Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Archive emails in Outlook là gì?
Archive emails in Outlook là một trong những tính năng cho phép lưu trữ thư đến hoặc thư đi trong một khoảng thời gian xác định. Khi đó, hệ thống sẽ tự động lưu trữ các thư này trong thư mục của tài khoản người dùng. Tất cả các tài khoản trong cùng một hệ thống đều có thể truy cập vào mục thư lưu trữ này và người dùng không thể tiến hành xóa bỏ chúng. Trong trường hợp người dùng sử dụng Exchange hoặc Exchange online thì chính sách thư mục như chính sách lưu trữ sẽ được áp dụng cho chính thư mục lưu trữ.
Người dùng có thể sử dụng tính năng này trên phần mềm bản quyền ngay cả với Archive emails in Outlook Web App mọi lúc, mọi nơi. Lưu ý, khi sử dụng tính năng này hằng ngày sẽ có một thư mục mới được tạo ra dưới dạng archivetype.YYYY-MM-DD và chứa toàn bộ các thư mục được chỉ định. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Archive emails in Outlook sao cho hiệu quả nhất thông qua nội dung bên dưới.
04 cách Archive emails in Outlook
Nếu người dùng muốn biết cách sử dụng tính năng Archive emails in Outlook dễ dàng và nhanh chóng thì có thể tham khảo ngay 04 gợi ý của chúng tôi bên dưới. Lưu ý, quá trình thực hiện này được áp dụng trên tài khoản email Outlook bản quyền của Microsoft, chính vì vậy người dùng cần đăng ký tài khoản trước khi thực hiện. Trong trường hợp chưa có tài khoản, người dùng có thể click chọn vào nút ĐĂNG KÝ NGAY.
Archive emails in Outlook 365 thủ công
Một cách thực hiện dễ dàng nhất mà người dùng có thể thực hiện để Archive emails in Outlook nhanh chóng nhất chính là thao tác thủ công. Để thực hiện được, người dùng chỉ cần click chọn vào email muốn lưu trữ tiếp đến nhấn kéo bỏ vào mục Archives.
Tuy nhiên, gợi ý này chỉ áp dụng trong trường hợp người dùng muốn lưu trữ email trong Outlook với số lượng ít. Bởi lẽ, nếu có quá nhiều email mà thực hiện theo hình thức thủ công này sẽ mất rất nhiều thời gian. Do đó, người dùng có thể tham khảo thêm 03 cách Archive emails in Outlook được gợi ý bên dưới đây.
Open Archive emails in Outlook cho từng Folder
Một cách thực hiện nhanh hơn nữa mà người dùng có thể tham khảo khi Archive emails in Outlook chính là áp dụng trên từng Folder. Khi đó, người dùng có thể di chuyển email vào mục lưu trữ nhanh chóng, gọn gàng hơn với các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Click chuột phải vào chính thư mục mà người dùng muốn tiến hành lưu trữ, sau đó click chọn vào Properties…
Bước 2: Một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện, tại mục AutoArchive người dùng click chọn Archive item in this folder using the default settings tiếp đến chọn vào Default Archive Settings…
Bước 3: Sau khi đã thực hiện xong bước 2, người dùng sẽ chuyển qua tùy chỉnh cài đặt các thông số như:
- Run AutoArchive Every: Số ngày mà chương trình AutoArchive sẽ tiến hành chạy một lần.
- Show Archive folder in folder list: Cách thức hiển thị folder Archive thuộc bên ngoài khung Outlook.
- Clean out item older than: Số ngày sẽ được đưa vào mục archive.
- Move old item to: Chính là đường dẫn thư mục chứa mail archive.
Sau khi thực hiện các tùy chỉnh cài đặt trên, người dùng chỉ cần click chọn vào OK để tiến hành lưu lại.
Bước 4: Cuối cùng, người dùng sẽ chỉ cần click chọn Apply để lưu lại toàn bộ những thay đổi.
Chỉ với 04 bước thực hiện như trên, người dùng có thể Archive emails in Outlook với từng Folder một cách dễ dàng. Tiếp đến, nếu người dùng muốn áp dụng thực hiện với toàn bộ mail nhanh chóng thì có thể tham khảo ngay nội dung bên dưới.
Archive emails in Outlook toàn bộ mail
Archive emails in Outlook áp dụng với toàn bộ mail sẽ giúp tiết kiệm thời gian tối đa nhất có thể. Để thực hiện được, người dùng có thể tham khảo ngay các bước thực hiện được chúng tôi gợi ý như sau:
Bước 1: Trên giao diện chính của email Outlook, người dùng tiến hành click chọn vào File.
Bước 2: Tiếp đến, người dùng click chọn Info > sau đó chọn vào Archive ở mục Cleanup Tools.
Bước 3: Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, tại đây người dùng click chọn vào mục Archive this folder and all subfolders và tiến hành chọn thư mục mà người dùng muốn tiến hành lưu trữ.
Bước 4: Ngay tại mục Archive items older than, người dùng sẽ cập nhật thêm về ngày là mốc để lưu trữ thư.
Bước 5: Tích chọn vào chính ô Include items with “Do not AutoArchive” checked nhằm loại bỏ những thư mục lưu trữ riêng lẻ khỏi tính năng lưu trữ tự động.
Bước 6: Click chọn OK để lưu lại.
Sau khi thực hiện xong 06 bước trên, người dùng đã thành công Archive emails in Outlook toàn bộ hộp thư nhanh chóng. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về hướng dẫn chi tiết cách thức để có thể tiến hành mở các file thuộc mục Archive emails in Outlook nhanh chóng khi cần.
Cách mở file Archive emails in Outlook
Với các thư đã được lưu trữ bằng hình thức Archive emails in Outlook, nếu người dùng muốn mở để xem nội dung bên trong thì có thể thực hiện với các bước hướng dẫn như sau:
Bước 1: Click chọn vào File hiển thị trên giao diện chính của phần mềm Outlook.
Bước 2: Tại đây người dùng click chọn vào mục Open & Export và chọn Open Outlook Data File.
Bước 3: Một cửa sổ mới hiển thị, tại đây người dùng click chọn Archive và sau đó chọn Open.
Bước 4: Hoàn tất.
Chỉ với 04 bước thực hiện như trên, người dùng đã thành công mở file email được Archive emails in Outlook.
Trên đây là một vài những thông tin hữu ích được MSO chia sẻ để người dùng tham khảo khi Archive emails in Outlook. Nếu người dùng muốn nhận sự hỗ trợ từ chúng tôi vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến Hotline 024.9999.7777.
