Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Biểu đồ Gantt chart Excel là gì?
Có thể nhiều người dùng chưa biết, nhưng biểu đồ Gantt hay còn gọi là Gantt chart Excel là một dự án lâu đời từ năm 1910 do Henry Gantt phát minh. Vì tính chất dễ sử dụng và ứng dụng thực tế rất hiệu quả nên cho đến thời điểm hiện tại, người dùng vẫn thường xuyên sử dụng biểu đồ này trong quản lý dự án và cải tiến phần mềm.
Khi sử dụng biểu đồ Gantt chart Excel, người dùng sẽ nhận lại được những lợi ích vô cùng thú vị như sau:
- Cùng lúc có thể quản lý nhiều công việc: Người dùng có thể chủ động nắm rõ được mọi thông tin từ tổng quan đến chi tiết các dự án lớn nhỏ. Bằng cách này, người dùng có thể theo dõi một cách trực quan và bám sát được các thông tin chính.
- Năng suất và chất lượng công việc được cải thiện: Bao gồm người thực hiện dự án, thời gian, số lượng cần thực hiện nhờ đó các thành viên trong cùng một tổ chức có thể chủ động làm việc để nâng cao năng suất và chất lượng công việc.
- Tối ưu nguồn nhân lực một cách hiệu quả: Người quản lý, nhà lãnh đạo sẽ có cái nhìn tổng quan về số lượng công việc để phân bổ nguồn nhân lực một cách tối ưu nhất.
Trước khi tìm hiểu về các mẹo để có thể xây dựng biểu đồ Gantt chart Excel một cách chuyên nghiệp nhất, hãy cùng chúng tôi điểm qua một vài những lưu ý quan trọng mà người dùng cần biết trước khi tiến hành triển khai.
03 điều cần lưu ý khi tạo biểu đồ Gantt chart Excel 365
Bất kể người dùng tạo biểu đồ Gantt chart Excel example hay tự thiết kế thì cũng cần nắm rõ được những lưu ý quan trọng sau đây:
Xác định các đầu mục công việc
Lưu ý đầu tiên mà người dùng cần biết khi lập Gantt chart Excel chính là xác định được toàn bộ những đầu mục công việc mà người dùng sẽ tiến hành triển khai. Đây không phải là điều dễ dàng với nhiều người và để xác định được chính xác số lượng công việc cần bám sát vào mục tiêu thực hiện. Tiếp đến, sau khi số lượng công việc đã được xác định người dùng cần phân bổ thời gian để bắt đầu triển khai từng việc một hoặc kết hợp đan xen, song song.
*Lưu ý, các mối thời gian chỉ được ước tính nên người dùng có thể cân nhắc dựa trên mức độ khó hoặc dễ của công việc để phân bổ một cách hợp lý nhất trên Gantt chart Excel.
Xây dựng mối quan hệ giữa các công việc
Sau khi đã xác định được các đầu mục công việc và thời lượng cần triển khai, tiếp đến để có thể tạo biểu đồ Gantt chart Excel người dùng còn cần thiết lập mối quan hệ, liên kết mắt xích giữa các công việc với nhau. Một vài công việc sẽ có tính chất lặp đi lặp lại, tiếp nữa là phụ thuộc lẫn nhau và có thể thực hiện song song. Do đó, khi người dùng xác định được mối liên hệ giữa những công việc này thì thời gian triển khai và tiến độ sẽ được rút ngắn nhất có thể.
Hiện tại, trong biểu đồ Gantt chart Excel các mối quan hệ của công việc được phân loại thành 04 nhiệm vụ như sau:
- FS – Finish to Start: Loại nhiệm vụ không thể bắt đầu nếu như nhiệm vụ liên quan trước đó chưa kết thúc.
- SS – Start to Start: Không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu.
- FF – Finish to Finish: Nhiệm vụ không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước đó kết thúc.
- SF – Start to Finish: Loại nhiệm vụ hiếm, ít khi xảy ra.
