Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Việc chuyển dịch sang email đám mây vẫn trong giai đoạn khởi đầu. Theo thống kê, không chỉ riêng ở Việt Nam, mặc dù có 90% doanh nghiệp đã sử dụng ít nhất một dịch vụ đám mây cho một số dịch vụ kinh doanh nhưng việc quyết định loại bỏ hệ thống email cũ hay cách lưu trữ tại chỗ vẫn là một thách thức.
Hệ thống đám mây và email doanh nghiệp phổ biến nhất và cũng chiếm được nhiều thị phần nhất là Microsoft 365 (hay Office 365). Và máy chủ lưu trữ tại chỗ mạnh nhất hiện nay là Microsoft Exchange Server.
Khả năng bảo mật dữ liệu của Microsoft 365 và Microsoft Exchange
Bảo mật là mắt xích quan trọng nhất trong chuỗi các tính năng mà doanh nghiệp đang tìm kiếm trên đám mây. Một cách khái quát thì, các nhà cung cấp dịch vụ đám mây sẽ chịu trách nhiệm về vấn đề bảo mật, sao lưu dữ liệu của bạn. Còn nếu chọn lưu trữ email tại chỗ, nhiệm vụ này là của đội ngũ CNTT.
Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ nếu được chọn, họ sẽ chọn dịch vụ đám mây. Ngoài việc bỏ tiền mua gói đăng ký, các vấn đề còn lại bao gồm cả bảo mật dữ liệu và nâng cấp hệ thống đều do nhà cung cấp thực hiện. Với các doanh nghiệp lớn có kích thước dữ liệu lớn và nhiều dữ liệu nhạy cảm, họ vẫn chưa mấy tin tưởng vào bên thứ ba và thường chọn hình thức lưu trữ tại chỗ.
Ví dụ cụ thể: Khi chọn email thuộc Microsoft 365, bạn sẽ luôn được cập nhật tự động các phần mềm chống lại các mối đe dọa; tính năng bảo vệ tích hợp chống mất dữ liệu và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật như ISO27001 – được Microsoft cung cấp dưới dạng tiêu chuẩn cho tất cả khách hàng Microsoft 365. Họ cũng có thể cung cấp các lớp bảo mật bổ sung như mã hóa và kiểm soát truy cập cho tệp đính kèm email của bạn.
Với Exchange Server, đội ngũ CNTT của doanh nghiệp phải tự nghiên cứu và cài đặt các phần mềm bảo mật, tự động cập nhật phiên bản mới để tránh không tương thích hoặc bị tội phạm mạng tấn công từ các lỗ hổng của phiên bản cũ. Việc này khá phức tạp và thường đòi hỏi một đội vì một cá nhân hay một vài người khó có thể giúp hệ thống luôn ổn định để toàn tổ chức làm việc.
Ngoài ra, với Exchange Server, để cập nhật hoàn tất, có thể hệ thống phải ngừng hoạt động trong một khoản thời gian nhất định. Tình trạng này không bao giờ xảy ra trên Microsoft 365. Các bản cập nhật luôn được tự động dưới sự kiểm soát của đội ngũ Microsoft, bạn sẽ không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh và làm việc trong bất kỳ trường hợp nào.
Quyền kiểm soát dữ liệu
Với Microsoft Exchange Server, doanh nghiệp của bạn có toàn quyền kiểm soát phần cứng và cơ sở hạ tầng của mình. Trong khi đó, khi chọn Microsoft 365, bạn không có quyền truy cập vào hệ thống này, bạn có thể không biết Microsoft sẽ làm gì với dữ liệu của bạn (dù luôn có cam kết tuân thủ chính sách về quyền riêng tư và dữ liệu.)
Sự khác nhau này có thể ảnh hưởng đến mức độ kiểm soát cấu hình, nâng cấp và thay đổi hệ thống của bạn. Tuy nhiên các doanh nghiệp vừa và nhỏ không đặt nặng vấn đề cần có quyền này và “đưa” chúng lên đám mây mà không có quá nhiều nghi ngại.
