Cách Tạo Bảng Chấm Công Trong Excel Cho Doanh Nghiệp Đơn Giản Nhất

Nếu là nhân sự quản lý cấp cao của một doanh nghiệp lớn, chắc chắn người dùng sẽ không thể bỏ qua những tiện ích của Excel trong việc tạo dựng bảng chấm công cho nhân viên. Hiểu rõ điều này, MSO với nội dung chi tiết ở bài viết hôm nay, sẽ chia sẻ đến người dùng cách tạo bảng chấm công trong Excel cho doanh nghiệp đơn giản và hiệu quả nhất chỉ với vài thao tác.

Một bảng mẫu chấm công trong excel gồm những yếu tố nào?

Để tạo bảng chấm công đúng cách, người dùng trước tiên phải có hình dung cụ thể về một bảng chấm công cơ bản gồm những hạng mục gì, nội dung gì, bao nhiêu dòng, bao nhiêu cột, hay cần bao nhiêu sheets,… Từ đó, thao tác cũng thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả hơn mà không cần phải chỉnh sửa quá nhiều lần.

Để người dùng dễ dàng hình dung những nội dung cần thiết cho 1 bảng chấm công, MSO sẽ điểm qua một số yếu tố cơ bản sau:

  • Một bảng chấm công sẽ bao gồm 13 sheets. Trong đó, 1 sheet chứa danh sách nhân viên và 12 sheets còn lại tương ứng với 12 tháng trong năm.
  • Mỗi sheet chấm công thường sẽ chứa thông tin của khoảng 20 nhân viên, cũng có thể ít (hoặc nhiều) hơn tùy quy mô nhân sự của doanh nghiệp.
  • Ký hiệu chấm công của mỗi nhân viên cũng sẽ không giống nhau, và thường thì sẽ được sử dụng xuyên suốt 12 tháng.
  • Bảng chấm công cũng sẽ bao gồm đầy đủ các cột tháng/ngày/thứ. Riêng thứ 7 và chủ nhật, nếu được nghỉ, thì người lập bảng nên đổi màu để dễ dàng phân biệt với những ngày thường.
  • Tên nhân viên trong các sheets chấm công của từng tháng sẽ được lấy tương ứng từ sheet danh sách nhân viên.
  • Ngày công của nhân viên sẽ được tích theo ngày với cột tương ứng, và tổng kết vào ngày cuối cùng của tháng.

Bang-cham-cong-trong-excel-outlook

Lưu ý, người dùng cũng có thể thêm liên kết giữa các tháng để thao tác định hàm dễ dàng hơn. Và để nắm được cách tạo bảng chấm công trong Excel cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng, người dùng hãy cùng MSO theo dõi chi tiết nội dung tiếp theo đây.

Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công trong excel cho doanh nghiệp

Tạo bảng chấm công trong Excel không chỉ là một phương pháp hữu ích cho việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, mà còn là một cách để minh bạch trong việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp, hỗ trợ việc tính lương, thưởng và các phúc lợi hiệu quả. Dưới đây là những hướng dẫn cụ thể để người dùng dễ dàng hơn trong tạo và quản lý bảng chấm công cho doanh nghiệp của mình:

Tạo bố cục trong Sheet

Cơ bản, thì một bảng chấm công sẽ gồm 13 trang tính (sheet), nhưng trong bước này, người dùng chỉ cần tạo 2 sheet là: Sheet danh sách nhân viên và Sheet Tháng 1. Với những tháng còn lại, để tối ưu thời gian, người dùng hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V để copy y nguyên nội dung trên Sheet Tháng 1 đã tạo trước đó.

Tạo sheet danh sách nhân viên

Nội dung chủ yếu trong trang tính này sẽ bao gồm TênMã nhân viên – điều này sẽ giúp người dùng dễ dàng phân biệt được các nhân viên trùng tên với nhau. Ngoài ra, trong bảng cũng có thể đính kèm một số nội dung khác liên quan đến nhân viên như CCCD, quê quán, ngày sinh, ngày bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp,…

Sheet-danh-sach-nhan-vien

Tuy nhiên, người dùng cũng cần lưu ý đôi chút về cột ngày tháng để có thể hiển thị đồng bộ, cụ thể định dạng như sau:

– Bước 1: Bôi đen cả cột ngày tháng bằng cách đưa con trỏ chuột lên vị trí trên cùng của cột và click chọn cột.

Boi den cot ngay thang nam 1

– Bước 2: Nhấn phải chuột và click chọn mục Format Cell → sau đó ấn chọn Custom.

