Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Phần mềm Project (Microsoft Project) là phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất trong nhiều năm. Vậy nó là gì và các tính năng chính của nó là gì? Hãy khám phá phần mềm Project để bạn có thể xác định xem đó có phải là phần mềm quản lý dự án phù hợp với mình hay không.
Phần mềm Project là gì?
Phần mềm Project hay còn được biết đến là Microsoft Project được phát triển bởi Microsoft 365, nằm trong bộ công cụ văn phòng Office 365. Chức năng chính của phần mềm này là hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lý dự án.
Phần mềm Project có thể hỗ trợ các công việc như: lập kế hoạch, phân công nguồn nhân lực, quản lý ngân sách, giám sát tiến độ, tạo báo cáo cho từng dự án. Quá trình quản lý dự án bằng phần mềm Project được doanh nghiệp đánh giá cao bởi có nhiều khả năng hỗ trợ trong rất nhiều giai đoạn. Nhờ nó, người dùng có thể tập trung phát triển và đạt được hiệu quả cao nhất có thể.
Bạn có thể sử dụng bằng cách tải phần mềm Project về máy hoặc sử dụng ngay trên website vô cùng tiện lợi và nhanh chóng.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm Project
Thiết lập Auto Scheduling làm mặc định
Auto Scheduling sẽ tự động lên lịch trên ngày bắt đầu dự án. Nói một cách cụ thể phần mềm Project sẽ lên lịch xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Bạn sẽ nhận biết bằng cách: Khi đóng cửa sổ, ở góc dưới bên trái sẽ hiện lên biểu tượng như hình sau
– Bước 1: Chọn File sau đó click chọn Options.
– Bước 2: Tại mục New tasks created chọn Auto Scheduling như hình.
Cài đặt tính toán ngay lập tức
Phần mềm Project có thế tính toán lịch trình dự án ngay sau khi bạn thực hiện thay đổi. Việc này đảm bảo các dữ liệu của bạn được cập nhật nhanh nhất có thể. Bạn có thể chọn thứ tự như hình:
Các tính năng của phần mềm Project
Phần mềm Project có rất nhiều tính năng mà người quản lý dự án và nhóm cần để quản lý công việc tốt hơn và Microsoft Project có một số tính năng đó. Tuy nhiên, để có bức tranh đầy đủ, dưới đây là các tính năng chính của phần mềm Project:
- Tạo kế hoạch dự án: Sử dụng các biểu đồ Gantt và bảng kanban để lập kế hoạch công việc. Tính năng lập kế hoạch của Microsoft Project mạnh mẽ hơn nhiều so với các tính năng của Microsoft Planner.
- Giao tiếp và cộng tác: Các nhóm có thể cùng nhau làm việc trong các dự án. Bạn cũng có thể sử dụng Microsoft Teams để có những giải pháp giao tiếp hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí.
- Hợp tác: Bên liên quan và thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau để chỉnh sửa cũng như cập nhật danh sách và lịch trình nhiệm vụ.
- Báo cáo: Được tạo sẵn có thể giám sát tiến độ, tài nguyên và chương trình cũng như danh mục đầu tư.
- Lộ trình: Theo dõi chương trình và danh mục của dự án.
- Bảng chấm công: Thu thập thời gian của dự án và phi dự án nhằm tính lương cũng như lập hóa đơn.
- Quản lý tài nguyên: Nhờ việc yêu cầu và giao nhiệm vụ.
Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm Project
Không có gì là hoàn hảo. Ngay cả phần mềm Project cũng có những mặt hạn chế của nó. Nếu bạn đang nghĩ đến dùng thử nó, hãy dành một chút thời gian để xem xét ưu và nhược điểm của nó.
Ưu điểm
- Một trong những ưu điểm lớn nhất là vì đây là phần mềm Project nên nó tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft bao gồm Office 365, Skype và SharePoint.
- Nó có giao diện tương tự như các sản phẩm Microsoft khác.
- Nó đã tồn tại trong một thời gian dài và các tính năng của nó đã phát triển theo thời gian.
- Nó là một phần của Microsoft, có độ tin cậy và hỗ trợ được liên kết với một công ty lâu đời.
- Phần mềm Project có các công cụ quản lý tài chính để nhà quản lý dự án có thể ước tính ngân sách.
- Nó có thể được tải xuống và sử dụng như một ứng dụng máy tính để bàn. Mặc dù điều này có thể khiến người dùng khó khăn trong việc tải xuống, nhưng vẫn có những tổ chức thích điều này hơn giải pháp đám mây.
- Gồm các mẫu giúp người dùng giúp tiết kiệm thời gian.
Nhược điểm
- Mặc dù phần mềm Project online là một giải pháp dựa trên đám mây, nhưng nó có một số nhược điểm. Với SharePoint, nó được thiết kế để tận dụng lợi thế của dữ liệu đám mây, MS Project cũng có những hạn chế lớn trên đám mây.
- Rất khó để tìm hiểu và sử dụng. Đầu tiên phải đầu tư rất nhiều thời gian và nỗ lực, thậm chí cả đào tạo chuyên sâu vào phần mềm trước khi người quản lý dự án và nhóm của họ cảm thấy thoải mái khi sử dụng phần mềm. Điều này cũng làm tăng thêm thời gian thực hiện dự án trong giai đoạn thực hiện.
- Phần mềm Project có chi phí lớn. Nó thực sự đắt khi bạn mua giấy phép cho các thành viên trong nhóm và yêu cầu quyền truy cập để tận dụng các tính năng cộng tác của nó. Nếu không, nó là một công cụ đắt tiền hơn chỉ dành cho người quản lý dự án.
- Nó không dễ dàng chia sẻ. Như đã đề cập trước đó, các tệp được lưu ở định dạng MPP, một định dạng độc quyền, vì vậy nếu không sử dụng phần mềm Project, bạn không thể đọc các tệp đó. Điều này sẽ không quan trọng nếu phần mềm ít tốn kém, nhưng nếu bạn phải có giấy phép MS Project để xem tệp MPP, thì nó sẽ vô cùng tốn kém. Điều này tạo ra rất nhiều rào cản không cần thiết khi chia sẻ tệp dự án.
Lời kết
Hy vọng qua bài viết này, MSO đã cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích về phần mềm Project. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hay có những câu hỏi cần được giải đáp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: 024.9999.7777 để được trả lời bởi đội ngũ tư vấn nhiều kinh nghiệm.
