Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Word form là gì?
Word form được hiểu đơn giản là một biểu mẫu có sẵn hoặc do người dùng thiết kế trên phần mềm Word của Microsoft 365. Khi đó, người dùng cần thiết kế chúng theo một mẫu quy chuẩn nhất định để có thể áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Đây chính là một trong những giải pháp giúp tiết kiệm thời gian làm việc đáng kể cho người dùng.
Với phần mềm này, ngoài khả năng soạn thảo văn bản thông thường, người dùng có thể kết hợp cùng với màu sắc, font chữ, hình ảnh, video hoặc bảng biểu, sơ đồ, biểu đồ để nội dung trở nên phong phú và sinh động hơn. Tuy nhiên, nếu người dùng không muốn tự thiết kế một form chuẩn trên nền tảng Word thì hoàn toàn có thể sử dụng mẫu template có sẵn. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lý do vì sao người dùng nên sử dụng Word form trong quá trình làm việc.
Tại sao người dùng nên sử dụng Word form template?
Microsoft luôn cố gắng tạo ra những tính năng hữu ích nhất để người dùng trải nghiệm, chính vì vậy hiện nay phần mềm Word form đã có những bước thay đổi lớn. Để tìm hiểu về lý do vì sao người dùng nên sử dụng giải pháp này thì hãy cùng theo dõi thông tin bên dưới đây:
- Cắt giảm các công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, trình bày biểu mẫu tại doanh nghiệp được lặp đi lặp lại nhiều lần với nội dung tương tự nhau.
- Bổ sung vào kho lưu trữ Word form thêm phong phú và đa dạng để nhiều người dùng trong doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí trong suốt quá trình làm việc.
- Nâng cao tính chuyên nghiệp cho cá nhân nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung.
- Xây dựng quy trình làm việc hoàn chỉnh dành cho cả nhân viên cũ và mới.
Với những lý do được chúng tôi gợi ý trên đây, người dùng đã dần tìm ra được đáp án cho câu hỏi vì sao nên sử dụng Word form trong quá trình làm việc. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một vài những mẫu form phổ biến được nhiều người dùng hiện nay sử dụng nhất.
Các mẫu Word form được sử dụng phổ biến
Hiện nay, ngoài mẫu Word form phục vụ cho quá trình soạn thảo văn bản như thư từ, công văn, thông báo hoặc bất kỳ một biểu mẫu nào khác thì người dùng có thể tham khảo thêm một vài những mẫu tiêu biểu bên dưới đây:
- Word form list: Thiết lập biểu mẫu với danh sách nhiều thông tin được sắp xếp khoa học và chuyên nghiệp. Ví dụ điển hình khi sử dụng biểu mẫu này như danh sách người dùng Microsoft 365 với đầy đủ thông tin họ và tên, địa chỉ email, gói đăng ký dịch vụ và thông tin liên hệ cơ bản.
- Word form design: Tiếp đến là form mẫu phục vụ cho quá trình thiết kế, toàn bộ nội dung và hình ảnh sẽ được thao tác trực tiếp trên phần mềm Word, người dùng có thể chủ động thêm hình ảnh, video hoặc phân bổ bố cục sao cho hợp lý nhất với chủ đề.
- Word form chart: Người dùng cũng không nên bỏ qua form chart với khả năng xây dựng các đa dạng các biểu đồ từ biểu đồ cột, biểu đồ đường cho đến biểu đồ tròn. Với sự kết hợp hoàn hảo giữa số liệu và biểu đồ người dùng có thể dễ dàng quan sát trực quan hơn cả.
- Word form to Excel: Mẫu form được sử dụng với sự kết hợp từ bảng thống kê của Excel, tại đây người dùng có thể kết nối đa dạng công cụ có trong bộ giải pháp của Microsoft 365 để làm việc hiệu quả nhất.
Với những Word form được chúng tôi gợi ý trên đây, người dùng hoàn toàn có thể lựa chọn để sử dụng bất cứ lúc nào. Tùy thuộc vào từng nhu cầu sử dụng và cách phục vụ công việc khác nhau. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hướng dẫn chi tiết cách để tạo biểu mẫu trên chính phần mềm soạn thảo văn bản nổi tiếng này.