– Bước 3: Sau khi nhấn chọn Custom, người dùng hãy tìm định dạng dữ liệu dd-mm-yy để tạo vùng dữ liệu cho cột chuyển đổi thành ngày/tháng/năm.

Thiet lap dinh dang ngay thang nam

– Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất.

Hoan tat sheet danh sach nhan vien

Tạo sheet cho Tháng 1

Sheet Tháng 1 thường sẽ được sao chép nguyên bản cho những tháng còn lại, do đó mà người dùng sẽ cần thực hiện một cách chỉnh chu và chuyên nghiệp để đảm bảo độ chính xác cao, tránh chỉnh sửa nhiều lần gây mất thời gian. Cụ thể hướng dẫn như sau:

– Bước 1: Nhập liệu các thông tin cần thiết cho trang tính Tháng 1, bao gồm:

  • Tiêu đề – Tên bảng chấm công
  • Tháng chấm công
  • Bộ phận chấm công
  • Định mức ngày trong tháng chấm công
  • Bảng chấm công bao gồm các cột (STT, Mã nhân viên, Họ và tên, Ngày tháng trong năm (thường sẽ tương ứng với 31 cột), quy đổi tổng ra 5 cột và 1 cột ghi chú.

Huong dan tao sheet thang 1

– Bước 2: Khi đã hoàn thành công việc tạo cột và nội dung, người dùng có thể thao tác điều chỉnh độ rộng của từng cột bằng cách di chuyển con trỏ chuột đến vị trí ngăn cách giữa hai ô, sau đó kéo thả phù hợp với khoảng cách mong muốn.

– Bước 3: Để co độ rộng của tất cả các cột trong tháng và cả cột quy ra công, người dùng hãy thao tác bôi đen cột và nhấp phải chuột, sau đó click chọn Column Width và chỉnh kích thước tương ứng (chẳng hạn như 3.13 ~ 30 pixels). Cuối cùng, nhấn vào nút OK để hoàn tất.

Can chinh do rong cua cot

* Lưu ý, các cột ngày trong tháng có thể co nhỏ lại vừa đủ cho việc thực hiện chấm công. Cột quy ra công thực thế cũng không cần phải rộng. Tuy nhiên, cột tên và mã nhân viên, thì người dùng nên lưu ý hiển thị đầy đủ để dễ nhìn và dễ kiểm soát.

Tạo ngày tháng trong sheet bảng chấm công

Tạo ngày tháng trong sheet bảng chấm công Excel là một trong những bước quan trọng và có cách thực hiện phức tạp nhất. Cụ thể các bước thực hiện như sau:

– Bước 1: Xác định năm sử dụng để chấm công. Chẳng hạn như hình dưới sẽ là năm 2023.

Tao ngay thang trong sheet bang cham cong

– Bước 2: Tại ô xác định tháng chấm công, người dùng nhập hàm “=date($D$1;1;1)” để có thể xác định ngày. Hàm Date sẽ dùng để xác định giá trị ngày tháng theo giá trị trong hàm theo thứ tự là năm, tháng, ngày.

Lưu ý, dấu ngăn cách các thành phần trong hàm sẽ tùy thuộc vào thiết lập của máy, có thể là “;” hoặc là dấu “,”.

Su dung ham Date de xac dinh gia tri ngay thang

– Bước 3: Tại ô xác định tháng chấm công, người dùng tiếp tục click chuột phải và chọn Format Cell → chọn Custom . Tại ô Type nhập giá trị [“tháng “mm “năm “yyyy]. Cụ thể sẽ là dấu nháy kép > tháng > dấu cách > dấu nháy kép > dấu cách > năm > dấu cách > dấu nháy kép > yyyy). Nhấn OK để hoàn tất.

Nhap o gia tri thang nam

– Bước 4: Tại ô B4 ngày 1 (ngày đầu tiên của tháng), người dùng tiến hành nhập dữ liệu “= ô xác định chấm công).

Nhap du lieu o xac dinh cham cong

– Bước 5: Tiếp tục thao tác với ô ngày B5 – ngày 2 với công thức “= ô ngày 1 + 1”. Sau đó, nhấn bôi đen từ ngày 2 đến ngày 31 (ngày cuối cùng của tháng) và nhấn tổ hợp phím Ctrl + R.

Thao tac tiep tuc tai o B5

– Bước 6: Thao tác bôi đen tất cả các ô và nhấn chọn chuột phải, sau đó chọn Format CellCustom → nhập giá trị dd (tương ứng chỉ hiển thị ngày) vào ô Type. Nhấn OK để hoàn tất.

