MS Access là gì? Cách tạo bảng trong Access

Nếu bạn chưa biết cách tạo bảng trong Access, vậy thì hãy theo dõi bài viết này của chúng tôi. MSO sẽ cung cấp cho bạn thêm thông tin để giúp bạn hiểu rõ MS Access là gì và cách tạo bảng trong ứng dụng này như thế nào nhé.

MS Access là gì?

Microsoft Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS), được phát triển bởi Microsoft và là một phần trong bộ ứng dụng Microsoft 365. Được thiết kế để giúp người dùng tạo dữ liệu, quản lý và truy xuất chúng một cách dễ dàng từ cơ sở dữ liệu.

Với giao diện người dùng thân thiện, MS Access giúp người dùng tương tác và làm việc với các dữ liệu của mình nhanh chóng và dễ dàng. Khi làm việc trên Access, người dùng sẽ thông qua các bảng, truy vấn, biểu mẫu và các báo cáo mà không cần phải có những kiến thức chuyên sâu về lập trình hay là cơ sở dữ liệu. 

Vì vậy, Microsoft Access giúp đơn giản hóa việc phát triển hệ thống quản lý thông tin và các dữ liệu về khách hàng, hàng hóa, đơn hàng và các giao dịch trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài ra, MS Access cũng hỗ trợ các doanh nghiệp tự động hóa quy trình làm việc và cho phép tùy chỉnh, cấu hình các chức năng của cơ sở dữ liệu dựa trên các nhu cầu cụ thể.

Các thành phần chính trong MS Access là gì?

Phần mềm Microsoft Access bao gồm 4 thành phần chính đó là bảng (table), biểu mẫu (form), truy vấn (query) và báo cáo (report).

Các thành phần trong MS Access là gì?
Các thành phần trong MS Access là gì?

Bảng trong Access

Bảng Table trong Access là một thành phần quan trọng của phần mềm Microsoft Access, là nơi để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng sẽ gồm có các cột và hàng được tạo nên bằng những kiểu dữ liệu khác nhau, người dùng có thể tùy chỉnh các kiểu dữ liệu của bảng sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Biểu mẫu trong Access

Biểu mẫu trong Access được người dùng sử dụng cho quá trình nhập và hiển thị thông tin để điều khiển ứng dụng. Quy trình tạo lập biểu mẫu trong MS Access có thể được tự động hóa bằng cách dùng VBA và gán các tác vụ vào biểu mẫu.

Truy vấn trong Access

Truy vấn Query trong Access được dùng để hỗ trợ người dùng tìm kiếm, truy xuất dữ liệu và sắp xếp chúng dựa trên các điều kiện mà người dùng mong muốn. Người dùng có thể truy xuất dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau thông qua các liên kết giữa chúng.

Báo cáo trong Access

Báo cáo Report trong phần mềm Access là một công cụ cho phép người dùng tạo báo cáo, tùy chỉnh và định dạng các báo cáo đó, đồng thời cũng tổng hợp và tính toán các dữ liệu để xuất ra các kết quả như mong muốn.

Trong đó việc tạo bảng có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sử dụng phần mềm Access là cơ sở để xây dựng các mối quan hệ giữa dữ liệu, cho phép người dùng tạo ra các truy vấn phức tạp và báo cáo. Việc thiết kế bảng đúng đắn sẽ là bước then chốt trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu hiệu quả. Hãy cùng MSO tìm hiểu về cách tạo bảng trong Access hiệu quả ngay trong phần tiếp theo nhé.

Hướng dẫn cách tạo bảng trong Access

Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách tạo bảng trong Access:

Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu mới

Để tạo một bảng mới trong cơ sở dữ liệu mới trong Microsoft Access, bạn thực hiện các bước như dưới đây:

– Bước 1: Bạn bấm vào File >> nhấn chọn New >> chọn mục “Cơ sở dữ liệu máy tính trống”.

Cách tạo bảng trong Access
Cách tạo bảng trong Access

– Bước 2: Trong mục “Tên tệp”, bạn nhập tên của tệp cho cơ sở dữ liệu mới.

– Bước 3: Bạn nhấn vào biểu tượng thư mục để di chuyển tới vị trí khác để lưu cơ sở dữ liệu >> Sau đó bấm Tạo.

Cách tạo bảng trong Access
Cách tạo bảng trong Access

– Bước 4: Khi cơ sở dữ liệu mới được mở ra sẽ xuất hiện một bảng mới có tên là “Bảng 1”.

Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu mới quá đơn giản phải không nào.

Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện có

Để tạo một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện có trong phần mềm Microsoft Access, bạn thực hiện những bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bấm vào mục File và chọn Open, sau đó bấm chọn cơ sở dữ liệu hiện có.