Hướng dẫn tạo Word form nhanh chóng nhất
Để tạo Word form nhanh chóng và dễ dàng nhất, chúng tôi đã chuẩn bị những hướng dẫn chi tiết cho người dùng với các bước cụ thể bên dưới. Tuy nhiên, một lưu ý quan trọng cho người dùng để sử dụng phần mềm này một cách hiệu quả nhất cần phải đăng ký tài khoản Microsoft 365 bản quyền dành cho người dùng doanh nghiệp. Nếu người dùng chưa có tài khoản thì có thể thao tác đăng ký bằng cách click chọn nút ĐĂNG KÝ VỚI MSO NGAY.
Sử dụng tính năng Developer
Cách đầu tiên và cũng là cách đơn giản nhất để có thể tạo Word form dễ dàng chính là sử dụng trực tiếp tính năng Developer xuất hiện trên thanh Ribbon của công cụ:
– Bước 1: Người dùng tiến hành click chọn File sau đó chọn Options. Trong trường hợp trên công cụ không xuất hiện mục File người dùng chỉ cần click chọn More sau đó chọn Options.
– Bước 2: Tiếp đến trên màn hình giao diện, người dùng tiến hành click chọn Customize Ribbon, tiếp đến chọn tab Developer và click chọn OK.
– Bước 3: Hoàn tất.
Như vậy, chỉ với 03 bước cơ bản người dùng đã thành công tạo được Word form bằng cách sử dụng trực tiếp tính năng Developer trên chính phần mềm. Tiếp đến, hãy cùng tham khảo thêm cách tạo biểu mẫu thông qua trang trắng hoặc template sẵn có.
Dùng trang trắng hoặc template sẵn
Nếu người dùng muốn tạo Word form từ trang trắng thì có thể tham khảo ngay các bước thực hiện cơ bản như sau:
Truy cập vào File, tiếp đến người dùng click chọn New => Blank Document và tiến hành tạo một khung sườn form.
Nếu người dùng muốn tạo Word form trên template sẵn có thì hãy thử triển khai với các bước thực hiện với:
– Bước 1: Click chọn File, tiếp đến chọn New => tiếp đến nhập từ khóa form vào ô tìm kiếm sau đó nhấn Enter.
– Bước 2: Lựa chọn một template bất kỳ đang hiển thị sẵn trên phần mềm.
– Bước 3: Click chọn Create để hoàn tất.
Như vậy, người dùng đã thành công tạo Word form thành công dựa trên mẫu template có sẵn.
Thêm các trường nội dung
Sau khi đã tạo thành công Word form, người dùng có thể bổ sung thêm các trường nội dung bằng cách sau:
Di chuyển con trỏ chuột vào vị trí mà người dùng cần thêm nội dung, sau đó click chọn tab Developer và chọn trường tính năng thuộc mục Controls.
- Plain Text: Trường văn bản, người dùng chỉ cần nhập nội dung vào khung.
- Picture: Trường hình ảnh, người dùng sẽ sử dụng hình ảnh hoặc video vào form.
- Checkbox: Trường bổ sung thêm ô chọn dấu tích, người dùng có thể sử dụng để đánh giá mức độ đạt hoặc không, hay tình trạng giới tính.
- Date Picker: Hộp kiểm thời gian để người dùng nhập dữ liệu liên quan đến ngày, tháng, năm.
- Drop-Down: Tạo danh sách cho phép thuộc danh sách đã được cung cấp.
Như vậy, người dùng có thể chủ động thêm trường nội dung cho Word form một cách dễ dàng nhất. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách thiết lập quyền bảo vệ biểu mẫu thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới.
Bảo vệ biểu mẫu bằng cách thiết lập quyền
Việc bảo vệ biểu mẫu trên Word form sẽ giúp người dùng ngăn chặn những thay đổi của người dùng khác. Do đó, người dùng có thể sử dụng tính năng này bằng các bước thực hiện như sau:
– Bước 1: Truy cập vào tab Developer sau đó click chọn Restrict Editing.
– Bước 2: Tiếp đến người dùng chọn Editing restrictions và click Allow only this type of editing in the document > sau đó chọn Filling in forms.
– Bước 3: Tại mục Start enforcement người dùng nhấn chọn Yes, Start Enforcing Protection sau đó nhập mật khẩu cho Word form, xác thực thêm lần nữa và click chọn OK.
Lời kết
Trên đây là những gợi ý của MSO để người dùng hiểu rõ hơn về Word form và cách sử dụng phần mềm này. Nếu người dùng muốn được chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào vui lòng nhấc máy và liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777.