Theo dõi tiến độ dự án
Một lưu ý cuối cùng mà người dùng cần lưu ý khi triển khai thiết kế biểu đồ Gantt chart Excel chính là khả năng theo dõi về tiến độ dự án. Nếu biểu đồ được di chuyển theo chiều dọc thì có nghĩa là dự án đang tiến triển tốt. Thế nhưng, trong suốt quá trình triển khai chắc chắn sẽ có nhiều sự thay đổi chính vì vậy mà người dùng cần phải theo dõi liên tục để điều chỉnh dự án kịp thời nhất.
Sau khi đã tìm hiểu về những lưu ý quan trọng về Gantt chart Excel example, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tham khảo ngày một số mẹo hữu ích để có thể thiết kế được một biểu đồ trong phần mềm Excel một cách hiệu quả nhất.
07 mẹo vẽ biểu đồ Gantt chart Excel Office 365 đẹp mắt
Muốn thiết kế một biểu đồ Gantt chart Excel template đẹp mắt và chuyên nghiệp không phải là điều đơn giản với nhiều người dùng hiện nay. Do đó, chúng tôi đã chuẩn bị những mẹo cơ bản để người dùng có thể sử dụng bất cứ lúc nào. Lưu ý, trước khi tiến hành thực hiện người dùng cần chuẩn bị một bảng với các số liệu cần thiết ví dụ như:
Vẽ biểu đồ mới dựa trên ngày bắt đầu
Thay vì phải Gantt chart Excel download, người dùng có thể bắt đầu vẽ biểu đồ dựa trên ngày bắt đầu thực hiện như sau:
– Bước 1: Chọn vùng số liệu ngày bắt đầu trong bảng tính sau đó click chọn Insert.
– Bước 2: Trên thanh công cụ sẽ hiển thị mục Charts, khi đó người dùng click chọn vào biểu đồ cột và biểu đồ được minh họa như hình bên dưới.
– Bước 3: Sau khi thực hiện xong, giao diện sẽ hiển thị biểu đồ Gantt chart Excel mà người dùng mong muốn dựa trên thời gian bắt đầu triển khai.
Bổ sung thêm thời gian và dữ liệu vào biểu đồ
Nếu người dùng muốn bổ sung thêm dữ liệu liên quan đến thời gian vào biểu đồ Gantt chart Excel thì có thể tham khảo các bước triển khai như sau:
– Bước 1: Chọn vào biểu đồ vừa tạo, tiếp đến click chuột phải chọn Select Data.
– Bước 2: Một cửa sổ nhỏ hiện ra, tại đây người dùng click chọn Add.
– Bước 3: Tiếp đến, cửa sổ mới sẽ hiển thị để người dùng nhập dữ liệu khoảng thời gian vào mục Series name, và click chuột vào biểu tượng thuộc mục Series values.
– Bước 4: Người dùng sẽ tiến hành nhấn giữ và kéo để chọn vùng dữ liệu với thời gian hoàn thành.
– Bước 5: Click chọn Enter để chuyển về giao diện cũ và người dùng chỉ cần nhấn OK để đóng cửa sổ đang hiển thị.
– Bước 6: Hoàn tất bổ sung thời gian trên biểu đồ Gantt chart Excel.
Tạo mô tả công việc
Nếu người dùng muốn nhập mô tả công việc trong Gantt chart Excel thì có thể thực hiện với các bước như sau:
– Bước 1: Chọn biểu đồ sau đó click chọn Select Data Source, tiếp đến chọn Select Data.
– Bước 2: Một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị khi đó tại mục Horizontal người dùng click chọn Edit.
– Bước 3: Hộp thoại Axis Labels xuất hiện, người dùng sẽ click chọn vùng dữ liệu trong cột và nhấn OK để đóng hộp thoại lại.
– Bước 4: Toàn bộ những đề mục công việc được người dùng bổ sung sẽ hiển thị trên biểu đồ.
