Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
MS Project là gì? Phần mềm này có những chức năng gì và bạn nên sử dụng nó thế nào cho hiệu quả? Trong bài viết này, MSO sẽ cung cấp đến cho bạn tất cả những thông tin về MS Project và hướng dẫn cho bạn cách sử dụng Microsoft Project một cách hiệu quả nhất nhé.
I. Thông tin tổng quan về Microsoft Project
1.1. MS Project là gì?
MS Project (là tên gọi viết tắt của Microsoft Project) là một phần mềm quản lý dự án và công việc, được sản xuất và phát triển bởi Microsoft, với mục tiêu hỗ trợ người dùng trong việc lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc trong một dự án nhất định. Đây là công cụ không thể thiếu trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo tiến độ công việc đúng hạn.
1.2. Lợi ích mà phần mềm MS Project mang lại cho người dùng
Phần mềm MS Project mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý dự án, công việc như:
- MS Project có khả năng lập kế hoạch mạnh mẽ, giúp người dùng dễ dàng tạo lịch trình, phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ của công việc một cách chính xác.
- Công cụ quản lý dự án này cung cấp nhiều tính năng cho người dùng như biểu đồ Gantt, bảng Kanban và lịch dự án để hỗ trợ người dùng quản lý dự án một cách hiệu quả.
- MS Project tích hợp sâu trong Microsoft 365, cho phép người dùng kết nối với các ứng dụng trong hệ sinh thái của Microsoft như SharePoint, Teams, Outlook, Excel và Word,… Điều này giúp ích rất nhiều cho việc cộng tác và làm việc nhóm.
Tóm lại, MS Project là công cụ không thể thiếu và mang nhiều tiện ích cho người dùng trong việc quản lý dự án, giúp người dùng đơn giản hóa việc quản lý các dự án phức tạp và cải thiện hiệu suất công việc trong dự án.
1.3. Các gói dịch vụ của MS Project
Microsoft Project cung cấp ba gói dịch vụ chính để đáp ứng nhu cầu quản lý dự án của người dùng và doanh nghiệp như sau:
Microsoft Project Online Professional: Là một giải pháp quản lý dự án trực tuyến, cung cấp các công cụ mạnh mẽ để lập kế hoạch và quản lý dự án như cung cấp các mẫu có sẵn, tính năng đồng bộ hóa với Project Server, công cụ lập lịch tự động, giúp người dùng quản lý dự án của mình một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả. MS Project Online gồm có các ứng dụng MS Project Web App và MS Project Online Desktop Client và Project Professional, điều này giúp cho người dùng có thể quản lý dự án trong mọi lúc mọi nơi.
Microsoft Project Plan 1: Tập trung vào những tính năng chính với việc tích hợp MS Project cho trang web và cung cấp các chức năng quản lý dự án cơ bản. Gói này cho phép người dùng làm việc linh hoạt trên nhiều dạng xem khác nhau như lưới, bảng hay đường thời gian.
Microsoft Project Plan 3: Bao gồm tất cả những chức năng mà MS Project 1 đang có, kết hợp với các chức năng nâng cao hơn để phù hợp với những dự án có yêu cầu quản lý phức tạp hơn.
Gói Project Plan 5: Bao gồm tất cả các chức năng của gói MS Project 3 và thêm vào đó là những công cụ chuyên sâu dành cho những tổ chức, doanh nghiệp cần những giải pháp quản lý dự án toàn diện và có nhu cầu tích hợp sâu vào trong các hệ thống khác.
1.4. Những ai nên sử dụng Microsoft Project?
Với nhiều tính năng hữu dụng mà MS Project mang lại, giúp cho nó phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng khác nhau. Bất kể là các doanh nghiệp lớn hay là các phòng ban quản lý dự án và cả cá nhân những người quản lý đang chịu trách nhiệm về việc lên kế hoạch và quản lý tiến độ của dự án.
Trên đây là nội dung tổng quan về Microsoft Project mà MSO cung cấp đến cho người dùng. Cùng theo dõi nội dung tiếp theo của chúng tôi để biết được thông tin chi tiết về cách sử dụng Microsoft Project hiệu quả nhất nhé.
II. Hướng dẫn tải và cài đặt ứng dụng Microsoft Project
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách để cài đặt ứng dụng Microsoft Project, bạn có thể tham khảo và thực hiện theo những bước này để cài đặt thành công ứng dụng MS Project:
– Bước 1: Truy cập vào trang web chính thức của Microsoft và thực hiện đăng nhập tài khoản Microsoft 365 của bạn.
– Bước 2: Từ trang Microsoft 365 trang chủ, chọn Tải xuống Office.
– Bước 3: Trong thư mục tải xuống, bạn nhấn chọn Microsoft Office >> chọn Install để thực hiện cài đặt ứng dụng.
