Bảo vệ email doanh nghiệp từ A-Z với Microsoft 365 Business

Sự xuất hiện của email doanh nghiệp là một làn sóng chuyển đổi số thúc đẩy sự phát triển của toàn bộ các đơn vị có quy mô từ nhỏ đến lớn. Theo dõi bài viết dưới đây để biết được vai trò quan trọng của email Microsoft 365 Business đối với doanh nghiệp.

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp được hiểu đơn giản là địa chỉ email thuộc quyền sở hữu của công ty và được sử dụng để trao đổi giữa doanh nghiệp với đối tác hoặc khách hàng. Ngoài ra, giải pháp email này được sử dụng cho tất cả doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cách để nhận biết email dành cho doanh nghiệp sẽ thường được đặt theo tên miền riêng của Website ví dụ như kinhdoanh@mso.vn trong đó kinhdoanh là tên phòng ban và @hvn.vn là tên miền gắn liền với thương hiệu của doanh nghiệp. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều dịch vụ email cho doanh nghiệp được phát hành một trong số đó phải kể đến những cái tên nổi tiếng được đại đa số người dùng sử dụng là Outlook của Microsoft và Gmail của Google.

email doanh nghiệp là gì

Dịch vụ email cho doanh nghiệp sẽ khác hoàn toàn với email sử dụng cá nhân, chính vì vậy người dùng cần phải phân biệt rõ ràng giữa hai dịch vụ này. Nếu như email cá nhân chỉ sử dụng cho một đối tượng duy nhất thì email doanh nghiệp sẽ áp dụng cho toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp.Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những ưu điểm nổi bật mà email sử dụng cho doanh nghiệp Microsoft 365 đang sở hữu.

Ưu điểm nổi bật mà email doanh nghiệp Microsoft 365 đang sở hữu

Là một trong những giải pháp email doanh nghiệp được sử dụng nhiều nhất hiện nay, email Outlook của Microsoft đang sở hữu rất nhiều các tính năng nổi bật kèm ưu điểm vượt trội khiến người dùng không thể bỏ qua.

Gia tăng tính chuyên nghiệp

gia tăng tính chuyên nghiệp

Ưu điểm đầu tiên phải kể đến khi người dùng sử dụng email doanh nghiệp của Microsoft 365 chính là tính chuyên nghiệp. Bởi lẽ, khi bất cứ nhân sự nào trong doanh nghiệp khi gửi thông tin, tài liệu hoặc báo giá đến khách hàng hay đối tác đều sử dụng email của doanh nghiệp. Với xu hướng phát triển như hiện nay thì hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng email là phương tiện trao đổi uy tín nhất vì chỉ với một bức thư được gửi qua email đều bao gồm đầy đủ nội dung, hình ảnh, tài liệu đi kèm. Ngoài ra, cuối mỗi email được gửi sẽ bao gồm mẫu chữ ký có đầy đủ thông tin của nhân sự phụ trách bao gồm họ và tên, phòng ban, chức vụ, thông tin liên lạc và địa chỉ liên hệ của doanh nghiệp. 

Nâng cao khả năng quản lý

nâng cao khả năng quản lý

Tiếp đến là một ưu điểm quản lý nâng cao khi doanh nghiệp sử dụng email Outlook của Microsoft 365. Điều này được thể hiện rõ nét nhất với bộ phận quản lý, chỉ với một vài thao tác cơ bản có thể theo dõi được toàn bộ công việc và tiến độ làm việc của nhân sự cấp dưới. Bằng cách này, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể thống kê được nhân sự làm việc hiệu quả và đưa ra những phương án phát triển phù hợp cho doanh nghiệp. Ngoài ra, khả năng quản lý còn được thể hiện trong email doanh nghiệp chính là danh sách email gửi và nhận của doanh nghiệp từ Hà Nội cho đến TP HCM hay nước ngoài đều được thống kê chi tiết. Đặc biệt, các email công ty quan trọng sẽ được đánh dấu để tìm kiếm nhanh chóng nhất.

Hạn chế tình trạng spam thư

hạn chế spam email

Email là công cụ liên lạc với đối tác và khách hàng được sử dụng nhiều nhất của bất cứ doanh nghiệp nào. Chính vì vậy, tình trạng spam thư sẽ thường xuyên diễn ra nếu email doanh nghiệp đăng ký không phải là dịch vụ bản quyền. Bên cạnh đó, nếu có email của doanh nghiệp nhận được các email có dấu hiệu spam ngay lập tức hệ thống sẽ phát thông báo và di chuyển email này vào hộp spam để tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc của người dùng. Ngoài ra, tính năng này cũng giúp doanh nghiệp hạn chế được các nguy cơ rò rỉ đánh cắp thông tin quan trọng.

