Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Tìm hiểu email của Google – Gmail là gì?
Trước tiên, cần tìm hiểu Gmail là gì? Gmail được phát hành vào năm 2004, là một dịch vụ email hỗ trợ quảng cáo được phát triển bởi Google. Người dùng có thể truy cập Gmail trên trang web hoặc qua ứng dụng Gmail trên điện thoại. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng chương trình khác của bên thứ ba để truy cập vào Gmail.
Trong suốt gần 20 năm qua, Google không ngừng cải tiến nhiều tính năng hỗ trợ người dùng. Tiêu biểu phải kể đến như:
Gmail có cấp bản miễn phí cho người dùng
Google cung cấp dung lượng miễn phí lên tới 15GB được dùng chung trên toàn Gmail, Google Drive và cả Google Photos. Dung lượng này là thoải mái cho một người dùng cá nhân. Còn đối với doanh nghiệp, nếu muốn tăng hạn mức bộ nhớ, bạn có thể mua thêm các gói dịch vụ trả phí Google Workspace.
Mỗi tài khoản miễn phí sẽ đều sử dụng tên miền Gmail chung. Nếu muốn cá nhân hóa tài khoản, bạn có thể nâng cấp lên các gói Gmail cho doanh nghiệp.
Dung lượng lưu trữ trong Gmail lớn
Người dùng có thể nâng cấp dung lượng lưu trữ bằng cách chọn gói đăng ký theo tháng từ Google One. Khi sử dụng gói dịch vụ này, bộ nhớ sẽ được chia sẻ giữa ba nền tảng lưu trữ là Gmail, Google Drive và Google Photos.
Các gói trả phí có thể cung cấp lên tới 30TB để sử dụng.
Bộ nhớ được phép gửi email có đính kèm tệp không lớn hơn 25MB.
Cho phép đăng nhập thư điện tử bằng nhiều tài khoản
Ngoài việc sử dụng địa chỉ Gmail trực tiếp từ ứng dụng, bạn có thể sử dụng các địa chỉ khác không phải Gmail. Các địa chỉ Gmail khác bao gồm: Yahoo Mail, Outlook, các IMAP Gmail thông qua máy chủ IMAP Gmail hoặc POP3 Gmail. Trong trường hợp bị mất máy hoặc không nhận được mã Gmail qua tin nhắn, bạn có thể sử dụng mã dự phòng Gmail để đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình.
Giao diện được tổ chức rõ ràng
Google sắp xếp Gmail nhóm theo nhiều danh mục để dễ quản lý thư như: Chính, Mạng xã hội và Quảng cáo. Người dùng cũng có thể sử dụng nhãn trong Gmail để tự tạo các danh mục lưu trữ cho riêng mình. Bên cạnh đó, tính năng archive trong Gmail được phát triển giúp người dùng có thể giữ được bản sao của thư mà không bị hiển thị lên trên giao diện chính. Ngoài ra, Gmail còn cung cấp chức năng tìm kiếm. Bạn có thể tìm kiếm thư qua tiêu đề (subject trong gmail), nội dung, địa chỉ Gmail người nhận một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Truy cập mọi lúc mọi nơi
Chỉ cần một thiết bị kết nối internet, bạn có thể dễ dàng sử dụng các tính năng gửi, đọc hay chuyển tiếp – forward (fwd trong Gmail). Đặc biệt, Gmail còn tích hợp tính năng nhắn tin và thực hiện cuộc gọi – Google Meet (trước là Hangout Gmail) khiến phương thức liên lạc được thực hiện vô cùng dễ dàng hơn. Gmail được thiết kế để tương thích trên cả web máy tính và ứng dụng trên điện thoại. Nhờ đồng bộ Gmail, bạn có thể đồng thời sử dụng email trên nhiều thiết bị cùng lúc.
Bộ lọc thư rác mạnh mẽ
Gmail cung cấp bộ lọc cho phép người dùng đánh dấu các thư rác. Từ đó, nó sẽ dựa vào ID Gmail để xác định các thư spam từ những địa chỉ Gmail tương tự.
Ngôn ngữ sử dụng
Gmail cung cấp nhiều ngôn ngữ khác nhau, người dùng trên toàn thế giới đều có thể sử dụng. Ngoài ra, Google cũng cung cấp thêm nhiều trình chỉnh sửa phương thức nhập, chuyển ngữ, 100 bàn phím ảo và cả nhập liệu bằng chữ viết tay.
Tính năng SMTP Gmail
Đây là một dịch vụ cho phép gửi số lượng lớn email với tốc độ nhanh mà không hề bị giới hạn thông qua SMTP Server của Gmail. Ngày nay, giao thức này được sử dụng rộng rãi. Ngay cả những hệ thống độc quyền như Microsoft Exchange và IBM Notes hay các webmail như Outlook, Gmail doanh nghiệp, Zoho Mail sẽ phải sử dụng SMTP của Gmail khi gửi hoặc nhận email từ bên ngoài hệ thống của họ.
Sự khác biệt giữa CC và BCC trong Gmail là gì?
CC và BCC Gmail là gì? Đây là hai tính năng gửi thư rất hữu ích nhưng thường bị người dùng bỏ qua. Chúng đều có thể gửi thư tới danh sách nhiều người dùng. Vì vậy, người dùng thường dễ bị nhầm lẫn giữa hai phương thức này.
CC trong Gmail sẽ có ích khi bạn muốn nhiều người có thể nhận được bản sao email, nhưng họ không phải người nhận chính. Khi gửi CC Gmail, bạn phải đảm bảo người nhận muốn công khai danh tính vì danh sách gửi sẽ công khai hoàn toàn.
