Microsoft Exchange là gì? Những lợi ích Exchange mang lại cho doanh nghiệp

Microsoft Exchange là một trong những phần mềm nổi tiếng có trong bộ ứng dụng của Microsoft 365. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về những lợi ích mà phần mềm này đang sở hữu.

Microsoft Exchange là gì?

Phần mềm Microsoft Exchange được biết đến là dịch vụ email dành riêng cho nhóm đối tượng người dùng là các doanh nghiệp hoặc tổ chức hoạt động trong đa dạng các lĩnh vực khác nhau. Khi sử dụng dịch vụ này, toàn bộ dữ liệu sẽ được phép đồng bộ giữa máy chủ và máy khách để đáp ứng nhu cầu của số lượng lớn người dùng.

microsoft exchange

Phần mềm Microsoft Exchange bao gồm 02 bộ phận chính là email Outlook, Exchange online và hệ thống máy chủ Microsoft Exchange Server. Điều này đồng nghĩa với việc, người dùng có thể coi phần mềm này được hoạt động trên nền tảng đám mây nhằm hỗ trợ lưu trữ, quản lý email an toàn. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách thức hoạt động mà phần mềm này đang sở hữu.

Microsoft Exchange hoạt động như thế nào?

Khi người dùng đã tìm hiểu được đôi chút về các thành phần có trong Microsoft Exchange thì việc hình dung cách thức hoạt động sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết. 

cách thức hoạt động

Phần mềm này sẽ hoạt động dựa trên hệ thống máy chủ Exchange Server, khi đó doanh nghiệp có thể lựa chọn xây dựng máy chủ riêng hoặc lưu trữ trên hệ thống đám mây của Microsoft bằng cách sử dụng tài khoản Microsoft 365. Toàn bộ các dữ liệu khi được lưu trữ trên nền tảng này đều được đồng bộ nhanh chóng và dễ dàng kết nối tới nhiều thiết bị khác nhau thông qua giao thức IMAP, POP3 hoặc Exchange ActiveSync. Khi đó, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mà người dùng có thể lựa chọn phương thức phù hợp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các mối quan hệ giữa phần mềm Exchange và Outlook để hiểu rõ hơn về phần mềm này thông qua nội dung bên dưới.

Mối quan hệ giữa Microsoft Exchange và Microsoft Outlook

Cả Microsoft Exchange và Outlook đều là 02 phần mềm có trong bộ ứng dụng làm việc chuyên nghiệp của Microsoft 365. Mối quan hệ giữa giải pháp này được xem là phương thức cộng sinh nhằm mục đích đem đến trải nghiệm tốt nhất cho người dùng khi sử dụng email.

outlook và exchange

Khi đó, Microsoft Exchange Server Outlook sẽ là nơi đảm nhận vai trò lưu trữ và quản lý toàn bộ hệ thống email cho doanh nghiệp. Tiếp đến là Microsoft Exchange Outlook được ứng dụng để hiển thị và chịu trách nhiệm với các nhiệm vụ như gửi, nhận email, tạo lịch hoặc xem thư… Do đó, người dùng có thể hiểu Outlook hoạt động phụ thuộc vào Exchange, email Outlook không lưu trữ dữ liệu và người dùng chỉ sử dụng thông qua ứng dụng này để truy cập vào hệ thống email kết hợp cùng nhiều tác vụ khác nhau. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những tính năng mà phần mềm  đang sở hữu.

07+ lợi ích mà Microsoft Exchange email sở hữu

Trước khi tiến hành Microsoft Exchange và login, người dùng cần phải hiểu rõ về những lợi ích mà công cụ này đang sở hữu. Tham khảo ngay nội dung được chúng tôi chuẩn bị chi tiết bên dưới đây.

Không gian lưu trữ lớn

không gian lưu trữ

Với mỗi Microsoft Exchange account bản quyền, người dùng sẽ được cấp dung lượng lưu trữ dữ liệu khổng lồ lên đến 1TB. Khi đó, người dùng có thể lưu toàn bộ email hoặc tệp dữ liệu đính kèm một cách dễ dàng mà vẫn đảm bảo yếu tố an toàn. Đặc biệt, với kho lưu trữ lớn người dùng sẽ sử dụng thêm tính năng tìm kiếm nâng cao để tiết kiệm thời gian tìm dữ liệu phù hợp. Đặc biệt, Microsoft luôn dẫn đầu thị trường với khả năng bảo vệ an toàn dữ liệu nên người dùng có thể hoàn toàn yên tâm về yếu tố này.