Tạo độ uy tín cho doanh nghiệp

nâng cao độ uy tín

Để đăng ký được email bản quyền tại Microsoft 365, doanh nghiệp cần phải trải qua một quy trình kiểm tra nghiêm ngặt bao gồm giấy phép kinh doanh, dịch vụ hoặc sản phẩm cung cấp. Chính vì vậy, khi đăng ký và lấy được email doanh nghiệp Outlook của Microsoft sẽ khiến khách hàng hoặc đối tác có cái nhìn uy tín và tin tưởng nhiều hơn.

Tối thiểu hóa chi phí sử dụng

tối thiểu hóa chi phí

Chỉ với một khoản chi phí nhỏ, doanh nghiệp đã sở hữu dịch vụ email doanh nghiệp của Microsoft bao gồm đầy đủ các tính năng giúp gia tăng hiệu quả công việc. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể thay thế toàn bộ cách làm việc truyền thống gây mất thời gian và tiêu tốn nhiều chi phí của doanh nghiệp.

Sử dụng mọi lúc mọi nơi

sử dụng mọi lúc mọi nơi

Chỉ với một tài khoản email doanh nghiệp duy nhất, người dùng có thể đăng nhập sử dụng cùng lúc 05 thiết bị ở mọi lúc mọi nơi chỉ cần được kết nối internet. Ngoài ra, Outlook còn hỗ trợ kết nối cùng lúc với danh bạ email của doanh nghiệp với các khách hàng hoặc đối tác để quá trình trao đổi diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Các gói đăng ký email doanh nghiệp của Microsoft 365

Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm cũng như vai trò của email đối với doanh nghiệp hãy cùng tham khảo thêm danh sách các gói đăng ký email doanh nghiệp của Microsoft 365 trước khi đưa ra lựa chọn mua. 

các gói microsoft 365

Microsoft 365 Business Basic

Là gói email doanh nghiệp phù hợp với quy mô nhỏ và vừa, Microsoft 365 Business Basic có thể sử dụng cho đa dạng các thiết bị từ PC, Mac, IOS và Android, sở hữu 1TB dung lượng lưu trữ trên OneDrive và số lượng người dùng tối đa là 300 thành viên.  Chỉ với 79.000đ người dùng sử dụng gói đăng ký này đã sở hữu toàn bộ các dịch vụ như Microsoft Exchange, OneDrive, SharePoint và Microsoft Teams. Ngoài ra, gói dịch vụ email này còn kèm theo nhiều tính năng đặc biệt khác như email và lịch, tạo dựng cuộc họp trực tuyến và size mạng nội bộ hay site nhóm.  

Microsoft 365 Business Standard 

Tiếp đến là phiên bản gói email doanh nghiệp cao cấp hơn là Microsoft 365 Business Standard chỉ với 289.000đ/người dùng. Ngoài các ứng dụng hay tính năng sẵn có như gói Basic, gói dịch vụ này còn kèm thêm bộ Office bản quyền kết hợp cùng với một vài các tính năng nâng cao khác như kết nối và cộng tác, tự động hóa quy trình làm việc, tìm kiếm và khám phá thông minh.  

Microsoft 365 Business Premium 

Microsoft 365 Business Premium là phiên bản cao cấp nhất của Microsoft 365 với mức giá 599.000đ bao gồm cả email doanh nghiệp với đầy đủ các dịch vụ của gói Standard. Ngoài ra, gói dịch vụ này còn được bổ sung thêm Microsoft Intune, bộ bảo vệ, Azure Information protection và Windows Virtual Desktop kết hợp cùng với các dịch vụ khác như quản lý thiết bị sử dụng, tăng cường bảo vệ chống lại các mối đe dọa trên mạng nâng cao…

So sánh email doanh nghiệp Microsoft 365 và Google

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa gói dịch vụ email doanh nghiệp của Google và Microsoft chi tiết mà người dùng nhất định không thể bỏ qua.