– Bước 2: Trong hộp thoại Open, bạn nhấn chọn cơ sở dữ liệu mà bạn muốn mở >> bấm chọn vào Open.

– Bước 3: Trên thanh Tạo ở trong nhóm Bảng, bạn bấm vào mục Bảng. Sau đó, một bảng mới được chèn vào cơ sở dữ liệu mà bạn đã chọn và được mở ở dưới dạng xem Biểu dữ liệu.

Với 3 bước cực kỳ đơn giản như trên, bạn đã có thể sử dụng các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu để tạo bảng trong Access rồi đó.

Nhập hoặc liên kết với dữ liệu bên ngoài để tạo bảng

Để tạo bảng bằng cách nhập hoặc liên kết với nguồn dữ liệu bên ngoài, bạn thực hiện theo những bước sau đây:

– Bước 1: Bạn bấm chọn vào mục File rồi nhấn chọn Open.

– Bước 2: Trong hộp thoại Open được mở ra, bạn nhấn chọn và mở cơ sở dữ liệu Access mà bạn muốn tạo bảng mới ở đó.

– Bước 3: Trên mục “Dữ liệu Bên ngoài” nằm trong nhóm “Nhập và kết nối”, bạn nhấn chọn vào mục “Nguồn Dữ liệu Mới” sau đó nhấn chọn một nguồn dữ liệu có sẵn được hiện ra. 

*Lưu ý: Đối với phiên bản Microsoft Access 2016 và những bản cũ hơn, nguồn dữ liệu sẵn có sẽ được liệt kê ở dạng lệnh trực tiếp trong mục Nhập và Kết nối.

– Bước 4: Tiếp tục thực hiện theo các hướng dẫn để hoàn tất việc tạo bảng trong Microsoft Access.

Chỉ với 4 thao tác như trên, bạn có thể dễ dàng tạo bảng trong Access bằng cách liên kết với các dữ liệu bên ngoài.

Sử dụng các trang SharePoint để tạo bảng

Với cách sử dụng ứng dụng SharePoint để tạo bảng trong phần mềm Access, bạn thực hiện những bước sau đây:

– Bước 1: Bạn nhấn chọn mục File và sau đó chọn mục Open.

– Bước 2: Khi hộp thoại Open xuất hiện, bạn nhấn chọn cơ sở dữ liệu mà bạn muốn tạo bảng trong đó >> Nhấn vào mục Open.

– Bước 3: Trong mục Tạo nằm trong nhóm Bảng, bạn nhấn vào mục “Danh sách SharePoint”. Rồi sau đó thực hiện một trong những cách dưới đây:

Cách 1: Tạo danh sách SharePoint dựa vào một mẫu:

  • Đầu tiên, bạn bấm vào mục “Danh bạ”, “Tác vụ” hoặc “Sự kiện”.
  • Trong hộp thoại “Tạo Danh sách Mới”, bạn nhập URL cho site SharePoint tại nơi bạn muốn tạo danh sách.
  • Bạn nhập tên và mô tả cho danh sách mới vào những ô được chỉ định.
  • Để mở bảng được liên kết sau khi đã tạo, bạn hãy chọn hộp “Mở danh sách khi hoàn tất”.

Cách 2: Tạo danh sách tùy chỉnh:

  • Bạn bấm mục “Tùy chỉnh”.
  • Trong hộp “Tạo Danh sách mới”, bạn nhập URL cho site SharePoint tại nơi bạn muốn tạo danh sách.
  • Bạn nhập tên và mô tả cho danh sách mới vào những ô được chỉ định.
  • Để mở bảng được liên kết sau khi đã tạo, bạn hãy chọn mục “Mở danh sách khi hoàn tất”.

Cách 3: Nhập dữ liệu từ danh sách hiện có:

  • Bạn bấm vào mục Danh sách SharePoint hiện có.
  • Ở tại mục “Lấy dữ liệu bên ngoài”, bạn hãy nhập URL cho trang SharePoint có chứa dữ liệu mà bạn muốn nhập.
  • Tiếp theo, bạn bấm mục “Nhập dữ liệu nguồn vào trong một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại”, sau đó nhấn Next.
  • Cuối cùng, bạn chọn hộp kiểm cạnh danh sách SharePoint mà bạn muốn nhập.

Trên đây là 4 cách tạo bảng trong Access bằng cách sử dụng các trang SharePoint mà bạn có thể tham khảo.

Cách 4: Liên kết đến một danh sách bất kỳ

  • Đầu tiên, bạn nhấn chọn mục “Danh sách SharePoint hiện có”.
  • Tiếp theo, ở trong hộp thoại “Lấy dữ liệu bên ngoài”, bạn nhập URL cho trang SharePoint mà bạn muốn kết nối để lấy danh sách.
  • Bạn nhấn “Kết nối nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng đã kết nối” >> nhấn Next.
  • Cuối cùng, bạn chọn hộp kiểm cạnh danh sách SharePoint mà bạn muốn kết nối.