Mức độ hoạt động luôn ổn định

Hệ thống Microsoft Exchange luôn đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng 24/24 điều này đồng nghĩa với mức độ hoạt động luôn đạt 99.9%. Trong trường hợp có sự cố diễn ra, người dùng không còn phải quá lo lắng vì đội ngũ chuyên gia của Microsoft sẽ gửi thông báo khắc phục điển hình như nâng cấp hoặc bảo trì dễ dàng. Để không ảnh hưởng nhiều đến công việc cần thực hiện, dựa trên thông báo thực tế mà người dùng có thể cân nhắc sắp xếp các việc triển khai. Lưu ý, cho đến thời điểm hiện tại Exchange rất khi gặp sự cố, do đó người dùng có thể hoàn toàn yên tâm sử dụng mọi lúc, mọi nơi.

Làm việc nhóm dễ dàng

Ngoài tính năng gửi và nhận thư điện tử chuyên nghiệp, người dùng sử dụng Microsoft Exchange có thể sử dụng tích hợp cùng với Skype hoặc Microsoft Teams để dễ dàng trao đổi thông tin nhanh chóng. Đặc biệt, các nhóm nhỏ cũng có thể được khởi tạo để chia sẻ các file tài liệu, dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Khi đó, người dùng có thể sử dụng trực tiếp trên chính phần mềm mà không cần chuyển đổi hoặc thoát ra ngoài mới truy cập được.

Sử dụng linh hoạt

sử dụng linh hoạt

Ngoài tài khoản Microsoft Exchange bản quyền, người dùng chỉ cần chuẩn bị thiết bị có nguồn điện ổn định và được kết nối internet là có thể sử dụng bất cứ lúc nào. Bằng cách này, người dùng có thể làm việc linh hoạt tại văn phòng, tại nhà hay thường xuyên di chuyển đi công tác. Ngoài ra, những yếu tố liên quan đến khoảng cách, thời tiết hoặc dịch bệnh, thiên tai không còn là khoảng cách để ngăn cản người dùng làm việc khi sử dụng phần mềm Exchange.

Tùy chỉnh hộp thư đến

Để nâng cao trải nghiệm làm việc cho người dùng, Microsoft Exchange đã và đang phát triển phần mềm theo hướng cá nhân hóa. Điều này đồng nghĩa với việc người dùng có thể tự tùy chỉnh hộp thư đến, hộp thư gửi đi theo ý kiến cá nhân. Đặc biệt nhất là các tính năng điển hình nhất như đánh dấu các thư quan trọng bằng cách gắn cờ hoặc dán nhãn, tìm kiếm thay thế nhanh chóng và Add-in dễ dàng. 

Sắp xếp lịch trình làm việc nhanh chóng

Bên cạnh tính năng quản lý email gửi đến hoặc gửi đi, người dùng còn có thể bổ sung các công việc cần thực hiện với chi tiết các thông tin bao gồm tên, thời gian cần thực hiện, địa chỉ, hình thức làm việc, kết quả cần đạt được trên Microsoft Exchange. Bằng cách này, người dùng có thể dễ dàng sắp xếp công việc để hạn chế tối đa việc bỏ sót các nhiệm vụ cần thực hiện. Ngoài ra, nếu người dùng chia sẻ với nhiều thành viên khác sẽ là cách để quản lý công việc và không trùng lịch. 

Tiết kiệm tối đa chi phí 

Một tính năng cuối cùng mà người dùng không thể bỏ qua khi sử dụng Microsoft Exchange chính là khả năng tối ưu về mặt chi phí. Khi đó, toàn bộ các quy trình làm việc đều được vận hành dựa trên hệ thống này và hiệu suất đạt được sẽ cao hơn. Khi đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được tối đa chi phí đi lại cho đội ngũ nhân sự, chi phí vận hành, bảo trì và phát triển phần mềm.

