Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Shared calendar in Outlook là gì?
Trước khi tìm hiểu về how to create a shared calendar in Outlook, người dùng cần hiểu rõ được shared calendar in Outlook là gì? Đây chính là một tính năng nổi bật mà người dùng có thể thấy khi sử dụng email của Microsoft với khả năng chia sẻ lịch dễ dàng với một hoặc nhiều thành viên khác trong cùng một đội nhóm, phòng ban hoặc tổ chức.
Khi create shared calendar Outlook, người dùng cần cung cấp đầy đủ các thông tin quan trọng của một lịch làm việc cụ thể như tên dự án, thời gian, số lượng người tham dự, địa điểm, tiến độ, hiệu quả…
Tiếp đến, sau khi đã hoàn tất người dùng sẽ chia sẻ đến thành viên mong muốn và chính thành viên này có thể xem được toàn bộ nội dung có trong lịch này. Khi chấp nhận tham gia, lịch sự kiện này cũng sẽ được cập nhật tự động vào email Outlook, do đó người dùng có thể chủ động theo dõi và sắp xếp công việc sao cho phù hợp nhất.
Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những hướng dẫn chi tiết về how to create a shared calendar in Outlook thông qua nội dung được gợi ý bên dưới.
Hướng dẫn các bước how to create a shared calendar in Outlook
Để how to create a shared calendar Outlook, người dùng cần nắm vững một vài các kiến thức cơ bản và cách thao tác sử dụng. Do đó, chúng tôi đã tổng hợp cách dùng hiệu quả bên dưới để người dùng có thể tham khảo sử dụng như sau:
Thêm thành viên vào nhóm
Để có thể how to create a shared calendar in Outlook, trước tiên người dùng cần tiến hành để thêm thành viên vào nhóm. Quá trình thực hiện này sẽ diễn ra rất dễ dàng, chính vì vậy người dùng có thể thao tác tuần tự với các bước cụ thể sau:
– Bước 1: Đăng nhập phần mềm Outlook.com trên nền tảng Web online, lưu ý chỉ sử dụng tài khoản email được đăng ký bản quyền.
– Bước 2: Tại thanh công cụ hiển thị bên trái màn hình, người dùng chỉ cần click chọn vào biểu tượng Nhóm > tiếp đến click chọn vào Nhóm mới.
– Bước 3: Một giao diện mới sẽ hiển thị, tại đây người dùng tiến hành đặt tên cho nhóm, điền thông tin mô tả vào ô trống, chọn cài đặt mặc định với chế độ riêng tư hoặc công khai sau đó click vào Tạo.
– Bước 4: Để thêm thành viên, lúc này người dùng có thể nhập tên người dùng hoặc địa chỉ email và chọn sau đó click vào Thêm.
Như vậy, chỉ với 04 bước thực hiện cơ bản như trên một nhóm bất kỳ trên email Outlook đã được tạo thành công và người dùng có thể bổ sung thành viên vào nhóm. Tiếp đến, để how to create a shared calendar in Outlook người dùng cần tiến hành thêm sự kiện trong nhóm và lên lịch nhanh chóng.
Lên lịch sự kiện
Trên chính giao diện của nhóm sau khi đã tạo và thêm thành viên thành công, tiếp đến để lên lịch sự kiện cụ thể cho nhóm trước khi how to create a shared calendar in Outlook, hãy thao tác như sau:
– Bước 1: Cạnh mục Thư mới trong nhóm vừa tạo, người dùng click chọn vào chữ V được hiển thị và chọn tiếp mục Sự kiện mới.
– Bước 2: Một giao diện thiết lập sự kiện mới sẽ hiển thị, tại đây người dùng tiến hành bổ sung đầy đủ các thông tin bao gồm tiêu đề, người tham dự, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, vị trí, hình thức tổ chức, mô tả… sau đó click chọn vào nút Lưu.
– Bước 3: Sau khi thực hiện xong, sự kiện vừa tạo sẽ được lưu trên lịch làm việc chung của nhóm và của từng cá nhân để thuận tiện cho quá trình theo dõi.
Như vậy, với 03 bước thực hiện như trên, người dùng đã thành công how to create a shared calendar in Outlook dễ dàng. Tiếp đến, nếu người dùng muốn chia sẻ lịch này đến một hoặc nhiều người dùng khác thì có thể tham khảo thêm với các bước thực hiện được chúng tôi gợi ý như bên dưới.