so sánh gmail và outlook

Các tiêu chí so sánh Email doanh nghiệp Microsoft Email doanh nghiệp Google
Khả năng lưu trữ Từ 50GB trở lên Từ 50GB – 5TB
Khả năng tìm kiếm Có khả năng tìm kiếm nâng cao bao gồm cả hộp thư nháp, hộp thư đến và hộp thư gửi đi với nhiều tùy chọn liên quan như danh sách liên hệ, thời gian hoặc địa chỉ chi tiết. Tính năng tìm kiếm ở mức độ cơ bản bao gồm file đính kèm, nội dung hoặc từ khóa.
Khả năng bảo mật Bảo mật nhiều lớp, cảnh báo spam tin nhắn với màu đỏ hoặc vàng trên thanh công cụ. Cũng xác thực đa yếu tố hoặc có thể kích hoạt bằng cách gửi qua Google Labs.
Quản lý hộp thư Dựa trên thư mục, danh mục và gắn cờ vào các email được cho là quan trọng. Sử dụng thẻ với màu sắc và ký hiệu khác nhau để quản lý.
Tin nhắn tức thì Trò chuyện trực tiếp qua Skype hoặc Microsoft Teams. Cũng có tính năng nhắn tin tức thì.
Quản lý hệ thống liên hệ Danh bạ liên hệ từ Mail, Yahoo, Outlook hoặc Gmail. Tương tự như Outlook
Quảng cáo Xuất hiện phía bên phải hộp thư với giao diện đẹp mắt và trực quan. Xuất hiện dưới dạng email ở vị trí trên cùng của tab hộp thư.
Tính năng bổ sung Bao gồm tác vụ, lịch và tùy chỉnh liên quan. Tùy chỉnh đồng thời với tính năng thử nghiệm của Google Lab
Các công cụ liên quan Hơn 300 ứng dụng tích hợp từ Office 365, OneDrive, OneNote, Microsoft Teams. Tích hợp một vài ứng dụng khác như Slides, Photos, Docs, Sheets …
Nhìn chung, cả hai dịch vụ email doanh nghiệp này đều có các tính năng tương tự như cung cấp data, quản lý kết hợp nhiều tính năng bổ sung và công cụ phù hợp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách tạo email cho doanh nghiệp Outlook của Microsoft với hướng dẫn chi tiết dưới đây.

Hướng dẫn cách tạo và đăng nhập email doanh nghiệp Microsoft 365

Tương tự như cách tạo email cho doanh nghiệp của Google, người dùng muốn lập tài khoản email của Microsoft cũng phải tiến hành đăng ký qua bên cung cấp dịch vụ bản quyền tại Việt Nam.

Trong quá trình đăng ký, người dùng phải lựa chọn cách đặt tên email sao cho phù hợp nhất với thương hiệu của doanh nghiệp và đảm bảo không bị trùng lặp bằng cách tra cứu thông tin nhanh chóng với sự hỗ trợ của đơn vị đăng ký bản quyền.

Sau khi đã đăng ký thành công, người dùng cần tiền hành đăng nhập email doanh nghiệp Microsoft 365 với các bước hướng dẫn như sau:

Bước 1: Truy cập địa chỉ https://outlook.office365.com/mail/ 

Bước 2: Nhập email đăng nhập tài khoản Microsoft 365 >> sau đó click chọn Tiếp theo.

đăng nhập tài khoản microsoft

Bước 3: Nhập mật khẩu và click chọn Đăng nhập.

nhập mật khẩu đăng nhập microsoft 365

Bước 4: Hoàn tất các bước đăng nhập email doanh nghiệp bằng cách truy cập nền tảng online

Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản để người dùng có thể hiểu rõ hơn về email doanh nghiệp đặc biệt là email Outlook của Microsoft 365. Trong quá trình tìm hiểu nếu người dùng có bất cứ câu hỏi nào cần được giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline 024.9999.7777 của MSO để được hỗ trợ.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
tip sử dụng microsoft teams lớp học trực tuyến

05 tip sử dụng Microsoft Teams lớp học trực tuyến cho giáo viên

Microsoft Teams lớp học trực tuyến là một công cụ tuyệt vời trong môi trường giáo dục, nhằm hỗ trợ nâng cao hiệu quả việc dạy-học của giáo viên và học sinh.

04 công cụ của Power Platfrom

04 công cụ Power Platform khiến doanh nghiệp “phất như diều gặp gió”

Power Platform là một trong những trợ thủ đắc lực của bất cứ doanh nghiệp nào với vai trò quản lý vận hành, hợp lý hóa quy trình và khám phá mọi tiềm năng sẵn có.

Google mail là gì? Hướng dẫn cách nhập tài khoản Gmail trên Outlook

Việc giải đáp các vấn đề “Google mail là gì?”, “Outlook là gì?”, và “Outlook và Gmail có gì khác nhau?” có thể mang tới cho bạn những thông tin khách quan và dễ hiểu nhất về hai dịch vụ email này.

Thêm người dùng

Thêm người dùng mới trong Microsoft 365 Business

✔ Thêm người dùng mới vào trong gói Microsoft 365 Business của bạn chưa bao giờ đơn giản hơn…

Scroll to Top