Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Power Query là gì?
Power Query được biết đến là một công cụ được sử dụng trong các phần mềm như Excel, Power BI… nhằm mục đích tạo ra một quy trình làm việc tự động cho doanh nghiệp hoặc tổ chức thông qua việc tái cấu trúc và xử lý dữ liệu.
Nếu như người dùng sử dụng các phiên bản Excel 2013 trở về trước thì Power Query Excel sẽ là một trong những tiện ích mở rộng được trải nghiệm miễn phí bằng cách cài đặt hoặc không. Tuy nhiên, từ phiên bản 2016 trở lại đây công cụ này đã được tích hợp sẵn trong phần mềm Excel tựa như một tính năng mặc định để người dùng sử dụng. Để hiểu rõ hơn về công cụ xử lý dữ liệu chuyên nghiệp này, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách thức hoạt động mà người dùng có thể tham khảo bên dưới đây.
Cách thức hoạt động của Power Query Office 365
Power Query if được hoạt động dựa trên 04 giai đoạn chính là kết nối, chuyển đổi, kết hợp và tải. Để tìm hiểu chi tiết về từng giai đoạn,người dùng có thể tham khảo nội dung sau đây:
Giai đoạn 1 – Kết nối
Ở giai đoạn đầu tiên này, người dùng có thể sử dụng Power Query online để tiến hành nhập vào một nguồn dữ liệu duy nhất trên Excel hoặc bất cứ cơ sở dữ liệu nào có thể cung cấp ngay cả trên nền tảng đám mây. Các nguồn dữ liệu này có thể bao gồm tệp, cơ sở dữ liệu, Web, Bảng Azure.
Khi đó, người dùng sẽ tiến hành tập hợp toàn bộ dữ liệu này thông qua phương thức chuyển đổi và kết hợp như Power Query vs Power Pivot, Power Query vs Power BI… để tìm kiếm những thông tin chuyên sâu. Nếu dữ liệu đã được nhập thành công, người dùng có thể tiến hành xóa bỏ nguồn dữ liệu bên ngoài bất cứ lúc nào.
Giai đoạn 2 – Chuyển đổi
Sau khi đã thực hiện xong giai đoạn kết nối, Power Query sẽ chuyển sang bước chuyển đổi để đáp ứng nhu cầu phân tích dữ liệu của người dùng như loại bỏ cột, thay đổi dữ liệu hoặc tiến hành lọc hàng. Khi đó, mỗi thao tác mà người dùng thực hiện trên công cụ này sẽ được xem là một bước chuyển đổi dữ liệu.
Tại trình soạn thảo của Power Query, người dùng có thể khởi chạy trình soạn thảo truy vấn thông qua lệnh Lấy dữ liệu, lệnh này sẽ kết nối với nguồn dữ liệu để tải hoặc tạo truy vấn mới. Khi đó, người dùng có thể theo dõi mọi thao tác thực hiện bằng cách ghi nhãn, ghi chú để áp dụng cho chính dữ liệu của mình.
Giai đoạn 3 – Kết hợp
Chuyển sang giai đoạn tiếp theo của Power Query chính là bước kết hợp, điều này đồng nghĩa với việc người dùng có thể kết hợp nhiều truy vấn khác nhau trên chính cửa sổ làm việc Excel. Các thao tác có thể thực hiện được như thêm, phối bất kỳ dữ liệu nào dưới dạng bảng độc lập với dữ liệu ban đầu.
Giai đoạn 4 – Tải
Giai đoạn cuối cùng trong cách thức hoạt động của Power Query chính là tải truy vấn vào cửa sổ làm việc của người dùng. Khi đó, người dùng có thể tham khảo ngay 02 cách chính dưới đây:
- Từ trình soạn thảo của Power Query, sử dụng các lệnh Đóng hoặc Tải trong nhóm ở tab trang đầu.
- Từ ngăn truy vấn cửa sổ Excel, người dùng có thể bấm chuột phải vào một truy vấn và chọn Tải đến.
Ngoài ra, người dùng cũng có thể tùy chỉnh tải bằng cách sử dụng hộp thoại Tùy chọn tư vấn để xem dữ liệu và vị trí muốn tải trong trang tính hoặc mô hình dữ liệu.
Như vậy, công cụ Power Query sẽ hoạt động bằng cách trải qua một quy trình với đầy đủ 04 giai đoạn được chúng tôi gợi ý bên trên. Tiếp đến, người dùng có thể tham khảo thêm về vai trò thực tế của công cụ này trong chính doanh nghiệp thông qua nội dung tiếp theo.
Vai trò của Power Query trong phần mềm Excel
Sự xuất hiện của Power Query giúp cho người dùng bớt đi một gánh nặng lớn khi phải xử lý một khối lượng dữ liệu khổng lồ trên công cụ Excel. Chính vì vậy, chúng tôi đã chuẩn bị những vai trò chính của nền tảng này để người dùng có thể tham khảo như sau:
Tái cấu trúc bảng dữ liệu
Không phải lúc nào dữ liệu của người dùng cũng được thiết lập một cấu trúc đúng như mong muốn. Có rất nhiều trường hợp, bảng dữ liệu thiếu cột này, thừa cột kia, dữ liệu lộn xộn rời rạc khiến cho người dùng cảm thấy rất khó chịu và mất nhiều thời gian để thay đổi. Thay vì phải thao tác thủ công, người dùng có thể sử dụng Power Query để tự động hóa cấu trúc thông qua các hàm có điều kiện, sàng lọc dữ liệu và sử dụng Power Query Pivot để báo cáo, phân tích tự động.
