Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Pivot Table là gì?
Trước khi tìm hiểu về cách dùng Pivot Table trong Excel, người dùng cần hiểu rõ về khái niệm của phần mềm này chính là một trong những công cụ với vai trò sắp xếp, tính toán, thống kê và phân tích dữ liệu. Khi đó, người dùng có thể dựa trên những kết quả kết hợp cùng Excel để so sánh với các xu hướng trong chính dữ liệu của mình.
Khi sử dụng công cụ này, người dùng có thể tập hợp dữ liệu với khối lượng khổng lồ lên tới hàng chục megabyte và được tổng hợp dễ dàng trên bảng trực quan vừa tổng quan vừa dễ hiểu. Thông qua đó, người dùng sẽ nắm bắt dữ liệu từ tổng thể đến chi tiết để sử dụng một cách hiệu quả nhất.
Vậy Pivot Table có những ưu điểm và nhược điểm như thế nào? Hãy tiếp tục theo dõi bài viết của chúng tôi để nắm bắt được những thông tin về ưu, nhược điểm của tính năng Pivot Table nhé.
Ưu, nhược điểm của Pivot table là gì?
Giống như bất cứ một công cụ nào khác, Pivot table cũng có một số những ưu và nhược điểm nhất định. Dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản về ưu và nhược điểm của công cụ Pivot table nhé.
Ưu điểm của Pivot table
Pivot table là một công cụ mang lại cho người dùng rất nhiều ưu điểm trong việc xử lý dữ liệu. Dưới đây là một số những ưu điểm mà người dùng sẽ nhận được khi sử dụng công cụ này:
– Pivot table mang đến cho người dùng một khả năng tổng hợp dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng, bất cứ những dữ liệu như thế nào thì công cụ này đều có thể tổng hợp được cho người dùng. Người dùng có thể sử dụng bất cứ những phép tính như thế nào để tổng hợp bảng dữ liệu của mình.
– Pivot table cung cấp cho người dùng khả năng tùy chỉnh dữ liệu của bảng tính một cách dễ dàng, từ đó giúp người dùng có thể tạo ra những báo cáo một cách linh hoạt theo những cấu trúc khác nhau. Điều này cũng giúp cho người dùng có thể tạo ra được những báo cáo tùy chỉnh và cách hiển thị thông tin theo nhu cầu của riêng mình.
– Một trong những ưu điểm tuyệt vời mà công cụ này mang lại cho người dùng đó là người dùng không cần phải cập nhật dữ liệu một cách thủ công, mà bất cứ khi nào có sự thay đổi của các dữ liệu thì nó cũng sẽ tự động cập nhật cho người dùng.
– Pivot table mang lại cho người dùng rất nhiều những sự tối ưu khi tương tác với những dữ liệu của mình, giúp người dùng hạn chế được những thao tác thủ công, từ đó giúp họ có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức khi làm việc với những dữ liệu của mình.
Nhược điểm của Pivot table
Tuy có mang lại cho người dùng rất nhiều những ưu điểm khác nhau, những công cụ này vẫn có một số những nhược điểm nhất định như sau:
– Dù là một công cụ hữu ích cho người dùng trong việc xử lý dữ liệu, nhưng đối với những dữ liệu có cấu trúc phức tạp cùng số lượng lớn thì đôi khi Pivot table cũng sẽ gặp một số khó khăn nhất định về tốc độ và hiệu suất xử lý.
– Pivot table cũng yêu cầu người dùng cần phải có một lượng kiến thức trong việc tạo và tùy chỉnh dữ liệu, vì vậy đối với những người dùng còn những hạn chế về những kiến thức này thì khi làm việc với Pivot table gặp phải khó khăn, thậm chí là kết quả nhận về sẽ có thể gặp phải một số sai sót.
Nhìn chung thì Pivot table vẫn là một công cụ hữu ích cho người dùng trong quá trình xử lý và tương tác với những dữ liệu của mình. Vậy Công cụ này có những tính năng gì và mang đến cho người dùng những lợi ích như thế nào? hãy tiếp tục theo dõi nội dung bài viết này của chúng tôi nhé.