Một đội ngũ CNTT giàu kinh nghiệm với chuyên gia có thể khắc phục sự cố ngay lập tức và cũng có thể ngược lại, phải mất một khoản thời gian để khắc phục, tùy thuộc vào khả năng của họ. Tuy nhiên, chúng ta không có gì phải nghi ngờ về đội ngũ IT của Microsoft – cả về quy mô và trình độ – Microsoft luôn bảo đảm trạng thái làm việc của bạn ở mức tốt nhất.
Thêm nữa, khi sử dụng Microsoft Exchange Server, bạn có toàn quyền kiểm soát và bảo mật dữ liệu của tổ chức. Còn khi sử dụng Microsoft 365, nghĩa là dữ liệu của bạn đã qua một tầng trung gian và thuộc hệ thống của Microsoft. Nhiều doanh nghiệp không tin tưởng và trao dữ liệu của mình ra bên ngoài nên chọn Exchange Server.
Khả năng mở rộng
Microsoft Exchange Server sẽ bị giới hạn khả năng mở rộng nếu doanh nghiệp phát triển và nhu cầu lưu trữ tăng lên. Dung lượng của máy chủ email tại chỗ như Exchange Server có giới hạn. Việc mua thêm dung lượng lưu trữ đòi hỏi doanh nghiệp cũng phải nâng cấp và trang bị thêm cơ sở hạ tầng đồng thời tăng cường người kiểm soát khối lượng dữ liệu ngày càng tăng.
Ngược lại, khi mua Microsoft 365, việc mở rộng khá đơn giản và linh hoạt vì dịch vụ được cung cấp dưới dạng cấp phép. Khi cần thêm dung lượng và thêm người dùng, bạn chỉ cần mua thêm giấy phép mà không cần trang bị thêm thiết bị vật lý nào.
Ngoài ra việc cấp phép từ đám mây cũng linh hoạt hơn giải pháp tại chỗ. Ví dụ: Bạn có thể cấp cho một văn phòng mới mở ở nước ngoài quyền truy cập vào tài khoản email hoặc thêm tài khoản nhân viên mới tức thì. Tuy nhiên với máy chủ tại chỗ, quá trình này có thể kéo dài và gây tốn kém cả về thời gian và tiền bạc.
Khả năng tích hợp
Mặc dù được biết đến như một email doanh nghiệp, nhưng Microsoft 365 thực chất là một hệ sinh thái đám mây năng suất với đầy đủ các ứng dụng cho một doanh nghiệp vận hành và phát triển. Chỉ cần một giấy phép Microsoft 365 là bạn đã có thể sử dụng:
- Email Outlook offline, Exchange Online mọi nơi
- Cộng tác nhóm nhanh chóng và hiệu quả với Microsoft Teams
- Sở hữu bộ ứng dụng Office quen thuộc với nhiều tính năng thông minh
- Sở hữu các công cụ tuyệt vời để lưu trữ và cộng tác tài liệu trực tuyến như SharePoint Online và OneDrive for Business
Máy chủ Exchange được xem là một phần giải pháp thuộc Microsoft 365. Và tất nhiên Exchange Server chỉ phục vụ mục đích lưu trữ dữ liệu email doanh nghiệp và không thể tích hợp thêm.
Chi phí
Xét về chi phí trước mắt, việc chuyển toàn bộ dữ liệu lên đám mây và đào tạo nhân viên sử dụng có thể rất tốn kém, nhưng về lâu dài, việc chuyển đổi sang đám mây sẽ tiết kiệm hơn việc duy trì hệ thống máy chủ tại chỗ lâu dài.
Trên thực tế, có một loạt các khoản tiết kiệm chi phí đơn giản mà Microsoft 365 có thể cung cấp so với Exchange và các máy chủ tại chỗ:
- Thiết bị vật lý như máy chủ và thiết bị chuyển mạch có thể đắt tiền và yêu cầu không gian sử dụng.
- Các chi phí biến đổi liên tục liên quan như tiêu thụ điện năng và các hợp đồng hỗ trợ để bảo trì thiết bị.
- Giấy phép phần cứng và Exchange thường cần cập nhật và cấu hình lại vài năm một lần. Microsoft 365 luôn tự động cập nhật.
Lời kết
Bài viết dưới đây của MSO đã chia sẻ về cách so sánh Microsoft 365 và Microsoft Exchange cho người dùng doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với đội ngũ của MSO để được tư vấn kỹ càng từng gói Microsoft phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
