Hướng dẫn tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook

Để sắp xếp email theo một trật tự nhất định giúp hộp thư của người dùng gọn gàng hơn bao giờ hết thì việc tạo thư mục cho từng người dùng email trong Outlook sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về những bước hướng dẫn chi tiết về cách tạo thư mục trên nền tảng này.

Tại sao nên tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook?

lý do tạo thư mục outlook

Không phải người dùng nào cũng biết đến tính năng tạo thư mục cho từng người dùng email trong Outlook. Chính vì vậy, chúng tôi sẽ gợi ý một vài những vai trò quan trọng mà người dùng có thể tham khảo như sau:

  • Sắp xếp gọn gàng toàn bộ những email được gửi từ một địa chỉ nhất định vào một thư mục riêng lẻ. Bằng cách này, người dùng có thể dễ dàng quản lý, tìm kiếm và theo dõi bất cứ lúc nào.
  • Mỗi mục riêng sẽ chứa thư được gửi đến từ cùng một địa chỉ email, khi đó người dùng chỉ cần truy cập và sắp xếp tùy chỉnh.
  • Hỗ trợ cho việc tìm kiếm email nhanh chóng và không mất quá nhiều thời gian.

Với những lý do trên đây, người dùng đã hiểu vì sao nên sử dụng tính năng tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tham khảo thêm về các bước hướng dẫn chi tiết bên dưới.

Hướng dẫn sử dụng và tạo thư mục cho từng người gửi trên email Outlook

Nếu người dùng vẫn chưa biết cách tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook như thế nào thì có thể tham khảo ngay những gợi ý bên dưới của chúng tôi như sau:

Tạo thư mục

Để tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook, người dùng có thể thực hiện với các bước triển khai tuần tự như sau:

Bước 1: Trên thanh công cụ chính người dùng click chọn Folder > New Folder và một hộp thoại sẽ được hiển thị.

tạo thư mục outlook

Bước 2: Click vào hộp thoại để bắt đầu tạo một thư mục mới với Create New Folder sau đó tiến hành lưu trữ email của người dùng.

Bước 3: Nhập tên mà người dùng muốn tạo tại mục Name, sau đó click chuột vào thư mục mà người dùng muốn đặt thư và click chọn OK.

Bước 4: Hoàn tất.

Sau khi thực hiện xong với 04 bước hướng dẫn trên đây, người dùng đã thành công tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook một cách dễ dàng. Tiếp đến, chúng tôi sẽ gợi ý người dùng những cách sử dụng cơ bản để có thể quản lý các mục một cách hiệu quả nhất trong email Outlook.

Đổi tên thư mục

Ngay sau khi tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook, người dùng có thể đổi tên để thuận tiện cho quá trình sử dụng. Khi đó người dùng có thể thao tác thực hiện bằng các bước như sau:

Bước 1: Nhấp chuột phải vào thư mục mà người dùng muốn đổi tên, sau đó click chọn Rename Folder ở chính mục Folder.

Bước 2: Tiếp đến, một hộp thư sẽ xuất hiện bên cạnh thư mục và người dùng chỉ cần soạn tên sau đó nhấn Enter để hoàn tất.

Bước 3: Hoàn tất.

Di chuyển email vào thư mục

Sau khi hoàn tất tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook, khi đó người dùng có thể di chuyển email vào hộp thư một cách gọn gàng và đẹp mắt hơn. Để thực hiện được người dùng chỉ cần quay trở lại hộp thư chính của phần mềm và click chọn vào những email mà người dùng muốn thực hiện di chuyển. Tiếp đến, người dùng chỉ cần kéo thả email muốn chọn và đưa chúng vào thư mục mong muốn.

di chuyển email vào thư mục

Xóa bỏ thư mục

Cách tốt nhất để giải phóng dung lượng cho hộp thư của người dùng chính là xóa bỏ những thư mục cũ và lâu không được sử dụng đến. Khi đó, người dùng sẽ tiến hành xóa bỏ những folder được tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook.

Bước 1: Click chọn vào thư mục mà người dùng muốn xóa bỏ trên chính thanh điều hướng ở bên trái.

Bước 2: Sau đó người dùng chỉ cần click chọn vào Delete tại thanh Ribbon và thư mục được chọn sẽ bị xóa.

xóa bỏ email trong thư mục

Bước 3: Khi người dùng xóa bỏ thư mục như vậy thì toàn bộ các thư bên trong cũng sẽ bị xóa bỏ.

Bước 4: Hoàn tất.

Như vậy, người dùng đã xóa bỏ thư mục thành công trên chính email Outlook. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách thay đổi về màu sắc và dọn dẹp thư nhanh chóng.

Đổi màu sắc thư mục

Việc thay đổi màu sắc của Folder khi tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook sẽ giúp đánh dấu để tìm kiếm dễ dàng. Khi đó, người dùng chỉ cần click chọn Categorize và hộp điều khiển Color Categorize sẽ hiển thị. Tiếp đến, người dùng click chọn vào màu sắc mà người dùng muốn chọn.

Gán màu cho thư mục

Để gán một màu bất kỳ khi tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook, người dùng có thể thao tác thực hiện như sau:

Click chọn vào email mà người dùng muốn đổi màu sau đó click chọn vào chính biểu tượng Categorize và sau đó trình đơn sẽ hiển thị. Sau đó, người dùng chỉ cần nhấp vào màu sắc muốn gán cho chính thư mục đã chọn.

gán màu thư mục

Trên đây là những chia sẻ của MSO để hỗ trợ người dùng tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook một cách dễ dàng. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tham khảo thêm cách sử dụng để làm việc nhanh chóng. Nếu người dùng muốn nhận sự hỗ trợ của chúng tôi vui lòng liên hệ ngay đến Hotline 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

Name(Required)

connecting power bi to dynamics 365

06 lợi ích khi connecting Power BI to Dynamics 365 cho doanh nghiệp

Rất nhiều người dùng vẫn chưa biết mẹo connecting Power BI to Dynamics 365 để hỗ trợ làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp hiện ...

Tất tần tật các kiến thức cơ bản về Microsoft Clouds

Là một người sử dụng Microsoft, chắc chắn bạn đã từng nghe đến Microsoft Clouds - dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp cho ...
microsoft teams

Cập nhật về Microsoft Teams, không chỉ tìm kiếm và hơn thế nữa — đây là những tính năng mới đối với Microsoft 365

Cập nhật về Microsoft Teams, không chỉ tìm kiếm và hơn thế nữa — đây là những tính năng mới đối với Microsoft 365
emial 365 microosft lựa chọn của doanh nghiệp

Email 365 Microsoft – Sự lựa chọn cho doanh nghiệp chuyển đổi số

Tất cả các doanh nghiệp hiện nay đang cùng nhau phát triển để bắt nhịp vào hành trình chuyển đổi số của đất nước. Chính ...
Scroll to Top