Với những lợi ích được chúng tôi gợi ý trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được vai trò của Microsoft Exchange hybrid đối với doanh nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách đăng ký tài khoản bản quyền Exchange nhanh chóng nhất.

Hướng dẫn đăng ký và đăng nhập tài khoản Microsoft Exchange 365

Trước khi tiến hành Microsoft Exchange login, người dùng bắt buộc phải có tài khoản bản quyền. Do đó hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các gói đăng ký phần mềm mà hướng dẫn các bước đăng ký, đăng nhập.

Các gói phần mềm Microsoft Exchange và cách đăng ký

Với đối tượng người dùng doanh nghiệp có các gói đăng ký Microsoft Exchange mail như sau:

  • Microsoft Exchange Kiosk: Hộp thư đến với 2GB dung lượng lưu trữ kết hợp khả năng ngăn chặn thư rác và Virus tấn công. Ngoài ra người dùng có thể kết nối với phiên bản Outlook, truy cập trình duyệt máy khách. 
  • Microsoft Exchange Online Plan 1: Mỗi người dùng sẽ được cấp 50GB dung lượng lưu trữ kết hợp đầy đủ các tính năng của gói Kiosk và bổ sung thêm hộp thư ưu tiên, lên lịch cuộc họp, kết hợp tính năng cộng tác, sử dụng hộp thư lưu trữ tại chỗ.
  • Microsoft Exchange Online Plan 2: Bao gồm toàn bộ các tính năng của gói Plan 1 kết hợp với không gian lưu trữ không giới hạn, thư thoại được lưu trữ và ngăn chặn mất dữ liệu an toàn.

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và tình hình tài chính mà doanh nghiệp có thể đăng ký lựa chọn gói dịch vụ phù hợp. Nếu người dùng muốn đăng ký tài khoản nhanh chóng và dễ dàng nhất chỉ cần click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY.

Các bước Microsoft Exchange login

Sau khi đã có tài khoản Microsoft Exchange bản quyền người dùng có thể bắt đầu tiến hành các bước đăng nhập thông qua nội dung được chúng tôi chuẩn bị bên dưới đây:

Bước 1: Truy cập địa chỉ https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/exchange/email  tiếp đến người dùng chỉ cần click chọn nút Đăng nhập được hiển thị trên màn hình.

đăng nhập exchange

Bước 2: Giao diện đăng nhập tài khoản sẽ hiển thị, tại đây người dùng chỉ cần nhập địa chỉ có thể là email, số điện thoại hoặc Skype đã đăng ký sau đó click chọn Tiếp theo.

đăng nhập tài khoản exchange

Bước 3: Nhập mật khẩu tài khoản vào ô trống và click chọn Đăng nhập.

Bước 4: Hoàn tất các bước Microsoft Exchange login.

Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng có thể hiểu rõ hơn về Microsoft Exchange và đưa ra quyết định đăng ký tài khoản sử dụng. Nếu người dùng cần được hỗ trợ giải đáp bất cứ vấn đề nào liên quan đến Microsoft 365 vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

Name(Required)

cap nhat tinh nang moi trong microsoft teams

Cập nhật tính năng mới có trong Microsoft Teams

Microsoft công bố các tính năng cập nhật cho Microsoft Teams, dựa trên ba công nghệ độc đáo Teams Room được tích hợp các lựa ...
Hướng dẫn cách xóa tài khoản Gmail

Cách xóa tài khoản Gmail & tạo email Outlook mới

Tìm cách xóa tài khoản Gmail tức thì và thay thế bằng giải pháp email Outlook là sự lựa chọn tốt cho người dùng nếu ...
enter your product key microsoft office 2010

Có nên enter your product key Microsoft Office 2010 không ?

Với các phiên bản Office bản quyền muốn đăng nhập cần phải có “khóa sản phẩm”. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp cho mọi ...
Cách sử lý outlook nhận mail 2 lần

Lỗi Outlook Nhận Mail 2 Lần & Thao Tác Xử Lý Hiệu Quả Nhất

Vấn đề Outlook nhận mail 2 lần gây ra những phiền toái không nhỏ trong quá trình sử dụng và làm việc của người dùng. ...
Scroll to Top