Boi den tat ca o ngay thang nam

– Bước 7: Tại ô phía dưới của ô E10 (tức ô ngày), người dùng sẽ nhập hàm “=CHOOSE(WEEKDAY(E9);“Chủ nhật”;“Thứ hai”;“Thứ 3”;“Thứ 4”;“Thứ 5”;“Thứ 6”;“Thứ 7”)”. Trong đó:

  • WEEKDAY (E9): Lấy giá trị trong tuần của ô E9. Nếu nội dung hàm weekday không quy định về thứ tự ngày trong tuần, thì hệ thống sẽ tự động trả về kết quả theo thứ tự Chủ nhật, thứ hai, thứ 3, thứ 4,…. thứ 7. Đồng  thời, trả về tương ứng giá trị từ 1 đến 8.
  • CHOOSE: Hàm chọn giá trị sẽ trả về. Giá trị đầu tiên trong hàm sẽ là giá trị được chọn để làm căn cứ xác định thứ, các giá trị tiếp theo trả về tương ứng theo giá trị đầu tiên.

Giai nghia ham choose

*Hàm weekday sẽ không trả về thứ tự theo tiếng Việt, do đó mà người dùng cần phải kết hợp cùng hàm choose để thiết lập nội dung tương ứng với chủ nhật, thứ 2, thứ 3,… Chẳng hạn như, khi dùng hàm weekday, kết quả trả về sẽ chỉ là giá trị 1, nếu tích hợp thêm hàm choose, thì sẽ tương ứng với chủ nhật.

– Bước 8: Copy công thức của ô đầu tiên (ngày đầu tiên của tháng) và di chuột đến ô cuối cùng (ngày cuối cùng của tháng) → click chọn biểu tượng Orientation → sau đó click chọn biểu tượng dọc là hoàn thành.

Hoan tan thao tac tao sheet thang 1

Thiết lập ký hiệu về quy định chấm công

Để tiện theo dõi cho việc chấm công, người dùng hãy xác định và thiết lập ký hiệu riêng cho từng tình huống cụ thể. Đồng thời, các ký hiệu cũng nên có sự khác biệt và duy trì sự nhất quán trong suốt 1 năm. Chẳng hạn như:

  • Ngày công thực tế (đi làm đủ công cho 1 ngày): X
  • Nửa ngày công (đi làm nửa ngày hoặc nửa ca): V 
  • Ngày nghỉ được hưởng lương (nghỉ phép): P
  • Ngày nghỉ không lương: K
  • Ngày nghỉ ốm, thai sản,…: O

Các công thức hàm tính công cơ bản

Sau khi thiết lập các ký hiệu về quy định chấm công, người dùng sẽ tiếp tục tiến hành nhập các công thức hàm để tính toán các buổi làm việc, nửa ngày, nghỉ phép, hoặc nghỉ ốm,…. Với các bước hướng dẫn như sau:

– Bước 1: Tại cột Ngày công thực tế, người dùng nhập hàm “=COUNTIF($E11:$AI11,$G$33)”. 

*Hàm sẽ dùng để đếm số lần xuất hiện của giá trị ở ô G34 trong vùng từ E11 đến AI11. Trong đó, giá trị của ô G34 tương ứng với ký hiệu chấm công của ngày là đủ, vùng từ E11 đến AI11 là số ngày công trong tháng của người đầu danh sách. Việc cố định cột E và AI để khi người dùng copy công thức sẽ không bị ảnh hưởng, sai lệch đến vùng chấm công.

Cac cong thuc tinh ham co ban

– Bước 2: Tiếp tục nhập hàm tương tự với các ô còn lại theo công thức sau:

  • Ô nửa ngày công Fx: “=COUNTIF($E11:$AI11,$G$34)”.
  • Ô nghỉ được hưởng lương Fx: “=COUNTIF($E11:$AI11,$G$35)”.
  • Ô nghỉ không lương Fx: “=COUNTIF($E11:$AI11,$G$36)”.
  • Ô nghỉ ốm đau, thai sản Fx: “=COUNTIF($E11:$AI11,$G$37)”.

Thiet lap ham don gian

– Bước 3: Tại ô Tổng ngày công, người dùng nhập công thức “Tổng ngày công = Ngày công thực tế + Nửa công x 0.5 + Nghỉ hưởng lương + Nghỉ thai sản, ốm đau”. Lưu ý, tùy mỗi tổ chức, mà cách tính sẽ có sự khác nhau.

Cong thuc tinh tong ngay cong

– Bước 4: Công thức sau khi nhập xong, người dùng sẽ thực hiện copy cho tất cả các nhân viên còn lại. Kết quả nhận được sẽ là bảng như hình dưới đây.

Thao tac sao chep cho toan bo nhan vien

– Bước 5: Hoàn tất bảng chấm công cho Tháng mẫu 1. Việc còn lại, người dùng chỉ cần copy sheet cụ thể cho tất cả các tháng còn lại trong năm là được.

