đám mây nên các thành viên trong một tổ chức có thể cùng nhau thảo luận và làm việc trên cùng một tài liệu để thay đổi, chỉnh sửa theo thời gian thực. Khi đó tiến độ làm việc sẽ được nâng cao và gia tăng hiệu quả công việc.
- Dễ dàng chia sẻ dữ liệu lớn: Chỉ với một thao tác upload tài liệu đơn giản, bạn có thể chia sẻ với rất nhiều đối tượng cho dù dữ liệu có lớn đến cỡ nào.
- Tạo hộp thư cộng tác nhóm: Sử dụng một email duy nhất để liên hệ với khách hàng và khi gửi hoặc nhận email đều được thông báo đến tất cả các thành viên trong nhóm.
- Kiểm duyệt thư dễ dàng: Hệ thống máy chủ sẽ kiểm soát được lượng thư gửi và nhận của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp để ngăn chặn kịp thời trường hợp chia sẻ thông tin ra bên ngoài.
- Lưu giữ bản sao: eDiscovery chính là nơi lưu trữ các tài liệu trong email gửi hoặc nhận của doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc bạn sẽ một bản sao tài liệu để có thể sử dụng trong trường hợp cần thiết.
- Khôi phục dữ liệu nhanh chóng: Trong vòng 25 ngày, quản trị viên của bạn có thể khôi phục email trở lại bao gồm cả nội dung và tài liệu đính kèm.
- Đề cao tính bảo mật: Để bảo vệ dữ liệu an toàn, Gmail chỉ chấp nhận cho người ngoài tổ chức xem các thông tin nội bộ khi được chủ sở hữu cho phép.
- Ngăn chặn email không mong muốn: Trong trường hợp bạn không muốn nhận email từ một địa chỉ đặc biệt nào đó, tính năng này sẽ giúp bạn ngăn chặn thư từ người gửi mà bạn không mong muốn.
Với tất cả các tính năng trên, không có lý do gì mà bạn không bắt tay vào tạo tài khoản Google Mail ngay cho doanh nghiệp của mình.
Quy trình tạo tk Google Mail nhanh chóng cho doanh nghiệp
– Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp bao gồm số lượng người dùng, chức năng năng và hiệu quả mong muốn.
– Bước 2: Tìm kiếm đối tác ủy quyền uy tín của Google mail tại Việt Nam.
– Bước 3: Nhận hỗ trợ đăng ký tài khoản.
– Bước 4: Tạo tài khoản Google Mail thành công.
– Bước 5: Đăng nhập và sử dụng.
Đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều thực hiện theo quy trình phía trên để có thể tạo tài khoản Google Mail thành công. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất trong cả quy trình chính là việc lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín.
Email Outlook đối thủ nặng ký của Google Mail có gì?
Tương tự như cách tạo tài khoản Google Mail, doanh nghiệp nên cân nhắc thêm giải pháp email Outlook của Microsoft 365 để đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất.
Email Outlook là gì?
Email Outlook được biết đến là nền tảng gửi thư điện tử vô cùng nổi tiếng của Microsoft với các phiên bản được nâng cấp ngày một cao. Ngoài tính năng gửi và nhận thư, Outlook còn khiến người dùng “mê mẩn” với chức năng lên lịch trình cho các cuộc họp quan trọng, quản lý hệ thống công việc hiệu quả, ghi chú nhanh chóng và thêm thông tin liên lạc.
Hơn nữa, bạn cũng có thể sử dụng kết hợp đồng thời với các ứng dụng khác của Microsoft 365 như Office, OneDrive, OneNote, Microsoft Teams…
Email Outlook có những tính năng nào?
Nếu như 09 tính năng của Gmail là lý do để bạn tạo tài khoản Google Mail thì 11 tính năng của Outlook sẽ khiến bạn ngay lập tức phải sở hữu cho doanh nghiệp của mình.
- Gửi email theo tên miền riêng: Doanh nghiệp của bạn sẽ được sở hữu email với tên miền riêng có thể thể chính là tên công ty tùy chỉnh. Bằng cách này, bạn có thể để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng và đối tác với sự uy tín và tính chuyên nghiệp.
- Trả lời email tự động: Trong trường hợp bạn vắng mặt và không thể trả lời email, Outlook sẽ có tính năng trả lời tự động để bạn có thể cài đặt dễ dàng.
- Lên lịch họp: Tạo một cuộc họp bất cứ lúc nào với tính năng lên lịch, khi đến thời gian mà bạn đưa ra các thông báo sẽ tự động gửi đến người được tham dự.
- Giao hàng và nhận biên lai: Trong trường hợp bạn muốn xác nhận thời gian và thông tin gửi nhận email , bạn có thể sử dụng tính năng xác nhận biên lai và giao hàng thành công.
- Lưu trữ tài liệu lớn: OneDrive là nơi lưu trữ với dung lượng khủng lên đến 50GB, bạn có thể tải thoải mái các tập tin, hình ảnh mà mình mong muốn.
- Lên lịch và thu hồi email gửi: Sử dụng tính năng lên lịch email khi bạn không có thời gian thao tác hoặc thu hồi email nhanh chóng khi nội dung sai hoặc thư bị lỗi.
- Bỏ phiếu email: Để tiếp nhận ý kiến của nhiều người, bạn nên sử dụng ngay tính năng bỏ phiếu trên Outlook giống như tạo các cuộc thăm dò ý kiến.
- Tự động hóa quản lý email: Chỉ duy nhất hệ thống máy chủ mới có thể quản lý các thao tác khi thực hiện trong email như di chuyển hộp thư, xóa thư…
- Quản lý thư và lịch của người khác: Một nhóm làm việc cần phải phân chia các nhiệm vụ cho nhau, bạn có thể quản lý và chia thành từng mục nhỏ riêng biệt để có thể dễ dàng chia sẻ với các thành viên.
- Tăng tốc thao tác thường xuyên: Khi phải gửi một email đồng thời cho nhiều địa chỉ khác nhau, điều bạn cần làm là lên quy trình thao tác, khi đó hệ thống sẽ tự động tiếp nhận và xử lý.
- Phím tắt nhanh và mẹo: Outlook cho phép người dùng sử dụng các phím tắt đặc biệt để thao tác nhanh hơn ví dụ như Ctrl+E để tìm kiếm, Ctrl+W để mở thử mới…
Hướng dẫn cách tạo tài khoản và đăng nhập email Outlook dễ dàng
– Bước 1: Đăng ký tài khoản.
– Bước 2: Cài đặt Microsoft 365 theo sự hướng dẫn của đội ngũ kỹ thuật – đơn vị đăng ký tài khoản uy tín.
– Bước 3: Mở ứng dụng Outlook đã tải về máy.
– Bước 4: Nhập địa chỉ email Outlook 365 mà bạn đã đăng ký.
– Bước 5: Điền thông tin mật khẩu đăng nhập của bạn.
– Bước 6: Click chọn Kết nối
– Bước 7: Đăng nhập thành công
So với cách tạo tài khoản Google Mail thì Outlook được đánh giá ở vị trí ngang bằng. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp cả về tính năng và nhu cầu sử dụng.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ các thông tin cơ bản được MSO tổng hợp để giúp quý doanh nghiệp có thể đưa ra cho mình lựa chọn có nên tạo tài khoản Google Mail hay Outlook. Nếu quý vị còn bất cứ câu hỏi nào cho chúng tôi vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.777.