Pivot Table trong Excel có những tính năng gì?
Pivot Table là một công cụ hữu ích trong phần mềm Microsoft Excel, công cụ này cung cấp cho người dùng rất nhiều những tính năng khác nhau. Hãy cùng chúng tôi điểm qua một số tính năng nổi trội nhất của Pivot Table trong Excel ngay dưới đây nhé:
Tổng hợp dữ liệu
Pivot Table trong Excel cho phép người dùng có thể tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau theo các cột và thuộc tính cụ thể. Người dùng có thể sử dụng Pivot Table để thực hiện nhiều công thức khác nhau trong Excel như tính tổng, tính trung bình, phép đếm, tìm giá trị và nhiều phép tính khác nữa.
Lọc dữ liệu
Người dùng có thể sử dụng Pivot Table trong Excel để lọc dữ liệu một cách nhanh chóng dựa theo từng tiêu chí cụ thể. Điều này sẽ giúp người dùng có thể tập trung vào những dữ liệu quan trọng hơn để tạo những báo cáo có tính hữu dụng hơn cho mình.
Nhóm dữ liệu
Pivot Table cũng cung cấp cho người dùng tính năng nhóm dữ liệu, giúp cung cấp thêm cho người dùng khả năng nhóm dữ liệu trong Excel một cách mạnh mẽ hơn. Người dùng có thể dựa vào những giá trị có trong các cột để tổng hợp dữ liệu theo nhóm một cách tự động. Điều này giúp người dùng có thể tối ưu được rất nhiều thời gian trong quá trình xử lý dữ liệu.
Xoay dữ liệu
Công cụ Pivot Table trong Excel cũng cung cấp cho người dùng tính năng xoay dữ liệu theo hàng và cột, giúp người dùng có thể tùy chỉnh những dữ liệu của mình, đồng thời cũng giúp người dùng có thể tạo ra những biểu đồ báo cáo với cấu trúc dữ liệu và cách hiển thị khác nhau.
Tích hợp các hàm tính toán
Pivot Table trong Excel cũng cung cấp cho người dùng những khả năng tương tác với những hàm tính toán và có thể sử dụng những hàm đó để tạo ra những phép tính phức tạp trong bảng dữ liệu Excel, giúp người dùng nâng cao hiệu suất trong việc xử lý dữ liệu của họ.
Tạo báo cáo và biểu đồ
Với công cụ Pivot Table trong Excel, người dùng có thể sử dụng để tạo ra rất đa dạng những biểu đồ báo cáo khác nhau một cách nhanh chóng dựa trên những dữ liệu đã được tổng hợp. Điều này giúp người dùng có thể hiểu được sâu sắc hơn về những dữ liệu của mình.
Với những tính năng mà Pivot Table mang đến, người dùng có thể làm việc với những dữ liệu của mình trong phần mềm Microsoft Excel một cách đơn giản và dễ dàng nhất. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ đến người dùng một vài những lợi ích đặc biệt không thể bỏ qua khi nhắc đến phần mềm Pivot Table thông qua nội dung bên dưới trước khi tìm hiểu về cách dùng Pivot Table.
06 lợi ích khi sử dụng phần mềm Pivot Table
Nếu người dùng muốn tìm hiểu về cách dùng Pivot Table từ cơ bản đến nâng cao bắt buộc phải nắm rõ được những lợi ích mà công cụ này đang sở hữu. Lưu ý, với mỗi ưu điểm mà công cụ này sở hữu người dùng có thể dễ dàng làm việc và triển khai để đem lại hiệu quả tốt nhất.
- Tổng hợp toàn bộ dữ liệu hiện có đồng thời tóm tắt và thực hiện đa dạng các phép tính theo yêu cầu của chính người dùng dù phức tạp đến đâu.