Chuyển từ dạng cột xanh sang Gantt
Để thực hiện chuyển đổi từ cột sang Gantt chart Excel sheet người dùng có thể dễ dàng triển khai như sau:
– Bước 1: Click chuột trái vào một thanh màu xanh mất kỳ của biểu đồ, tiếp đến click chuột phải và chọn Format Data Series.
– Bước 2: Hộp thoại Format Data Series sẽ hiện ra, tại mục Fill & Line người dùng sẽ chọn No fill và Solid line.
– Bước 3: Hoàn tất.
Xóa bỏ khoảng trắng
Trong biểu đồ Gantt chart Excel, với các nội dung được ẩn đi sẽ để lại những khoảng trắng khiến người dùng cảm thấy rất khó chịu và thiếu đi sự chuyên nghiệp. Do đó, nếu muốn xóa bỏ những khoảng trắng này người dùng có thể thực hiện với các bước như sau:
– Bước 1: Trên bảng dữ liệu, người dùng click chọn chuột phải vào ô đầu tiên thuộc cột Ngày bắt đầu, tiếp đến click chọn Format Cells.
– Bước 2: Tại hộp thoại Format Cells, người dùng click chọn Number tiếp đến chọn định dạng General. Khi đó, người dùng cần ghi nhớ ngày chọn ở trong Excel để tương ứng với phần Sample.
– Bước 3: Người dùng tiến hành click chọn chuột phải vào bên dưới biểu đồ sau đó click chọn Format Axis.
– Bước 4: Một cửa sổ sẽ hiển thị, người dùng chỉ cần nhập số ở phần Sample tại mục Minimum để xóa bỏ những khoảng trống.
Bằng cách này, việc xóa bỏ những khoảng trắng trên Gantt chart Excel sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Khi đó, biểu đồ của người dùng sẽ trở nên chuyên nghiệp và được sử dụng hiệu quả hơn bao giờ hết.
Sắp xếp lại thứ tự các task
Nếu như các task xuất hiện trên biểu đồ Gantt chart Excel quá lộn xộn và không được sắp xếp một cách logic thì người dùng có thể tiến hành triển khai lại thứ tự bất cứ lúc nào. Do đó, việc thực hiện sẽ được thao tác rất dễ dàng nếu người dùng biết đến gợi ý của chúng tôi như sau:
– Bước 1: Click chuột phải vào công việc được chọn, sau đó người dùng click chọn Format Axis. Tiếp đến click đúp vào công việc thực hiện trên biểu đồ.
– Bước 2: Một giao diện mới hiển thị, người dùng sẽ tiến hành click chọn Categories in reverse order và chọn đóng Format Axis.
– Bước 3: Biểu đồ sẽ được điều chỉnh theo đúng thứ tự các task hoàn thành công việc mà người dùng mong muốn.
Tiếp đến, một mẹo cuối cùng mà người dùng không nên bỏ qua chính là theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc thông qua biểu đồ Gantt chart Excel.
Theo dõi tỷ lệ hoàn thành
Sau khi thao tác toàn bộ những mẹo được gợi ý trên, người dùng hoàn toàn có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc một cách dễ dàng nhất dựa trên Gantt chart Excel project management.
– Bước 1: Trên biểu đồ được tạo, người dùng click vào thanh màu xám bất kỳ sau đó click vào chuột phải để chọn Format Data Series.
– Bước 2: Cửa sổ nhỏ này sẽ hiển thị ở góc bên phải màn hình và người dùng chỉ cần điều chỉnh mục Series Overlap lên 100%, Gap Width về 0%.
– Bước 3: Sau khi thực hiện xong người dùng đã theo dõi được tỉ lệ số lượng công việc có thể hoàn thành được hiển thị trên chính biểu đồ.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng có thể làm việc hiệu quả hơn với Gantt chart Excel online hoặc app được tải về máy tính. Trong quá trình tham khảo, nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777.
