Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Phần mềm OneNote 365 là gì?
OneNote 365 có tên gọi đầy đủ là Microsoft 365 OneNote hoặc người dùng thường gọi là Microsoft OneNote 365. Phần mềm này được biết đến là một trong những công cụ thuộc bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc Office 365 để kết hợp với Word, Excel, PowerPoint hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả.
OneNote được định nghĩa là một ứng dụng ghi chú với mục tiêu chính là soạn thảo văn bản, ngoài ra người dùng cũng có thể tạo bảng, xây dựng biểu đồ, video hoặc chèn audio… nhằm mục đích lưu trữ được nhiều thông tin quan trọng nhất có thể. Hiện nay phần mềm OneNote 365 được phát hành với 02 phiên bản chính là online và offline để người dùng có thể dễ dàng sử dụng trên đa dạng thiết bị PC bao gồm cả Windows 10, MacOS, iOS, Android… Để hiểu rõ hơn về phần mềm này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lợi ích quan trọng mà OneNote đã đem lại cho người dùng hiện nay.
Những lợi ích quan trọng mà OneNote 365 sử hữu
OneNote là tên gọi của chung của phần mềm và OneNote 365 là phiên bản mới nhất được Microsoft phát hành. Dưới đây là những vai trò mà người dùng nhất định không thể không biết đến về phần mềm ghi chú thông minh này.
Cộng tác cùng đồng nghiệp theo thời gian thực
Vì Microsoft Office 365 hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây, chính vì vậy mà người dùng khi sử dụng OneNote 365 cũng có thể cộng tác cùng đồng nghiệp trên chính khoảng thời gian thực. Điển hình như việc cùng nhau thực hiện chỉnh sửa hoặc góp ý trên cùng một phiên bản sổ tay, khi đó hệ thống sẽ tự động lưu trữ hành động của nhiều người dùng cùng lúc. Trong trường hợp nhiều người chỉnh sửa cùng lúc mà người dùng muốn khôi phục lại bất kỳ giai đoạn nào có thể truy cập mục lịch sử để theo dõi.
Giữ bảo mật thông tin an toàn
Là một trong những ứng dụng được Microsoft phát hành, OneNote 365 cũng sở hữu thêm khả năng bảo mật an toàn. Bởi lẽ, toàn bộ những ghi chú được thiết lập sẽ chỉ có chủ sở hữu mới có thể thay đổi và cấp quyền cho phép bất cứ cá nhân hay tổ chức nào thực hiện. Một trong những khả năng bảo mật mạnh mẽ nhất mà người dùng có thể thấy như sử dụng mật khẩu an toàn, bảo mật thông tin với tiêu chuẩn mã hóa 3DES.
Ghi chú các thông tin và ý tưởng nhanh chóng
Được thiết kế sử dụng trên đa dạng thiết bị đăng nhập, OneNote 365 có khả năng giúp người dùng đồng bộ hóa cuốn sổ ghi chép thông minh. Bằng cách này, người dùng có thể sử dụng phần mềm này ở mọi lúc mọi nơi khi ở văn phòng, ở nhà hoặc ngay cả khi đang di chuyển.
Tính năng đa phương tiện
Ngoài khả năng tiếp nhận văn bản bằng hình thức viết tay hoặc xử lý thông qua hình ảnh, video và các loại phương tiện khác thì phần mềm OneNote 365 còn cho phép người dùng ghi trực tiếp nội dung từ Word, Excel, web. Ngoài ra, phần mềm này còn nhận diện được thông qua giọng nói để tìm kiếm các dạng nội dung phù hợp.
Tích hợp với đa dạng phần mềm khác
OneNote 365 có thể tích hợp với đa dạng các phần mềm làm việc được Microsoft phát hành. Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng công cụ này kết hợp cùng với Pipedrive CRM, Trello, Slack… Điều này sẽ giúp cho người dùng làm việc một cách linh hoạt và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Với những lợi ích trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được vai trò của phần mềm OneNote 365 đối với cá nhân nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về 08 hướng dẫn chi tiết cách để sử dụng phần mềm này hiệu quả nhất.
Hướng dẫn sử dụng OneNote 365 chi tiết
Chắc hẳn rất nhiều người dùng đang tìm kiếm từ khóa “OneNote 365 Tutorial” để biết cách sử dụng. Trước khi thao tác, người dùng cần tiến hành login tài khoản Microsoft 365 bản quyền và tham khảo thêm hướng dẫn dưới đây.