- Hỗ trợ mở rộng hoặc thu gọn dữ liệu theo những cấp độ từ cơ bản đến nâng cao và tuỳ thuộc vào mức độ mà người dùng muốn phân tích, nghiên cứu ở bất cứ tầng dữ liệu nào.
- Người dùng hoàn toàn có thể sử dụng linh hoạt công cụ này để chuyển đổi dữ liệu từ dạng cột sang dạng hàng và thao tác ngược lại dễ dàng.
- Sử dụng tính năng lọc, nhóm, sắp xếp và định dạng thông tin trực quan để giúp người dùng dễ dàng theo dõi, truyền đạt tới nhiều thành viên khác trong doanh nghiệp, tổ chức.
- Người dùng có thể ứng dụng cách dùng Pivot Table sử dụng tích hợp Pivot Table và Pivot Chart để tạo nên những biểu đồ trực quan thông qua chính dữ liệu nhằm mục đích cung cấp đa dạng các thông tin hữu ích nhất.
- Pivot Table kết hợp giữa Pivot Chart và Slicer với mục đích nhằm tạo ra Dashboard giúp hỗ trợ tương tác linh hoạt với filter nhằm phát hiện ra những thông tin đắt giá nhất mà người dùng đang thực hiện tìm kiếm.
Với những lợi ích được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được vai trò của phần mềm Pivot Table với doanh nghiệp và tổ chức hiện nay. Chính vì vậy, người dùng có thể sẵn sàng kết hợp công cụ này cùng với Excel để đem đến hiệu quả làm việc tốt nhất.
Tuy nhiên, để truy cập phần mềm người dùng đừng quên đăng nhập tài khoản Microsoft bản quyền để có trải nghiệm tuyệt vời. Hãy đăng ký ngay tại MSO để có thể sở hữu những lợi ích này khi sử dụng Microsoft 365 Excel bản quyền nhé. Chúng tôi hiện đang là đối tác chính thức của Microsoft tại thị trường Việt Nam đang cung cấp dịch vụ Microsoft 365 Excel bản quyền. Bạn có thể truy cập vào nút đăng ký dưới đây để đăng ký dịch vụ này tại MSO nhé.
Đăng ký Microsoft Excel bản quyền tại MSO
Lưu ý khi sử dụng công cụ Pivot Table trong Excel
Trước khi sử dụng công cụ Pivot Table trong Excel, người dùng cần phải lưu ý một số vấn đề sau đây:
– Đầu tiên và cũng là điều quan trọng nhất là người dùng cần phải chuẩn bị dữ liệu. Ở bước này, người dùng cần phải lưu ý là cần phải chọn dữ liệu từ những nguồn dữ liệu chính xác nhất, để đảm bảo cho quá trình xử lý những thông tin và dữ liệu đạt được kết quả cao. Hãy nhóm dữ liệu để đạt được hiệu quả cao nhất trong việc tổng hợp dữ liệu.
– Thứ hai là người dùng cần phải lựa chọn một loại Pivot Table phù hợp với những dữ liệu của mình, điều này sẽ đảm bảo người dùng có thể nhận được những thông tin phù hợp nhất và nắm rõ được xu hướng của những dữ liệu của mình.
– Thứ ba, người dùng nên lưu ý rằng cần phải sử dụng các hàm và công thức tính toán theo đúng trường hợp và phù hợp với mục đích sử dụng. Điều này sẽ đảm bảo cho quá trình xử lý dữ liệu của người dùng có thể diễn ra một cách mượt mà và đạt được hiệu quả cao hơn.
– Cuối cùng, người dùng cần phải cập nhật dữ liệu của mình một cách thường xuyên để đảm bảo được tính chính xác và có thể xử lý dữ liệu một cách kịp thời, cũng như là nắm bắt xu hướng của những dữ liệu của mình một cách kịp thời hơn.
Với việc đảm bảo được những yêu cầu này, người dùng sẽ có thể đạt được hiệu quả một cách tối đa trong quá trình xử lý dữ liệu.Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ đến người dùng cách dùng Pivot Table Excel dễ dàng thông qua nội dung được gợi ý bên dưới.