Sử dụng một dịch vụ web để tạo bảng

Để thực hiện tạo bảng Access bằng cách sử dụng một dịch vụ web, bạn thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

– Bước 1: Tại mục “Dữ liệu Bên ngoài” ở trong nhóm “Nhập & Kết nối”, bạn chọn mục “Nguồn Dữ liệu Mới” >> chọn “Từ nguồn trực tuyến” >> chọn mục “Dịch vụ dữ liệu”.
*Lưu ý: Đối với MS Access 2016, ở trong mục “Dữ liệu Ngoài”, bạn bấm vào “Xem thêm” >> nhấp vào “Dịch vụ Dữ liệu”.

– Bước 2: Nếu kết nối mà bạn muốn sử dụng đã được cài đặt rồi thì bạn hãy di chuyển đến bước 4. Còn nếu chưa bạn hãy tiếp tục những bước tiếp theo.

– Bước 3: Bạn bấm “cài đặt kết nối mới” >> chọn tệp kết nối mà bạn muốn sử dụng >> nhấp OK.

– Bước 4: Trong hộp thoại “Tạo Nối kết đến Dữ liệu Dịch vụ Web” >> chọn kết nối bạn muốn sử dụng.

– Bước 5: Hãy chọn bảng mà bạn muốn nối kết bằng cách gõ tên cho bảng được nối kết >> Nhấn OK để hoàn tất tạo bảng mới trong Access.

Với những bước như trên bạn có thể tạo bảng trong MS Access bằng một dịch vụ web bất kỳ nào đó.

Đặt thuộc tính cho bảng

Sau khi đã tạo bảng mới xong, bạn thực hiện các bước sau đây để đặt thuộc tính cho bảng vừa tạo:

– Bước 1: Chọn bảng để đặt thuộc tính.

– Bước 2: Trên thẻ Trang đầu ở trong nhóm View, bạn bấm “Dạng xem” >> nhấn “Dạng xem Thiết kế”.

– Bước 3: Tại thẻ “Thiết kế Bảng” nằm trong nhóm “Hiện/Ẩn”, bạn bấm chọn “Trang thuộc tính”

Trang thuộc tính
Trang thuộc tính

– Bước 4: Sau khi, trang thuộc tính bảng được hiển thị, bạn bấm chọn thẻ “Chung”.

– Bước 5: Tiếp theo, bạn bấm vào hộp ở góc bên trái thuộc tính mà bạn muốn đặt cho bảng >> nhập thuộc tính.

Chỉ với những thao tác trên bạn đã có thể đặt thuộc tính cho bảng thành công rồi đó.

Lưu bảng

Sao khi hoàn thành các bước tạo bảng và cài đặt thuộc tính cho bảng trong Access, bạn lưu các thay đổi bằng cách nhấn chọn vào mục File >> nhấn Save hoặc nhấn CTRL+S để lưu.

Trên đây là những thông tin hướng dẫn cách tạo bảng trong Access chi tiết nhất từ chúng tôi. Bạn chỉ cần thực hiện đúng theo các hướng dẫn đó là đã có thể tạo bảng trong Access thành công rồi đó.

Lời kết

Trong bài viết này, MSO đã giúp bạn hiểu được MS Access là gì và hướng dẫn bạn cách tạo bảng trong Access hiệu quả nhất. Nếu có điều gì thắc mắc và cần tư vấn từ chúng tôi, bạn có thể liên hệ theo số Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ nhanh nhất nhé.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

sử dụng hàm countifs trong excel

Hướng dẫn sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel dễ dàng

Nếu muốn đếm số lượng ô dữ liệu phù hợp với điều kiện nhất định, thay vì thực hiện theo phương thức thủ công người ...
cap nhat tinh nang moi trong microsoft teams

Cập nhật tính năng mới có trong Microsoft Teams

Microsoft công bố các tính năng cập nhật cho Microsoft Teams, dựa trên ba công nghệ độc đáo Teams Room được tích hợp các lựa ...

Microsoft Teams – Có thể bạn chưa biết

Người dùng hiện nay không còn cảm thấy xa lạ với phần mềm Microsoft Teams, nền tảng tổ chức cuộc họp trực tuyến tích hợp ...

Ý nghĩa của các biểu tượng OneDrive trên Windows

Cùng MSO tìm hiểu ý nghĩa của các biểu tượng OneDrive trên Windows để nhận biết tình trạng và kịp thời sửa lỗi cho OneDrive ...
Lên đầu trang