– Bước 4: Sau khi cài đặt hoàn tất, bạn mở Microsoft Office và tìm ứng dụng MS Project để sử dụng.
III. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project chi tiết, hiệu quả
Sau đây là hướng dẫn sử dụng Microsoft Project chi tiết từ chúng tôi, bạn có thể theo dõi để có thể sử dụng Microsoft Project một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất nhé.
3.1. Tạo dự án mới
Việc tạo dự án mới trên Microsoft Project rất đơn giản và nhanh chóng, bạn chỉ cần thực hiện các bước như sau:
– Bước 1: Truy cập vào ứng dụng MS Project và đăng nhập tài khoản của bạn.
– Bước 2: Tại màn hình giao diện chính, bạn nhấn chọn mục “Tạo kế hoạch mới”.
– Bước 3: Điền tên dự án và lựa chọn quyền riêng tư của dự án. Sau đó, nhấn nút “Tạo kế hoạch” để hoàn tất.
3.2. Thêm danh sách công việc mới
Trong một dự án, bạn có thể tạo nhiều công việc liên quan và bạn có thể thêm công việc bất kỳ nào vào trong một dự án có sẵn. Bạn chỉ cần thực hiện các bước sau đây để thêm danh sách công việc mới vào dự án của mình:
– Bước 1: Truy cập vào ứng dụng MS Project, đăng nhập và nhấn chọn dự án bạn muốn thêm các đầu việc.
– Bước 2: Bạn thực hiện điền các thông tin của những công việc đó như Tên công việc, thời hạn thực hiện công việc, người được giao công việc.
– Bước 3: Nhấn nút “Thêm tác vụ” để hoàn tất quá trình thêm công việc vào dự án.
3.3. Thêm mốc quan trọng vào dự án
Để thêm mốc quan trọng vào dự án trong Microsoft Project, bạn cần thực hiện các bước sau:
– Bước 1: Tạo danh sách công việc và xác định các công việc mà bạn muốn đánh dấu là quan trọng.
– Bước 2: Nhấn chọn công việc đó, trong mục “Ưu tiên”, bạn nhấn chọn “Quan trọng” để biến công việc đó thành mốc quan trọng.
Mốc công việc quan trọng sẽ được hiển thị hình chấm than trong công việc cần làm của dữ án, giúp bạn dễ dàng theo dõi các công việc quan trọng trong dự án của mình.
3.4. Quản lý dự án trong MS Project
Quản lý dự án trong Microsoft Project bao gồm việc tạo kế hoạch, công việc, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ và phân tích hiệu suất.
Để tạo công việc, phân công người thực hiện, cài đặt thời hạn công việc trong một dự án trên MS Project, bạn có thể theo dõi những hướng dẫn chúng tôi đã hướng dẫn phía trên.
Đối với việc theo dõi tiến độ công việc bạn chỉ cần nhấn chọn dự án và tùy chọn theo dõi theo những cách như xem bảng, lưới, biểu đồ và lịch biểu.
Những tùy chọn này giúp bạn có cái nhìn trực quan nhất về tiến độ và kết quả của công việc cũng như dự án.
IV. Câu hỏi thường gặp Microsoft project
4.1. Microsoft Project có cần kỹ năng quản lý tốt không?
Để sử dụng MS Project một cách hiệu quả, người dùng cần có kỹ năng quản lý dự án tốt, bao gồm khả năng phân tích, lập kế hoạch chi tiết và quản lý thời gian. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đạt được kết quả tốt nhất khi sử dụng Microsoft Project. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể sử dụng MS Project để tạo và quản lý những dự án, công việc nhỏ, không cần yêu cầu nhiều về mặt kỹ năng quản lý.
4.2. Công dụng chính của Microsoft Project là gì?
Microsoft Project có 3 công dụng chính là lập kế hoạch và công việc cụ thể cho dự án: tính toán hiệu quả của dự án; thiết lập tiến độ cho từng nhiệm vụ và công việc cần thực hiện.
4.3. Có thể sử dụng MS Project Online (trực tuyến) được không?
MS Project hiện đang được Microsoft cung cấp nhiều gói đăng ký khác nhau bao gồm cả MS Project Online, vì vậy người dùng có thể sử dụng ứng dụng này trực tuyến trên Microsoft Project Web để quản lý các dự án của mình trực tuyến.
Lời kết
Thông qua bài viết này, MSO đã cung cấp đến cho người dùng những thông tin quan trọng để giúp người dùng hiểu được MS Project là gì và cách sử dụng microsoft Project hiệu quả. Nếu có bất cứ thông tin gì mà bạn cần chúng tôi giải đáp, bạn có thể liên hệ qua Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ nhanh nhất nhé.