Hướng dẫn cách dùng Pivot Table trong Excel cơ bản
Nếu người dùng muốn biết cách dùng Pivot Table trên một hoặc nhiều sheet khác nhau của phần mềm Excel thì có thể tham khảo cách sử dụng được chúng tôi chia sẻ ở nội dung bên dưới. Lưu ý, hướng dẫn này được áp dụng trên phần mềm Excel bản quyền của Microsoft và thiết bị Windows đã được cập nhật hệ điều hành mới nhất.
– Bước 1: Người dùng mở file bảng tính trên phần mềm Excel, sau đó click chọn vào mục Insert trên chính thanh công cụ và chọn vào Pivot Table. Khi đó, giao diện màn hình sẽ hiển thị tương tự như hình ảnh bên dưới.
– Bước 2: Sau khi thao tác thành công, người dùng sẽ thấy giao diện màn hình hiển thị với các lựa chọn như sau:
- Tại mục Select a table or range: Người dùng sẽ chọn vùng dữ liệu cần tiến hành thực hiện với phần mềm Pivot Table.
- Tại mục Choose where you want the PivotTable to be placed: Người dùng sẽ có 02 sự lựa chọn là New Worksheet – Để đặt ở một sheet mới và Existing Worksheet – Để chủ động chọn vị trí cho Pivot Table ở chính ô Location.
Sau khi đã thực hiện lựa chọn xong, người dùng chỉ cần click chọn OK để chuyển sang bước tiếp theo.
– Bước 3: Bước tiếp theo trong cách dùng Pivot Table là giao diện sẽ hiển thị với một sheet mới hoặc nơi mà người dùng đã chọn để sử dụng Pivot Table. Khi đó, người dùng có thể thao tác lựa chọn trên giao diện như sau:
- Tại mục PivotTable, đây chính là vị trí mà Pivot Table của người dùng chọn được đặt.
- Tại mục PivotTable Fields, sẽ chứa các thiết lập để người dùng tùy chỉnh với: Filters – chứa bộ lọc mà người dùng muốn hiển thị, Columns – hiển thị trường dữ liệu theo cột, Rows – hiển thị trường dữ liệu theo hàng, Values – giá trị của các phép tính toán được thực hiện.
– Bước 4: Lúc này người dùng sẽ chuyển sang bước tiếp theo để thiết lập Pivot Table tuỳ chỉnh theo chính cách thức riêng muốn tổng hợp và có cái nhìn tổng quan về chính dữ liệu đang theo dõi.
– Bước 5: Nếu người dùng muốn tùy chỉnh hiển thị trên Pivot Table có thể sử dụng thẻ PivotTable Analyze và click chọn vào mục Option > khi đó, hộp thoại PivotTable Options sẽ hiện ra và người dùng có thể thực hiện các tùy chỉnh như Layout & Format, Totals & Filters, Printing, Data, Display và mục Alt Text. Sau đó, người dùng sẽ chuyển sang bước tiếp theo của cách dùng Pivot Table trên máy tính.
– Bước 6: Sau khi thực hiện xong, người dùng có thể thay đổi các giá trị tính toán trong bảng tính bằng cách chọn Values, click vào các trường dữ liệu và chọn Value Field Setting… thì hộp thoại này sẽ hiển thị ra.
Sau khi thực hiện xong 06 bước được chúng tôi gợi ý bên trên, người dùng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm Pivot Table kết hợp cùng Excel một cách nhanh chóng. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tham khảo thêm cách dùng Pivot Table trong Google Sheet tương tự như với cách thức triển khai trên Excel.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng có thể tham khảo thêm về cách dùng Pivot Table trên phần mềm Excel một cách hiệu quả nhất. Nếu người dùng có bất cứ câu hỏi nào cần chúng tôi hỗ trợ vui lòng nhấc máy và liên hệ đến số Hotline: 024.9999.7777.
