Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Những trường hợp cần Outlook web recall email
Trong quá trình sử dụng email của Microsoft, có lẽ rất nhiều người dùng sẽ gặp phải một vài trường hợp cần phải Outlook web recall email. Do đó, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những tình huống mà người dùng cần thực hiện:
- Địa chỉ người nhận bị sai: Rất nhiều người dùng gặp phải tình trạng này, khi thao tác gửi chuyển tới nhầm địa chỉ email sẽ dẫn đến tình trạng lộ thông tin nhạy cảm và bắt buộc phải triển khai thu hồi nhanh chóng.
- Nội dung email bị lỗi: Trong trường hợp nội dung email gửi đi bị sai tiêu đều, sai bất cứ một lỗi nào trong soạn thảo. Khi người nhận mở ra sẽ là một điểm trừ cực kỳ lớn khiến người gửi bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.
- Gửi sai tệp đính kèm: Ngoài nội dung email thì lỗi gửi sai tệp đính kèm cũng là vấn đề nghiêm trọng mà người dùng cần phải sử dụng tính năng thu hồi.
Nếu người dùng gặp phải một trong ba trường hợp trên bắt buộc phải tiến hành Outlook web recall email để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lưu ý quan trọng khi thao tác thực hiện.
03 lưu ý quan trọng khi Outlook web recall email
Để có thể sử dụng tính năng Outlook web recall email thành công, người dùng bắt buộc phải nắm rõ những lưu ý quan trọng được chúng tôi gợi ý bên dưới:
- Email Outlook của cả người gửi và người nhận đều được kết nối với Exchange online.
- Email mà người gửi chuyển đi phải nằm trong cùng một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
- Thư chỉ có thể thu hồi khi và chỉ khi người nhận chưa tiến hành mở thư đọc.
Với 03 lưu ý này, người dùng có thể sử dụng tính năng Outlook web recall email bất cứ lúc nào chỉ cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố trên. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách thức giải quyết chuyên nghiệp nhất khi người dùng thu hồi email trên phần mềm Outlook.
02 cách giải quyết khi Office 365 Outlook web recall email
Việc Outlook web recall email mà không đảm bảo sự chuyên nghiệp chắc chắn sẽ bị trừ điểm khi người nhận là khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp. Chính vì vậy, chúng tôi gợi ý người dùng 02 phương án giải quyết sao cho phù hợp nhất khi gặp phải tình huống này.
Gửi email với nội dung thay thế
Thay vì vội vàng Outlook web recall email nhanh chóng, người dùng có thể sử dụng một email với nội dung phù hợp đảm bảo không mắc bất cứ lỗi nào để thay thế. Khi đó, người nhận sẽ nhận được thông báo email mới nhất và có thể không mở email lỗi. Đây là cách ứng biến phù hợp nhất mà những người dùng email chuyên nghiệp thường xuyên sử dụng. Bằng cách này, nội dung thư mới vẫn sẽ được chuyển gửi tới người nhận và không làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc.
Gửi email xin lỗi
Ngoài phương án gửi email thay thế, nếu người dùng Outlook web recall email không thành công thì có thể gửi kèm thư xin lỗi. Nội dung thư sẽ là lời nhận lỗi vì sơ xuất của người gửi mà đã chuyển sai thông tin hoặc lỗi bất cứ nội dung nào. Hơn nữa, trong email này người gửi cần phải gửi kèm nội dung cần chuyển gửi đến người nhận và đảm bảo không có bất cứ lỗi nào xuất hiện trong mail.
Với 02 cách giải quyết trên đây, khi người dùng gặp phải trường hợp Outlook web recall email không thành công thì có thể tham khảo sử dụng bất cứ lúc nào. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một số trường hợp mà người dùng không thể thu hồi email thành công.
