Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Shared Google Drive bộ nhớ dùng chung của Google
Với người dùng sử dụng Google đã lâu chắc hẳn không còn quá xa lạ với bộ nhớ dùng chung Shared Google Drive. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về công cụ hỗ trợ làm việc nhóm vô cùng đặc biệt dành cho doanh nghiệp hay còn được gọi là Shared Google Drive for Business.
Shared Google Drive là gì?
Shared Google Drive được hiểu đơn giản là không gian dùng để lưu trữ tài liệu, tập tin của cả nhóm giúp trao đổi trong quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn. Tại đây, mỗi Shared Google Drive Account sẽ được truy cập vào các folder chung của nhóm ở mọi lúc mọi nơi với nhiều thiết bị khác nhau chỉ cần có kết nối internet.
Trong trường hợp một thành viên của nhóm rời đi, tất cả các thông tin lưu trữ chung của nhóm vẫn được bảo vệ an toàn và không bị mất đi. Giải pháp này đa phần sẽ được sử dụng trong doanh nghiệp khi các thành viên cùng nhau tham gia một dự án cụ thể và cùng nhau chia sẻ về các chủ đề có nội dung tương tự nhau. Điều này giúp cho người dùng vừa dễ dàng công tác vừa có thể yên tâm làm việc, tránh rò rỉ thông tin ra bên ngoài tổ chức.
Quy trình sử dụng Shared Google Drive tốt nhất
- Tạo Share Drive mới: Rất dễ dàng để có thể tạo lập được một nơi lưu trữ mới cho nhóm của bạn được gọi là Shared Google Drive Storage. Bạn chỉ cần truy cập vào Google Drive chọn Bộ nhớ dùng chung >> click chuột phải để tạo Bộ nhớ dùng chung mới.
- Thêm thành viên: Để thêm thành viên, người dùng chỉ cần bổ sung thêm email của thành viên.
- Thêm file vào thư mục: Cũng giống như việc sử dụng My Drive quen thuộc, bạn chỉ cần truy cập vào thư mục click chuột phải và chọn tải tệp lên.
- Phân quyền cho các thành viên (Shared Google Drive Permissions): Các thành viên trong nhóm sẽ được phân quyền với từng chức năng và nhiệm vụ khác nhau như người quản lý với chức năng cao nhất, người quản lý nội dung, đóng góp, nhận xét và chỉ xem…
SharePoint bộ nhớ dùng chung của Microsoft
SharePoint là gì?
So với Shared Google Drive thì SharePoint của Microsoft 365 được đánh giá là rộng hơn, nhiều tính năng ưu việt và được người dùng ưa chuộng nhiều hơn. Phần mềm này là một công cụ cho phép người dùng phát triển cùng lúc nhiều lĩnh vực khác nhau như cộng tác, tìm kiếm, quản lý thông tin… đồng thời cũng là nơi lưu trữ tài liệu làm việc nhóm.
Sự xuất hiện của SharePoint nắm giữ một vài trò cực kỳ to lớn đối với người dùng đặc biệt là các công việc đặc thù như lập trình viên, chuyên viên quản trị công nghệ thông tin…
Tính hữu ích của SharePoint khi lưu trữ bộ nhớ chung
Cũng giống như Shared Google Drive, SharePoint cho phép người dùng truy cập và cung cấp một không gian lưu trữ online. Tại đây, người dùng có thể sẵn sàng chia sẻ mọi lúc mọi nơi tại mọi thời điểm. Tất cả các thành viên trong cùng một nhóm có thể cùng nhau làm việc và cộng tác. Ngoài ra, người dùng cũng có thể kiểm soát tính năng và phê duyệt dễ dàng cũng như xuất bản các thông tin quan trọng để thông báo đến nhân sự.
Tại sao nên sử dụng Shared Google Drive và SharePoint trong doanh nghiệp?
Nếu như doanh nghiệp của bạn vẫn chưa sử dụng Shared Google Drive và SharePoint thì quả thực là thiếu xót. Vậy những lợi ích đặc biệt mà hai giải pháp này mang lại là gì?
Sử dụng và truy cập dễ dàng
Cả hai giải pháp này đều sử dụng bộ nhớ đám mây chính vì vậy mà mức dung lượng có khả năng lưu trữ cực lớn. Người dùng có thể dễ dàng tải lên và xóa bỏ các tài liệu không mong muốn. Ngoài ra, chỉ với một thao tác đơn giản bạn đã có thể truy cập để xem, chỉnh sửa và góp ý với các tài liệu được cấp quyền trong nhóm.
Giờ đây, cho dù bạn không am hiểu quá nhiều về công nghệ thông tin thì bạn vẫn có thể thực hiện được chỉ cần thiết bị truy cập được kết nối mạng.
Bảo mật thông tin an toàn
So với bộ nhớ phần cứng như trước đây thì cả Shared Google Drive và SharePoint đều được đánh giá khá cao. Bởi lẽ, để có thể truy cập vào tài khoản, người dùng cần phải xác minh đa lớp để đảm bảo an toàn. Ngoài ra, khi truy cập các thư mục hoặc tài liệu quan trọng phải được cấp quyền mới có thể sử dụng được. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn bảo vệ thông tin nghiêm ngặt, đồng thời hạn chế mọi rủi ro không mong muốn có thể xảy ra.
Tiết kiệm tối đa chi phí
Thay vì phải bỏ ra cả một đống tiền để mua sắm trang thiết bị phần cứng, doanh nghiệp nên lựa chọn SharePoint hoặc Shared Google Drive để vừa tiết kiệm chi phí vừa đem lại hiệu quả làm việc tối đa. Ngoài ra, cả hai giải pháp này đều được nâng cấp và cải thiện thường xuyên với các phiên bản mới ưu việt hơn chính vì vậy mà người dùng có thể trải nghiệm thoải mái mà không mất thêm chi phí phát sinh.
Đồng bộ hóa dễ dàng
Chỉ với một tài khoản SharePoint hoặc Shared Google Drive, người dùng có thể truy cập đồng thời trên nhiều thiết bị khác nhau. Khi đó, toàn bộ dữ liệu đã được đồng bộ hóa an toàn. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng kết hợp đồng thời với nhiều ứng dụng khác như email doanh nghiệp, làm việc nhóm online…
Với các thông tin trên đây, người dùng đã có cái nhìn tổng quan hơn về Shared Google Drive và giải pháp hỗ trợ tương tự của Microsoft. Nếu quý khách hàng còn câu hỏi nào cho chúng tôi, vui lòng liên hệ trực tiếp với MSO qua số Hotline – 024.9999.7777 để được hỗ trợ.