Tập hợp dữ liệu
Vai trò tiếp theo của Power Query chính là tập hợp nhiều dữ liệu trên các file Sheet và Excel vào một bảng chung. Dựa trên bảng dữ liệu này, người dùng cũng có thể thực hiện Power Query function với cả left function và right function. Để thực hiện được, người dùng chỉ cần sử dụng một vài những câu lệnh đơn giản và chỉ áp dụng với một lần thực hiện duy nhất. Khi đó, với những lần thực hiện sau mọi dữ liệu sẽ được cập nhật theo bảng tổng hợp mà người dùng không cần tốn quá nhiều thời gian để thực hiện.
Với những vai trò được chúng tôi gợi ý trên đây, người dùng đã hiểu được ý nghĩa và tầm quan trọng khi sử dụng Power Query trong doanh nghiệp đặc biệt là kết hợp giữa PowerPivot vs Power Query hay Power Query BI, Excel.
Hướng dẫn tạo công thức Power Query trong Excel
Để hỗ trợ người dùng sử dụng Power Query hiệu quả trong phần mềm Excel bản quyền, chúng tôi sẽ hướng dẫn một vài các công thức cơ bản như sau:
Tạo công thức đơn giản
Chúng tôi sẽ lấy một ví dụ điển hình về cách tạo công thức đơn giản với Power Query ngay trên chính phần mềm Excel để chuyển đổi giá trị văn bản thành kiểu chữ thích hợp thông qua công thức Text.Proper().
– Bước 1: Tại tab Ribbon của Power Query người dùng click chọn Từ nguồn khác sau đó chọn Truy vấn trống.
– Bước 2: Một thanh công thức sẽ hiện ra, người dùng chỉ cần nhập “= Text.Proper(“text value”),” sau đó click chọn Enter.
– Bước 3: Kết quả xuất hiện trên màn hình hiển thị, để xem kết quả này trên bảng tính Excel người dùng chỉ cần click chọn Đóng và Tải.
– Bước 4: Hoàn tất.
Tạo công thức nâng cao
Bên cạnh việc tạo công thức đơn giản, người dùng có thể thực hiện tạo công thức nâng cao trên Power Query với nhiều bước thực hiện phức tạp hơn như sau:
– Bước 1: Truy cập trình soạn thảo nâng cao trong phần mềm Excel
Chọn Power Query > Từ nguồn khác > Truy vấn trống. Tại mục Trình soạn thảo truy vấn người dùng chỉ cần click chọn Trình soạn thảo nâng cao.
– Bước 2: Xác định nguồn ban đầu
Sử dụng lệnh let để gán Source = công thức Excel.CurrentWorkbook(). Tiếp đến, gán Source cho kết quả in.
let Source =
Excel.CurrentWorkbook(){[Name=”Orders”]}[Content]
in Source
Khi đó, người dùng có thể bấm Xong hoặc chọn Bấm & Tải.
– Bước 3: Chuyển đổi hàng đầu tiên hành tiêu đề
Để chuyển các giá trị thuộc cột tên sản phẩm thành kiểu chữ tích hợp, người dùng cần tiến hành tăng cấp hàng đầu tiên hành tiêu đề cột.
Bổ sung #”First Row as Header” = công thức Table.PromoteHeaders() vào công thức truy vấn.
Tiếp đến, tiến hành gán #”First Row as Header” cho kết quả in.
let
Source = Excel.CurrentWorkbook(){[Name=”Orders”]}[Content],
#”First Row as Header” = Table.PromoteHeaders(Source)
in
#”First Row as Header”
Kết quả nhận được:
– Bước 4: Thay đổi giá trị trong cột thành kiểu chữ thích hợp
Bổ sung #”Capitalized Each Word” = công thức Table.TransformColumns() vào công thức truy vấn, tiếp đến là tham chiếu #”First Row as Header.
Tiến hành gán Gán #”Capitalized Each Word” cho kết quả in.
let
Source = Excel.CurrentWorkbook(){[Name=”Orders”]}[Content],
#”First Row as Header” = Table.PromoteHeaders(Source),
#”Capitalized Each Word” = Table.TransformColumns(#”First Row as Header”,{{“ProductName”, Text.Proper}})
in
#”Capitalized Each Word”
Kết quả nhận được:
– Bước 5: Hoàn tất.
Sau khi đã thực hiện xong, người dùng sẽ có một bảng dữ liệu được xử lý nhanh gọn và có thể ứng dụng Power Query in Power BI để tiếp tục tiến hành phân tích.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để hỗ trợ người dùng hiểu rõ hơn về công cụ Power Query và cách tạo công thức từ đơn giản đến nâng cao trên nền tảng này. Nếu người dùng cần nhận sự hỗ trợ của chúng tôi vui lòng liên hệ đến Hotline: 024.9999.7777.