Tạo sổ ghi chép
Bước 1: Mở ứng dụng OneNote 365 trên thiết bị máy tính của người dùng, tiếp đến chọn click chọn mũi tên Notebook, sau đó click chọn Add Notebook.
Bước 2: Nhập tên mà người dùng muốn đặt và click chọn Create Notebook.
Bước 3: Tạo sổ ghi chép thành công.
Thêm ghi chú và chỉnh sửa tên
Khi người dùng muốn bổ sung thêm ghi chú hoặc chỉnh sửa tên trên công cụ OneNote 365 có thể tham khảo thêm các bước hướng dẫn như sau:
Bước 1: Click chọn Add Section, sau đó đặt tên theo ý muốn.
Bước 2: Nếu người dùng muốn sửa tên, click chuột phải chọn Rename Section và nhập tên.
Bổ sung thêm trang
Trong trường hợp muốn bổ sung thêm trang trên OneNote 365, người dùng sẽ cần thao tác thực hiện chỉ với 02 bước nhỏ:
Bước 1: Tại mỗi phần ghi chú, người dùng có thể tạo ra nhiều trang hơn, do đó người dùng có thể thao tác chọn Section, tiếp đến chọn Add Page.
Bước 2: Nhập tên trang mà người dùng muốn bổ sung.
Bước 3: Hoàn tác.
Bổ sung tài liệu vào ghi chú
Trong quá trình sử dụng OneNote để ghi chú, rất có thể người dùng mong muốn bổ sung thêm tài liệu để tiện cho quá trình theo dõi và làm việc.
Bước 1: Di chuyển chuột đến vị trí mà người dùng muốn chèn tài liệu, tiếp đến chọn Insert sau đó chọn File.
Bước 2: Lựa chọn tài liệu hoặc tệp mà người dùng muốn bổ sung sau đó click chọn Open.
Bước 3: Chuyển sang bước tiếp theo chọn Insert as attachment.
Bước 4: Người dùng đã chèn thêm tài liệu vào ghi chú thành công
Bổ sung Template cho trang
Ngoài những hướng dẫn trên, người dùng còn có thể bổ sung thêm OneNote 365 Templates. Để thực hiện được, người dùng có thể tham khảo ngay những bước hướng dẫn chi tiết dưới đây:
Bước 1: Click chọn Insert sau đó click chọn Page Template.
Bước 2: Tiếp đến, click chọn Template mà người dùng muốn sử dụng.
Bước 3: Hoàn tất thêm Template thành công.
Thêm thẻ
Vai trò của việc thêm thẻ sẽ giúp người dùng đánh dấu được các ghi chú quan trọng, bằng cách này người dùng có thể dễ dàng theo dõi mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm.
Bước 1: Chọn thẻ Home trong OneNote 365.
Bước 2: Truy cập vào biểu tượng mũi tên, sau đó click chọn To do. Ngoài ra, người dùng có thể lựa chọn các thẻ khác như Questions hoặc Important…
Thêm liên kết
Để sử dụng hiệu quả phần mềm OneNote 365, người dùng còn có thể sử dụng thêm tính năng bổ sung liên kết. Dưới đây là hướng dẫn 03 bước thực hiện cơ bản:
Bước 1: Di chuyển chuột và bôi đen nội dung mà người dùng muốn bổ sung liên kết.
Bước 2: Click chuột phải sau đó chọn Link.
Bước 3: Nhập địa chỉ link mà người dùng muốn thêm tại mục Address, cuối cùng chọn Insert.
Lưu và in
Bước 1: Tiến hành mở trang ghi chú mà người dùng muốn in trong OneNote 365 file location hoặc trực tiếp trên công cụ đang thực hiện, sau đó click vào biểu tượng ba chấm ở góc màn hình.
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Control P hoặc chọn Print để tiến hành in.
Bước 3: Hoàn tất.
Với những hướng dẫn được chúng tôi chuẩn bị trên đây, người dùng có thể dễ dàng theo dõi và sử dụng OneNote 365 tốt nhất. Trong quá trình tìm hiểu, nếu người dùng cần được hỗ trợ bất cứ thông tin nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua số Hotline MSO 024.9999.7777.
