Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử được hiểu đơn giản là dãy ký tự có thể là chữ, số, âm thanh, ký hiệu hoặc một vài hình thức khác trên phương tiện điện tử. Các ký tự này được sắp xếp logic cùng với thông điệp dữ liệu để xác nhận hoặc chấp thuận với nội dung được ký. Loại chữ ký này được sử dụng trong các giao dịch điện tử đảm bảo chức năng xác định chủ dữ liệu.
Chữ ký điện tử giúp thiết lập và áp dụng với các loại như biểu mẫu, thông điệp email hoặc tài liệu để đảm bảo:
- Tính xác thực: Đảm bảo toàn bộ nội dung, hình ảnh hoặc lời nói được xác thực và đảm bảo từ phía người tuyên bố.
- Tính toàn vẹn: Đảm bảo toàn bộ thông tin xác thực không được thay đổi và xáo trộn kể từ khi xác nhận chữ ký.
- Không chối bỏ: Xác minh nguồn gốc của thông tin và chủ sở hữu không được phép chối bỏ.
Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu về những giá trị pháp lý, lợi ích cũng như phạm vi và tính ứng dụng đối với các doanh nghiệp hiện nay.
Tính pháp lý của chữ ký điện tử hiện nay
Việc sử dụng chữ ký này trong doanh nghiệp phù hợp với giá trị pháp lý theo 02 vai trò chính bao gồm: Chữ ký và con dấu.
Giá trị pháp lý về chữ ký áp dụng cho các văn bản cần đảm bảo đầy đủ hai yếu tố dưới đây:
- Cho phép xác minh được người ký và nhận được sự đồng ý của người ký với nội dung thông điệp được áp dụng trong văn bản.
- Phải đảm bảo an toàn và không bị giả mạo.
Giá trị pháp lý về con dấu áp dụng với các cơ quan tổ chức và được coi là hợp lệ với các yêu cầu cần được thỏa mãn như:
- Chỉ áp dụng với duy nhất một người đại diện cho doanh nghiệp hoặc tổ chức tương ứng với chức vị liên quan cùng nội dung thực hiện
- Dữ liệu được sử dụng để tạo chữ ký này chỉ thuộc quyền quản lý và sở hữu của người ký sau thời điểm đã ký.
- Mọi thay đổi của thông tin, tài liệu đều không được chấp thuận sau khi sử dụng chữ ký.
- Chữ ký điện tử được chứng thực sẽ đảm bảo an toàn khi được tổ chức cung cấp chứng thực.
Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử cho doanh nghiệp
Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm và giá trị pháp lý, hãy cùng tìm hiểu về những lợi ích mà chữ ký điện tử đem lại.
- Rút ngắn thời gian: Tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện các giao dịch điện tử.
- An toàn và bảo mật: Khả năng bảo mật cao chính vì vậy mà người dùng có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng.
- Đa dạng và linh hoạt: Người dùng có thể thực hiện linh hoạt các giao dịch như ký hợp đồng, ký kết qua hệ thống email, thanh toán điện tử hoặc tại các quầy giao dịch ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào.
- Đơn giản hóa mọi quy trình: Tất cả các quy trình thực hiện đều được gói gọn mà không mất quá nhiều thời gian chuyển gửi đến đối tác và khách hàng. Khi đó, người dùng có thể trực tiếp ký kết hợp đồng mà không cần gặp mặt trực tiếp.
- Hoàn tất hồ sơ thuế nhanh chóng: Doanh nghiệp nào cũng cần phải kê khai thuế phí chính vì vậy khi sử dụng chữ ký này sẽ rút ngắn được nhiều bước thực hiện.
Với những lợi ích sử dụng trên, người dùng nên cân nhắc sử dụng chữ ký điện tử cho doanh nghiệp để tạo tính chuyên nghiệp và bắt kịp xu hướng đổi mới của nền kinh tế.
Phạm vi và tính ứng dụng của chữ ký điện tử
Dưới đây là phạm vi và tính ứng dụng của chữ ký mà người dùng nhất định không thể bỏ qua.
Phạm vi sử dụng
Đến thời điểm hiện tại, chữ ký điện tử đã và đang dần được công nhận tại nhiều quốc gia trên thế giới. Ngoài các nước phát triển như Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ hay Singapore thì các nước đang phát triển như Ấn Độ, Brazil…cũng đã được đưa vào sử dụng. Nhà nước Việt Nam hiện nay cũng đã công nhận cho các cá nhân doanh nghiệp sử dụng mẫu chữ ký này.
Tính ứng dụng
- Giúp doanh nghiệp ký kết hợp đồng với đối tác nhanh chóng. Với các tài liệu được thực hiện trên Word, Excel, PowerPoint… có thể ký điện tử và gửi qua email.
- Sử dụng trong các trường hợp như kê khai hải quan, nộp thuế hay đóng bảo hiểm xã hội.
- Sử dụng trong lĩnh vực thanh toán điện tử tại các cơ quan nhà nước như bộ công thương, sở bưu chính viễn thông…
Ngoài ra, chữ ký điện tử cũng được sử dụng khá phổ biến trong giao dịch của các nhà mạng VNPT, Viettel, FPT…
Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử trên Microsoft Word
Nếu như người dùng vẫn chưa biết cách tạo chữ kỹ điện tử online để sử dụng thì hãy tham khảo ngay 02 cách dưới đây.
Tạo chữ ký thông thường trên Word
Trước khi tiến hành tạo chữ ký, người dùng cần chuẩn bị sẵn mẫu chữ ký viết tay trên nền giấy trắng sau đó sẽ tiến hành thực hiện theo các bước dưới đây:
– Bước 1: Dùng điện thoại có ứng dụng scan để quét ảnh và được lưu dưới dạng .png hoặc .jpg. Tiếp đến cắt ảnh và lưu lại.
– Bước 2: Mở tài liệu muốn chèn chữ ký click chọn Insert sau đó click chọn Picture
– Bước 3: Chọn ảnh chứa chữ ký vừa lưu và di chuyển đến vị trí mong muốn
Tạo chữ ký điện tử trên Word
– Bước 1: Tại mục Insert click chọn Signature Line ở vị trí thanh công cụ bên trái. Hoặc người dùng có thể click vào mũi tên trỏ bên dưới sau đó chọn Microsoft Office Signature Line.
– Bước 2: Điền thông tin vào Signature Setup >> sau đó click chọn OK.
– Bước 3: Click đúp vào hộp chữ ký, gõ chữ ký và Textbox hoặc tải ảnh chữ ký đã tạo ở bước trên >> Chọn Sign để hoàn tất.
Lời kết
Trên đây là một vài các thông tin cơ bản để người dùng có thể hiểu được chữ ký điện tử là gì? Và hướng dẫn cách tạo trên phần mềm Word của Microsoft. Trong quá trình tham khảo nếu người dùng có bất cứ câu hỏi nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến MSO qua số Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn và hỗ trợ bởi đội ngũ kỹ thuật với nhiều năm kinh nghiệm.