Khác với CC, BCC trong Gmail sẽ giữ kín danh tính của người nhận thư với người khác. Chính vì thế, nó được sử dụng khi cần phải bảo mật danh tính. Khi người nhận BCC Gmail phản hồi lại thì đoạn hội thoại đó cũng sẽ không bị chế độ Reply all trong Gmail mà chỉ có thể 2 người nhìn thấy được.
Khám phá Outlook là gì?
Để có thể đánh giá được rõ ràng hai dịch vụ email này, sau khi tìm hiểu xong Gmail là gì, chúng ta cần tìm hiểu tiếp Outlook. Outlook là một phần mềm được phát hành bởi Microsoft từ năm 2012. Đây là một phần mềm giúp quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, bao gồm các công cụ như email, lịch, công việc, liên lạc, ghi chú, duyệt web và tạp chí.
Outlook có thể sử dụng độc lập hoặc kết hợp với các ứng dụng khác để sử dụng cho nhiều người dùng trong tổ chức. Tương tự như Gmail, Outlook cũng phát triển đầy đủ các tính năng cơ bản và nhiều tính năng nâng cấp hơn, cụ thể:
Gửi email bí danh
Thông thường, mọi người sẽ tạo và quản lý các địa chỉ Gmail khác nhau cho các mục đích khác nhau. Tuy nhiên, khi sử dụng Outlook, bạn có thể sử dụng nhiều bí danh trên một tài khoản. Mỗi bí danh sẽ cho phép bạn quản lý các địa chỉ email khác nhau trên cùng một tài khoản. Các email được gửi đến bất kỳ địa chỉ nào cũng sẽ cùng tới một Hộp thư đến.
Kết hợp Google Drive làm lưu trữ đám mây trong Outlook
Nếu bạn đang lựa chọn Google Drive để lưu trữ, bạn vẫn có thể tích hợp vào Outlook để mở và sử dụng tài liệu trực tiếp từ Drive mà không cần thoát trình duyệt Office của bạn. Phương thức thực hiện cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần tải xuống plugin Google Drive cho Office.
Tính năng nhận thông báo gửi và đọc email
Nếu bạn muốn nhận thông báo về thời điểm email bạn gửi đi được nhận và đọc, hãy sử dụng tính năng Tracking (Theo dõi) dưới đây:
Tạo khảo sát trong email Outlook
Nếu bạn muốn tạo một cuộc khảo sát ý kiến về một chủ đề, bạn có thể sử dụng tính năng tạo một cuộc thăm dò trong Outlook. Khi soạn thư mới, vào mục Tùy chọn > Thẻ Sử dụng Nút biểu quyết.
Quản lý email và Gmail Calendar của người khác
Khi làm việc nhóm, bạn có thể chia sẻ thư mục cho các thành viên còn lại. Nhờ đó, bạn có thể phối hợp nhịp nhàng để hoàn thành công việc chung một cách hiệu quả nhất.
Thêm vào đó, bạn còn có thể xin quyền admin cho tài khoản, tương tự với tính năng reg Gmail để quản lý toàn bộ email trong doanh nghiệp. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng quản lý và truy cập vào từng tài khoản riêng.
Áp dụng quy tắc để quản lý email Outlook
Bạn có thể cài đặt các quy tắc để tự động hóa thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhiều lần như chuyển thư từ thư mục này qua thư mục khác, từ bộ phận này qua bộ phận khác,… Ngoài những quy tắc mẫu, bạn cũng có thể bắt đầu từ quy tắc trống.
Đồng bộ hóa Gmail trên Outlook như thế nào?
Outlook là một vũ khí mà Microsoft đưa ra để cạnh tranh với Gmail của Google. Mặc dù “sinh sau đẻ muộn” nhưng Outlook lại có nhiều tính năng vượt trội hơn so với Gmail. Hiện nay, nhiều người dùng Gmail muốn sử dụng Outlook mà còn e ngại việc chuyển dữ liệu cũ sang. Vậy thì bạn hãy yên tâm, dữ liệu sẽ được tự động chuyển sang bằng vài thao tác đơn giản dưới đây:
– Bước 1: Truy cập vào địa chỉ https://login.live.com/, sau đó đăng nhập vào tài khoản Outlook.
– Bước 2: Tại giao diện chính của Outlook, bấm vào biểu tượng răng cưa ở góc trên bên phải màn hình, chọn Options.
– Bước 3: Bấm chọn Import email accounts.
– Bước 4: Hộp thoại tiếp theo xuất hiện, chọn Google. Cửa sổ hiện ra, chọn Start.
– Bước 5: Nhập tên đăng nhập và mật khẩu Gmail bạn muốn đồng bộ email Gmail, sau đó chọn Allow để bắt đầu quá trình.
Lúc này, bạn chỉ cần đợi dữ liệu được chuyển sang. Tốc độ chuyển dữ liệu nhanh hay chậm sẽ phụ thuộc vào tốc độ đường truyền internet và dung lượng tài khoản Gmail.
Kết luận
Qua bài viết trên, MSO mong rằng bạn sẽ có những hiểu biết nhất định về Outlook email và Gmail là gì. Ngoài việc sử dụng Gmail để trao đổi thư điện tử, bạn có thể sử dụng thêm Outlook để hỗ trợ công việc. Nếu bạn muốn tham khảo các gói Microsoft 365 cho từng cấp độ doanh nghiệp, hãy nhấc máy lên và kết nối với chúng tôi qua số Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ tư vấn dịch vụ phù hợp nhất.