Hoan tat bieu mau cham cong thang 1

Như vậy, chỉ với các công thức tính hàm đơn giản, người dùng đã có thể thiết lập được cách tính công cơ bản trong tháng. Tiếp theo đây, chúng ta sẽ cùng chuyển sang bước cài đặt chỉnh sửa màu tự động cho chủ nhật.

Cài đặt chỉnh sửa màu tự động cho chủ nhật

Chủ nhật thường sẽ là ngày nghỉ trong tuần, do đó để dễ dàng phân biệt với các thứ khác, người dùng có thể thực hiện theo những hướng dẫn chi tiết dưới đây:

– Bước 1: Bôi đen toàn bộ nội dung liên quan đến ngày tháng và phần chấm công của nhân viên, sau đó click chọn Conditional Formatting

Cai dat chinh sua mau tu dong cho chu nhat

– Bước 2: Tại mục Conditional Formatting, click chọn New Rule → chọn dòng Use a fomula to detemine which cells to format (công thức để mô tả định dạng của cột).

Nhap cong thuc mieu ta dinh dang cot

– Bước 3: Nhấn chọn mục Format values where this formula is true. Tại đây, người dùng nhập hàm: =IF(E$10=“Chủ nhật”;1;0).

Nội dung của hàm: Nếu ô E10 là Chủ nhật, thì điều kiện xác định là đúng, ngược lại sẽ là sai. Kết hợp với định dạng của và đặt cố định E$10 để cố định hàng 10, tính từ cột E trở đi.

Nhap ham co dieu kien chu nhat

– Bước 4: Sau khi đặt hàng, click chọn Format → Chọn font chữ, màu chữ tại mục tag Font. Nếu kẻ đường viền cho ô thì chọn tại mục tag Border và nhấn OK để hoàn tất.

Chon mau va font chu cho o chu nhat

– Bước 5: Khi hoàn tất định dạng, người dùng có thể thu được một bảng dữ liệu được bôi màu cho chủ nhật như bảng bên dưới.

Hoan tat dinh dang mau chu nhat

Những lưu ý khi tạo bảng chấm công trong Excel Outlook

Nếu là lần đầu tạo bảng chấm công trong Excel, người dùng chắc sẽ khó tránh khỏi những sai sót, khó khăn khi thao tác. Do đó, có thể lưu ý một số ghi chú dưới đây để dễ dàng hơn trong thao tác:

  • Thứ nhất, đảm bảo sự đồng bộ giữa các sheets chấm công về ký hiệu, công thức tính toán, cũng như cách thức vận hành.
  • Thứ hai, trước khi xác định hàng và cột, người dùng cần thiết lập các tiêu chí cụ thể để tạo sự thống nhất trong bảng. Từ mục lớn chia nhỏ thành từng mục nhỏ, các mục nhỏ thực hiện một cách tuần tự để giảm thiểu sai sót.
  • Thứ ba, khi đã nhập xong thông tin, hoàn tất việc chấm công, người dùng cũng nên ghi chú lại ngày, tháng và giờ hoàn thành công việc để thuận tiện cho việc theo dõi và giám sát.

Đoạn kết

Trên đây là những chia sẻ của MSO về cách tạo bảng chấm công trong Excel cho doanh nghiệp đơn giản và hiệu quả. Nếu người dùng cần sự hỗ trợ trực tiếp của chúng tôi, vui lòng liên hệ Hotline 024.9999.7777 để có thể nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ đội ngũ nhân viên CSKH.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

Name(Required)

10 lỗi outlook không gửi được mail

10+ lỗi Outlook 365 không gửi được mail và cách khắc phục

Trong quá trình sử dụng, rất có thể người dùng đã gặp phải trường hợp Outlook 365 không gửi được mail. Điều này sẽ làm ...
dịch vụ thư điện tử

Dịch vụ thư điện tử là gì? Doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ nào?

Bất cứ một doanh nghiệp nào hiện nay cũng đều sử dụng dịch vụ thư điện tử là nền tảng hỗ trợ quản lý email ...

Cách thiết lập và kết nối PowerShell với Microsoft 365

Hướng dẫn thiết lập và kết nối PowerShell với Microsoft 365 đơn giản
google ngung ho tro pop3 va imap 1

Người dùng Outlook ra sao khi Google ngừng hỗ trợ POP3 và IMAP?

Từ 30/05/2022, Google sẽ ngừng hỗ trợ POP3 và IMAP để liên kết tài khoản vào ứng dụng bên thứ 3 như Outlook.
Scroll to Top