Gửi Email
Liên hệ Zalo
Việc recall email trong Outlook là vấn đề người sử dụng Microsoft 365 chắc chắn sẽ gặp phải vài lần trong quá trình làm việc do những sai sót trong thao tác gửi email, hoặc do lỗi kỹ thuật. Cùng MSO tìm hiểu về trường hợp này cũng như cách recall email trong Outlook Office 365.
Recall email trong Outlook là gì?
Recall email trong Microsoft Outlook có nghĩa là thu hồi tin nhắn bạn đã gửi khỏi hộp thư đến của người nhận. Sau khi thu hồi, người nhận sẽ không thể đọc được nội dung của email cũng như biết đến sự tồn tại của nó (trừ một số trường hợp sẽ liệt kê ở phần dưới).
Thông thường, chức năng recall email trong Outlook được sử dụng trong nhiều trường hợp như người gửi phát hiện có sự sai sót trong thư, gửi tới nhầm địa chỉ do lỗi kỹ thuật hoặc nhầm lẫn trong lúc gửi, hoặc người gửi muốn thay thế email đó bằng nội dung khác.
Việc recall email đem đến cho người sử dụng Outlook nhiều thuận tiện trong quá trình làm việc, giúp bạn an tâm hơn nhiều sau khi mắc phải những sai lầm bất ngờ. Tuy nhiên, thao tác recall trở nên vô dụng nếu như người nhận đã kịp mở thư và xem nội dung được gửi bên trong.
Hướng dẫn thao tác recall email trong Outlook
Để mường tượng rõ hơn về giải pháp tiện lợi này, hãy cùng tìm hiểu các cách recall email trong Outlook Office 365.
Bước 1: Truy cập và đăng nhập
Mở ứng dụng Outlook trên máy tính, sau đó thực hiện các thao tác đăng nhập tài khoản và mật khẩu
Bước 2: Mở hộp thư đã gửi
Click “Sent items” nằm ở cột bên trái màn hình thiết bị
Bước 3: Chọn tin nhắn recall
Double click vào tin nhắn bạn muốn thu hồi. Sau đó, một cửa sổ có chứa nội dung email cần được recall hiện ra, bạn click vào “Actions” (Các thao tác), sau đó tiếp tục chọn “Recall this message” (Thu hồi tin nhắn này)
Bước 4: Tùy chọn
Tùy vào mục đích của bạn, đơn giản là thu hồi email hoặc muốn thu hồi email và thay thế bằng một email mới, bạn có thể chọn click vào các ô tương ứng “Delete unread copies of this message” (Xóa bản sao chưa đọc của tin nhắn này), hoặc “Delete unread copies and replace with a new message” (Xóa bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới).
Lưu ý: Để nhận được thông báo thao tác recall email trong Outlook đã thành công hay chưa, người dùng có thể chọn thêm option “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient” (Cho tôi biết nếu việc thu hồi thành công hay thất bại đối với từng người nhận).
Bước 5: Hoàn thành
Sau khi các bước trên hoàn tất, bạn chỉ cần click “OK” để hoàn thành quá trình recall email trong Outlook.
Các thao tác cho recall email trong Outlook hoàn toàn đơn giản và nhanh chóng, không mất quá nhiều thời gian của bạn, tuy nhiên, cần làm ngay khi thư vừa được gửi để tránh trường hợp người nhận đã mở và đọc thư.
Việc gửi và nhận email cũng như thu hồi và thay thế bằng email khác được thao tác dễ dàng trên Outlook, đó là một trong những lý do Outlook nói riêng, Microsoft 365 nói chung được nhiều doanh nghiệp, tổ chức ưa chuộng và tin dùng.
Hiện tại, MSO – đại diện ủy quyền chính thức của Microsoft tại Việt Nam – đang cung cấp cho khách hàng nhiều giải pháp Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp như email tên miền, bộ giải pháp Microsoft Business, hay Exchange Online. Hãy liên hệ với MSO qua Hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng của đội ngũ kinh doanh nhiệt tình và đội kỹ thuật chuyên nghiệp.
Những trường hợp không thể recall email trong Outlook
Email đã được người nhận mở: Đây là trường hợp rất dễ xảy ra nếu bạn có gửi nhầm email. Thông thường mất một khoảng thời gian để bạn kịp nhận ra sai sót trước khi quyết định thực hiện recall email trong Outlook, vì thế có thể người nhận đã mở và xem nội dung email.
Trong trường hợp, bạn muốn “recall email” và “replace” (thay thế) bằng email mới, nếu người nhận mở thư thu hồi trước, thì email gốc sẽ bị xóa và gửi tới người nhận thông báo là người gửi đã xóa thư đó khỏi hộp thư. Nếu người nhận mở email gốc trước, thì thao tác recall email của bạn hoàn toàn thất bại.
Email bị chuyển đến thư mục khác: Nếu email của bạn bị chuyển vào một thư mục khác như “Spam”, thay vì thư mục “Inbox”, thì việc recall email trong Outlook không thể được tiến hành.
Người gửi không sử dụng Outlook trên máy tính: Tính năng Recall email chỉ có thể thực hiện trên ứng dụng Outlook cài sẵn trên máy tính, trong trường hợp sử dụng phần mềm Outlook trên Web, thao tác này hoàn toàn không thể tiến hành.
Người gửi hoặc người nhận không cùng sử dụng tài khoản email Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange: Tương tự như việc người gửi và người nhận cùng sử dụng Outlook trên máy tính, thì cả hai cần có địa chỉ email trong cùng một tổ chức, doanh nghiệp và được tạo bằng Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange, như vậy thao tác recall mới có thể được thực hiện.
Tuy việc recall email trong Outlook được thao tác nhanh và đơn giản nhưng bạn vẫn nên cẩn thận trong việc gửi thư, bởi vì vẫn luôn xuất hiện những trường hợp xảy ra khiến quá trình này bị thất bại và dẫn đến nhiều ảnh hưởng kèm theo. Hãy check thật kĩ địa chỉ email người nhận, chủ đề email, nội dung gửi cùng những tệp kèm theo trước khi quyết định ấn nút “Send”.
Để được chỉ dẫn chi tiết về recall email trong Outlook cũng như sử dụng các gói giải pháp tối ưu của Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với MSO – đại diện ủy quyền của Microsoft tại Việt Nam – qua số điện thoại 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn nhanh chóng và chuyên nghiệp.