05 trường hợp người dùng Outlook web recall email không thành công
Người dùng sẽ sử dụng tính năng Outlook web recall email trong trường hợp khẩn cấp. Tuy nhiên, không phải lúc nào sử dụng giải pháp này cũng thành công, do đó người dùng có thể tham khảo ngay 05 trường hợp như sau:
Email Outlook đã bị mở
Nếu người nhận đã mở email, điều này đồng nghĩa với việc người dùng không thể tiến hành Outlook web recall email. Nếu người dùng vẫn thao tác các bước thu hồi thì người nhận sẽ thấy thông báo người gửi đang cố gắng thu hồi email đã gửi. Khi đó, email này vẫn sẽ được lưu trữ trong hộp thư Outlook của người nhận. Do đó, điều quan trọng nhất là người dùng phải tiến hành thu hồi thư càng sớm càng.
Email bị chuyển đến thư mục khác
Ngoài trường hợp email đã bị đọc, nếu thư đã bị chuyển sang một thư mục khác không nằm trong hộp thư đến của người nhận thì người gửi cũng không thể Outlook web recall email. Ngay cả với email bị chuyển đổi sang mục spam cũng không thể thu hồi bằng bất cứ hình thức nào.
Email nằm ngoài thư mục công khai
Một trong những trường hợp tồi tệ nhất khi người dùng Outlook web recall email không thành công chính là thư này được chuyển gửi qua mục công khai. Khi đó, email đã được chia sẻ tới rất nhiều người nhận khác và người gửi giờ có thao tác thu hồi cũng bất lực. Bởi lẽ, chỉ khi email bị mở ra là người dùng không thể thực hiện thu hồi ngay cả người mở thư không phải là người nhận đích danh.
Gửi đến nhà cung cấp email khác
Ngoài 03 trường hợp trên, nếu người dùng sử dụng email Outlook để gửi cho địa chỉ thư của một nhà cùng cấp khác như Gmail thì việc Outlook web recall email cũng không thể thực hiện được. Bởi lẽ, tính năng này sẽ chỉ áp dụng đối với nội bộ người dùng hệ thống dịch vụ email Outlook của Microsoft.
Email gửi từ điện thoại
Một trường hợp người dùng cũng không thể Outlook web recall email thành công chính là sử dụng thiết bị điện thoại để gửi thư. Vì nếu người dùng đang sử dụng Exchange ActiveSync thì nếu sử dụng Outlook trên thiết bị điện thoại chạy hệ điều hành Android hay iOS đều không thể áp dụng.
Email mà người dùng thao tác không thể tiến hành Outlook web recall email thì rất có thể đã gặp phải 05 trường hợp được chúng tôi gợi ý bên trên. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những bước hướng dẫn chi tiết cách để thu hồi email Outlook trên nền tảng web.
Hướng dẫn các bước Microsoft Outlook web recall email
Để Outlook web recall email, nếu người dùng chưa biết cách thực hiện như thế nào thì có thể tham khảo ngay các bước hướng dẫn dưới đây. Lưu ý, việc thu hồi email chỉ diễn ra trong vòng 10s ngay sau khi người dùng nhấn nút Gửi và không thể áp dụng trên Outlook App.
Bước 1: Đăng nhập Outlook trên nền tảng web bằng thiết bị máy tính.
Bước 2: Tại giao diện chính, người dùng click chọn Thư mới > sau đó một hộp thư mới sẽ hiện ra tại đây người dùng chỉ cần nhập đầy đủ thông tin bao gồm:
- Địa chỉ người nhận
- Nội dung email
- Tiêu đề email
- Tệp đính kèm.
Bước 3: Sau khi đã cập nhật đủ thông tin muốn gửi, người dùng click chọn nút Gửi.
Bước 4: Để thu hồi email, người dùng sẽ thấy xuất hiện trên màn hình ở góc dưới cùng bên trái. Tại đây, người dùng chỉ cần click chọn nút Hoàn tác.
Bước 5: Hoàn tất.
Chỉ với 05 bước trên, người dùng đã Outlook web recall email mac thành công. Tuy nhiên, người dùng cần lưu ý không thể thu hồi khi email đã được gửi đi nếu dùng email Outlook web.
Trên đây là những thông tin mà MSO gửi đến người dùng để hiểu rõ hơn về Outlook web recall email. Nếu cần được chúng tôi giải đáp bất cứ câu hỏi nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline 024.9999.7777.