Chia sẻ lịch làm việc
Một trong những tính năng mà người dùng không thể bỏ qua khi how to create a shared calendar in Outlook thành công chính là chia sẻ lịch tới nhiều thành viên khác. Bằng cách này, khả năng trùng lịch trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp sẽ bị hạn chế đáng kể và người dùng có thể tập trung tối đa nguồn lực để làm việc sao cho hiệu quả nhất.
– Bước 1: Truy cập mục Lịch của cá nhân đã được thêm vào nhóm, lúc này lịch mà người dùng thiết lập cũng sẽ được hiển thị cùng với công việc khác.
– Bước 2: Người dùng click chọn vào nút Chia sẻ và một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị tức thì.
– Bước 3: Tại đây, người dùng chỉ cần nhập địa chỉ email người nhận muốn chia sẻ sau đó click chọn Chia sẻ.
– Bước 4: Hoàn tất.
Sau 04 bước thực hiện như trên, người dùng đã chia sẻ lịch làm việc thành công tới một hoặc nhiều người nhận tùy chỉnh. Đây chính là một trong những tính năng đặc biệt mà người dùng nên trải nghiệm khi how to create a shared calendar in Outlook.
Ngừng chia sẻ lịch
Trong trường hợp người dùng đã how to create a shared calendar in Outlook và chia sẻ tới nhiều thành viên nhưng muốn ngừng chia sẻ thì có thể tham khảo cách sau:
– Bước 1: Truy cập vào mục chia sẻ có trên Lịch và thấy xuất hiện các thành viên có thể xem lịch của người dùng.
– Bước 2: Phía bên phải của tên thành viên, người dùng có thể điều chỉnh khả năng xem lịch hoặc xóa bỏ bằng cách chọn vào biểu tượng thùng rác.
– Bước 3: Hệ thống sẽ xóa bỏ quyền truy cập của người dùng vừa được xóa bỏ và ngăn chặn việc xem nội dung bên trong lịch.
– Bước 4: Hoàn tất.
Chỉ với 04 bước thực hiện như trên, người dùng đã có thể ngừng chia sẻ lịch sau khi how to create a shared calendar in Outlook. Tiếp đến, chúng tôi có chuẩn bị một vài những câu hỏi thường gặp để người dùng tham khảo khi sử dụng phần email Outlook với tính năng tạo lịch chung cho nhóm.
Một vài câu hỏi thường gặp về how to create a shared calendar in Outlook
Việc create a shared calendar in Outlook được diễn ra rất dễ dàng và nhanh chóng chỉ cần người dùng thực hiện tuần tự các bước được chúng tôi hướng dẫn như trên. Tuy nhiên, trong quá trình tham khảo thực hiện có thể người dùng sẽ gặp phải một vài các câu hỏi liên quan bên dưới đây:
Người dùng có thể xóa lịch nhóm không?
Người dùng không thể xóa bỏ lịch trong nhóm sau khi đã how to create a shared calendar in Outlook thành công. Lịch nhóm sẽ được xóa tự động trong trường hợp các thành viên trong nhóm đều bị xóa bỏ.
Người dùng có thể gửi thư mời tham gia lịch chung không?
Người dùng có thể chủ động gửi thư mời để tham gia lịch chung trong nhóm ngay cả khi tài khoản email không phải là người dùng trong cùng một tổ chức. Để thực hiện được, người dùng chỉ cần gửi yêu cầu để trưởng nhóm để được xác nhận tham gia.
Người dùng có thể xem lịch nhóm trong các ứng dụng khác không?
Lịch làm việc nhóm chỉ xuất hiện trên email Outlook, đây cũng chính là nơi quản lý toàn bộ sự kiện diễn ra của doanh nghiệp. Do đó, người dùng không thể dùng các ứng dụng khác để có thể xem chi tiết lịch này trong nhóm.
Lịch dùng chung cũ sẽ như thế nào?
Hiện nay, Outlook 365 đã được nâng cấp phiên bản mới nhất, chính vì vậy toàn bộ những lịch dùng chung cũ khi how to create a shared calendar in Outlook đều sẽ được cập nhật sang lịch mới để người dùng dễ dàng theo dõi.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng có thể nắm rõ về how to create a shared calendar in Outlook. Nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp câu hỏi nào thì vui lòng liên hệ đến Hotline: 024.9999.7777.
